Identificatie van de functie

Functiecode : DLO004

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het ontwerpen, uitvoeren en opvolgen van het masterplan (= organiek gebouwenfonds, dat toelaat om aan- en verkoopsacties over verschillende jaren te plannen)

teneinde

op 3 tot 5 jaar tijd de belangrijkste immobiliënprojecten van de FOD Buitenlandse Zaken in het buitenland te plannen en toe te zien op de handhaving van een financiële balans die inkomsten en uitgaven consolideert.

 

Het opvolgen van de uitvoering van bepaalde immobiliënprojecten (renovatie - constructie of verkoop, aankoop, (ver)huur van residenties en ambassades)

teneinde

deze op een optimaal niveau qua functionaliteit en veiligheid te houden door toe te zien op de daaruitvolgende kosten.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsadviseur

het verrichten van een strategisch onderzoek naar de belangrijkste noden (inzake het immobiliënpatrimonium)

teneinde

tijdens de verwezenlijking van het masterplan de noodzakelijke heroriëntaties te bepalen

 

Voorbeelden van taken

• het herevalueren van de prioriteiten in samenwerking met de dossierbeheerders en de ambassades en consulaten in het buitenland

• samenwerken met de directie B&B (budget en beheerscontrole) en de directie-generaal Juridische Zaken (DGJ)

• het verzamelen van de adviezen van de inspectie van Financiën

• onderhandelen met de andere FOD's en de gefedereerde entiteiten (die aanwezig willen zijn in de ambassades)

 

Als

budgetverantwoordelijke

waken over het plannen en het bewaren van een budgettair evenwicht tijdens het onderzoek van de belangrijkste noden (inzake het immobiliënpatrimonium)

teneinde

de strategische doelgerichtheid van het masterplan en het beleid inzake het beheer van het immobiliënpatrimonium te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het plannen van het budget van het masterplan

• het herevalueren van de financiële prioriteiten in samenwerking met de dossierbeheerders en de ambassades en consulaten in het buitenland

• het ontvangen van de adviezen van de inspectie van Financiën

• onderhandelen over het financieel aspect met de andere FOD's en de gefedereerde entiteiten (die aanwezig willen zijn in de ambassades)

• deelnemen aan onderhandelingen met de FOD Budget

 

Als

intern raadgever/adviseur

het geven van adviezen over het te volgen beleid inzake het beheer van het immobiliënpatrimonium

teneinde

een optimaal beheer van deze laatste te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het evalueren van de planning van de werken voor het lopende jaar en voor de komende jaren

• meewerken aan de administratieve, juridische, financiële en technische opvolging van de projecten

• het geven van adviezen inzake de keuze van de leveranciers, enz.

• het onderzoeken van de dossiers met de inspectie van Financiën

 

Als

expert patrimoniumbeheer

het coördineren, op operationeel vlak, van de uitvoering van de activiteiten i.v.m. het beheer van het immobiliënpatrimonium

teneinde

de realisatie van bepaalde immobiliënprojecten in het buitenland te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het onderzoeken van de bestaande en nieuwe technische dossiers

• toezien op de budgettaire implicaties

• zich verzekeren van de naleving van administratieve en boekhoudkundige procedures

• het invoeren, indien nodig, van procedures ten gevolge van de evolutie van de reglementering

 

Als

leidinggevende

het verzekeren van de goede werking van de dienst

teneinde

deze toe te laten om de door de hiërarchie toevertouwde taken tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van het werk binnen het team

• het verdedigen van de belangen van de dienst t.o.v. de hiërarchie

• het geven van precieze, duidelijke en relevante instructies aan de medewerkers

 

Als

technisch adviseur

het selecteren van de leveranciers

teneinde

de beste prijs-kwaliteitverhouding te verkrijgen en de naleving van de uitvoeringstermijnen van de prestaties te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het voeren van een grondig onderzoek naar de naleving van de procedures

• het onderzoeken van de beste prijs-kwaliteitverhouding

• waken over de naleving van de uitvoeringstermijnen van de prestaties

• het selecteren van de leveranciers

 

Als

deskundige/specialist

zich op de hoogte houden van de reglementering en de evolutie van de technieken en van de markten

teneinde

de eigen expertise te vergroten en de medewerkers hiervan gebruik te laten maken

 

Voorbeelden van taken

• zichzelf opleiden d.m.v. lectuur of specifieke opleidingen

• het formuleren van verbeteringsvoorstellen voor het beheer van het immobiliënpatrimonium

• het voorstellen van de nodige aanpassingen aan het beheer van het immobiliënpatrimonium aan de hiërarchie en/of de medewerkers

 

Als

coach

het begeleiden en adviseren van de medewerkers van de dienst

teneinde

bij te dragen tot de ontwikkeling van de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• het begeleiden van de nieuwe medewerkers en het uitleggen van de procedures

• het begeleiden van de medewerkers en het formuleren van constructieve feedback over hun functioneren

• het formuleren van voorstellen tot continue opleiding van de medewerkers

• toezien op de ontwikkeling van een teamgeest binnen de dienst

• het toepassen van de ontwikkelcirkels

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management, andere diensten van de FOD	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
management, andere diensten van de FOD	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management, andere diensten van de FOD	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
medewerkers	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
ambassades en consulaten	schriftelijke/mondelinge vragen	informeel/per e-mail	ad hoc
leveranciers (architecten...)	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management, andere diensten van de FOD	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
management, andere diensten van de FOD	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
medewerkers	mondelinge adviezen	informeel	ad hoc
medewerkers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
ambassades en consulaten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
leveranciers (architecten...)	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter: N, de stafdirecteur Personeel & Organisatie: N-1

Adviseur-generaal verantwoordelijk voor de Directie Logistiek : N-2

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van de dienst en de verdeling van de taken

• de tijdsindeling

• de organisatie van de opdrachten die hem/haar toevertrouwd werden

• de contactopname met de informatiebronnen (ambassades, architecten, consultants, enz.)

• onderhandelingen met de verschillende sprekers (andere FOD's, leveranciers, enz.)

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de goedkeuring en finalisering van het masterplan door de minister van Buitenlandse Zaken en door de federale regering

• de goedkeuring en finalisering van de projecten in het masterplan

• advies van de inspectie van Financiën

• advies van de controleur van de verbintenissen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. het beheerde budget van het masterplan bedraagt 15.600.000 euro

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de gecoördineerde wetten inzake de overheidsboekhouding

• de wetten inzake overheidsopdrachten

• de reglementering inzake de stedenbouwkundige vergunning

• de reglementering inzake de milieuvergunning

 

Welke vernieuwingen

• de functie kan vernieuwingen in de procedures teweegbrengen

• de budgettaire planning van het masterplan

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de dagelijkse ervaring, BPR (business process reengineering), enz.

• specifieke opleidingen

• feedback van de hiërarchie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.