Identificatie van de functie

Functiecode : DBV104

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Het leiden en coördineren van de dienst die belast is met de consulaire dossiers

teneinde

toe te zien op de correcte toepassing van de Belgische reglementering aangaande de consulaire materies en de naleving van de internationale verbintenissen die België heeft ondertekend (in het bijzonder in het kader van de Benelux, Schengen, de Europese Unie en de Verenigde Naties).

 

De human ressources van de dienst organiseren en beheren

teneinde

de goede werking van de dienst te verzekeren.

 

De opvolging van de dossiers superviseren

teneinde

te verzekeren dat deze dossiers op een snelle en adequate wijze worden behandeld.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

de doelstellingen en prioriteiten van de dienst bepalen

teneinde

de taken die door de hiërarchie zijn toevertrouwd, tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken

• de prioriteiten van de dienst bepalen

• de activiteiten superviseren en beslissingen nemen omtrent de noodzakelijke heroriënteringen

• het werk verdelen en de uitvoering ervan opvolgen

• duidelijke richtlijnen geven en nauwkeurige doelstellingen

 

Als

coach

de medewerkers van de dienst omkaderen en begeleiden

teneinde

bij te dragen tot hun ontwikkeling

 

Voorbeelden van taken

• de nieuwe medewerkers begeleiden en de procedures uiteenzetten

• begeleiden van de medewerkers en een constructieve feedback formuleren omtrent hun werkwijze

• voorstellen formuleren omtrent permanente opleidingen van de medewerkers

• toezien op de ontwikkeling van de groepsgeest binnen de dienst

 

Als

deskundige/specialist

aan de medewerkers gedetailleerde informatie en duidelijke raadgeving inzake een of verschillende materies van de consulaire zaken verstrekken

teneinde

een doeltreffende benadering te verzekeren van de dossiers die in de schoot van de dienst worden behandeld

 

Voorbeelden van taken

• de eigen expertise verbeteren ten gunste van de medewerkers en de hïërarchie

• geprivilegeerde contacten onderhouden met de betrokken actoren

• de impact op de activiteiten evalueren, analyseren, de informatie samenvatten met betrekking tot het betrokken domein

• analyseren van de dienstactiviteiten en voorstellen ter verbetering formuleren

 

Als

coördinator

de verspreiding coördineren van de informatie in de schoot van de eigen dienst en van de andere diensten van de DGC en naar de andere directies van de FOD Buitenlandse Zaken, de vertegenwoordigingen in het buitenland en de externe actoren (officiële partners, advocaten etc.)

teneinde

de medewerkers, de andere diensten van de directie en de externe actoren op een adequate manier in te lichten en synergieën te stimuleren

 

Voorbeelden van taken

• informatie op een adequate manier verspreiden op intern en extern niveau

• coördinatievergaderingen organiseren met de interne en externe actoren

• beschikbaar zijn als contactpersoon van de dienst

• een netwerk van contacten onderhouden

• de nationale en internationale contacten versterken en uitbreiden

 

Als

supervisor

de opvolging van de dossiers superviseren

teneinde

te waken over de dienstverlening aan de klant

 

Voorbeelden van taken

• superviseren van het redigeren van de instructies betreffende een of meerdere consulaire domaines

• behandelen van specifieke vragen omtrent de consulaire materies in overeenstemming met de van krachtzijnde reglementeringen

• antwoorden op alle vragen omtrent de consulaire materies (vragen die afkomstig zijn van de buitenlandse posten, particulieren, advocaten, partners, federale bemiddelaar, andere Belgische autoriteiten)

• superviseren van de correspondentie betreffende de aanvragen

 

Als

vertegenwoordiger

deelnemen aan nationale en internationale vergaderingen die betrekking hebben op de onderhandeling van akkoorden in het consulaire domein

teneinde

het standpunt op het vlak van de consulaire materies van de Directie-generaal van de Consulaire Zaken, van de FOD Buitenlandse Zaken of het Koninkrijk België te vertolken en te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• verdedigen van de positie van het departement ( van België, indien het internationale vergaderingen betreft) conform de van krachtzijnde wetgeving

• deelnemen aan de uitwerking van de nationale of Shengen reglementering wat somige consulaire materies betreft

• opstellen of deelnemen aan het opstellen van het vergaderverslag

• aanbevelingen geven aan de administratieve en/of politieke autoriteiten

• organiseren van debriefing vergaderingen of waken over de verspreiding van de vergaderingsresultaten

 

Als

deskundige

analyseren en interpreteren van informatie m.b.t. een of meerdere consulaire thema's

teneinde

gedetailleerd advies te kunnen verstrekken aan de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• opzoeken en verzamelen van documentatie m.b.t. bepaalde consulaire thema's

• analyseren en interpreteren van documenten

• formuleren van adviezen

• verlenen van medewerking aan de voorbereiding van strategische nota's, beleidsdocumenten en ministeriële toespraken

• permanent opvolgen van de evolutie in een welbepaald domein en hierover rapporteren

 

Als

kennisbeheerder

zich op de hoogte stellen van de evolutie van de consulaire problematiek op het vlak van de nationale en internationale instellingen

teneinde

verzekeren van een kwaliteitsvolle dienstverlening rekening houdend met de evolutie van de hedendaagse wetgeving of met de nieuwe technologieën binnen deze branches

 

Voorbeelden van taken

• kennis nemen van de (nieuwe) reglementeringen

• consulteren van gespecialiseerde publicaties en internetsites, deelnemen aan seminaries of aan opleidingen omtrent nieuwe technieken die worden gebruikt (bvb:voor de aflevering van de visas)

• deelnemen aan vergaderingen van specialisten

• opleiding organiseren en of geven aan de medewerkers van de directie m.b.t. consulaire materie

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter: N; de directeur-generaal van de DGC: N-1, de adviseur generaal van de directie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.