Identificatie van de functie

Functiecode : DSA105

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het verzekeren van het secretariaat van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het werk

teneinde

het deze paritair samengestelde Raad mogelijk te maken zijn opdrachten te vervullen middels een goede werking van zijn structuren en werkingsorganen: de plenaire vergadering, het uitvoerend bureau, vaste commissies en commissies ad hoc.

 

Resultaatgebieden

Als

secretaris

begeleiden en ondersteunen van de werkzaamheden van de plenaire vergaderingen, de vergaderingen van het uitvoerend bureau en de commissies

teneinde

de voorwaarden in te vullen voor de werking van de Hoge Raad

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de dossiers die behandeld worden

• het bijhouden van de agenda van de vergaderingen en het verzorgen van het secretariaat

• zorgen voor de praktische organisatie van de vergaderingen (reservatie, simultaanvertaling, aanwezigheidslijsten, &)

• het opstellen van de notulen en die overmaken aan de adviseur-generaal, leidend ambtenaar van de afdeling Sociaal overleg die tevens bij KB benoemd is tot Secretaris van de Hoge Raad

• het uitvoeren van alle administratieve stappen die de procedure van consultatie en vraag om advies door de bevoegde minister aan de Hoge Raad voorschrijft

 

Als

informatiebeheerder

bewaren van adviezen, notulen, officiële documenten en documentatie

teneinde

ze ter beschikking te kunnen stellen van enerzijds de leden van de Hoge Raad en van de administratie zowel als geheugen van de werkzaamheden als als verantwoording en anderzijds van het geïnteresseerde publiek

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken en gebruiken van een archiveringsstructuur

• het opstellen en actueel houden van een tabel van de dossiers die in behandeling zijn of behandeld werden

• het aanleveren van documenten die ter beschikking kunnen gesteld worden via intranet en internet

 

Als

controleur

superviseren van de taken van de adjuncten in het kader van het secretariaat van de Hoge Raad

teneinde

een correcte toepassing van de geldende procedures te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het verifiëren van de correcte opstelling van de convocaties en verzendingsnota's voor het overmaken van de notulen, de protocols of de met redenen omklede adviezen, met name nazien of de administratieve procedure is gevolgd

• waken over de nauwkeurige opvolging of de in de reglementering voorziene termijnen worden gerespecteerd bij de verzending van documenten

• het verifiëren van de correcte uitvoering van de voorbereidende activiteiten voor de organisatie van vergaderingen, met name nazien of de administratieve procedure is gevolgd

 

Als

deskundige/specialist

het formuleren van voorstellen aan de secretaris van de Hoge Raad

teneinde

de werking van het secretariaat te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan het op punt stellen van interne procedures

 

Als

coördinator

coördineren en organiseren van de verschillende activiteiten van de dienst volgens de prioriteiten en bekwaamheden van elk

teneinde

een efficiënte en effectieve dienstverlening te kunnen bieden die beantwoordt aan de door de verantwoordelijken gestelde termijn en kwaliteitseisen

 

Voorbeelden van taken

• het stellen van prioriteiten in functie van de optimalisering van het werk

• toezien op het respecteren van deadlines en de kwaliteit van de verbintenissen

• het garanderen van de continuïteit van de activiteiten in functie van afwezigheid, ziekte, vertrek

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal humanisering van de arbeid

de adviseur-coördinator

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.