Adviseur afhandelingscentrum - Coordinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSA608
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Instaan voor de kwaliteitscontrole van de dossiers met het oog op van feedback en bijsturing
teneinde
de goede toepassing van de wetgeving te garanderen en zo de rechten van de aanvragers te vrijwaren dit binnen een zo snel mogelijke termijn.
De ondersteuningscel coördineren en aansturen en de adviseur-generaal bijstaan bij het beheer en de coördinatie van de dienst
teneinde
bij te dragen tot het optimaal bereiken van de objectieven die voor de dienst in zijn geheel gesteld worden
Resultaatgebieden
AlscontroleurControleren van de inhoud van specifieke dossiers voor de betaling of de terugbetaling, op het vlak de kwaliteit. Hiermee wordt bedoeld: de goede toepassing van de wetgeving en de aanwezigheid van goede bewijsstukken
teneinde
De kwaliteit te verzekeren van de uitkeringen die door de dienst geleverd worden in overeenstemming met de geldende wetten en reglementeringen.
Voorbeelden van taken
- Uitwerken en implementeren van controleprogramma’s en bijhorende rapporten en statistische informatie.
- Het verifiëren van de dossiers die door de medewerkers van de werkstations zijn opgesteld
- Pertinente feedback geven, zowel op individueel als op groepsniveau
- Initiëren en begeleiden van verbeteringsinitiatieven
Alsadjunct van het diensthoofdVervangen van het diensthoofd tijdens zijn/haar afwezigheid
teneinde
de continuïteit van de verrichtingen binnen de dienst te verzekeren
Voorbeelden van taken
- Het uitvoeren van de dagelijkse taken van het diensthoofd
- Het voorzitten van vergaderingen
- Het verzekeren van de communicatie binnen de dienst.
- Het overbrengen van informatie aan de medewerkers
Alsdeskundige/specialistAdvies verlenen en ondersteuning bieden aan de verschillende verantwoordelijken bij het voorbereiden en behandelen van dossiers
teneinde
een efficiënte behandeling en uitwerking ervan te garanderen op basis van een gefundeerd advies
Voorbeelden van taken
- vanuit de eigen expertise dossiers behandelen, meestal in samenwerking met anderen
- deelnemen aan werkgroepen, symposia en congressen
- technische aspecten opvolgen, technische dossiers nagaan, antwoorden op parlementaire vragen, enz.
AlsleidinggevendeAansturen, motiveren en begeleiden van de medewerkers
teneinde
een efficiënte werking van de dienst te verzekeren door de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker
Voorbeelden van taken
- plannen en verdelen van het werk naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers
- opvolgen en bijsturen van de medewerkers
- de samenwerking tussen de diensten bevorderen in samenspraak met de betrokkenen
- motiveren, evalueren en coachen van de medewerkers
- teamvergaderingen organiseren
AlskennisbeheerderVerzamelen, beheren en ter beschikking stellen van relevante informatie in een gegevensbank of archief.
teneinde
de dienst te laten functioneren als centraal informatiepunt en de nodige documenten te bewaren
Voorbeelden van taken
- ontwikkelen en/of meewerken aan de ontwikkeling van gegevensbanken
- bijhouden/verzamelen van de beschikbare documentatie
- ter beschikking stellen van de kennis over de materie, de methodes en de processen
- instaan voor de oprichting en opvolging van de gegevensbank of het archief
AlsinformatiebeheerderKennis overdragen: verspreiden van relevante informatie en het informeren van de hiërarchie, de werknemers, de interne en externe gesprekspartners
teneinde
Een maximale kennis op intern en extern vlak te verzekeren over de procedures die van toepassing zijn en de deskundigheid en de autonomie van de medewerkers te verhogen
Voorbeelden van taken
- Deelnemen aan departementale en interdepartementale vergaderingen betreffende de van kracht zijnde wetgeving
- Het informeren van de rechthebbenden en externe organisaties om de transparantie tussen de gebruikers en de administratie te optimaliseren
- Het opstellen, ontwikkelen en/of actueel houden van commentaren en wetteksten, documentatiegegevensbanken;
Het opstellen van presentaties en het geven van opleidingen (intern en extern)
- De medewerkers informeren via procedures, synthesenota’s, presentaties en opleidingen
- Rapporteren over de belangrijkste ontwikkelingen in de wetgeving/reglementering, rechtspraak en rechtsleer
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
mondelinge vragen
|
informeel
|
dagelijks
|
derde
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
dagelijks
|
derde
|
studie rapporten
|
als dossier
|
dagelijks
|
andere federale overheids[...]
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
weekelijks
|
andere federale overheids[...]
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
weekelijks
|
andere overheden
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
collega's
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
mondelinge vragen
|
informeel
|
dagelijks
|
derden
|
wetgeving (wet, KB, MB,...)
|
in de vorm van een voorstel van wet
|
dagelijks
|
derden
|
studierapporten
|
als dossier
|
dagelijks
|
andere federale overheids[...]
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
andere overheden
|
schriftelijke adviezen
|
vergadering, stuurgroep
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
adviseur-generaal
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- organisatie en dagelijks beheer van de eigen afdeling
coordinatie van de activiteiten en taken van de medewerkers
evaluatie van de medewerkers
onderhouden van relaties met externe partijen
uitwerken van initiatieven tot uniformisering van werkmethodes
coordinatie van wisselwerking met andere afdelingen
De functie moet autorisatie vragen voor
- alles wat het bevoegdheidsdomein overschijdt (toepassingsgebied/materie)
vragen met budgetaire impact
selectie en werving van medewerkers
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de regels, richtlijnen en procedures met betrekking tot de uitkeringen aan Personen met een handicap
de regels en procedures met betrekking tot het efficiënt functioneren van de dienst waarvoor hij zelf verantwoordelijk is
Welke vernieuwingen
- aanpassing aan de wetgeving
op het vlak van de informatica-ondersteuning in functie van de evoluerende opdracht van de dienst en evolutie van de wetgeving
optimalisatie van processen en procedures
Gebaseerd op welk referentiekader
- de opdracht van de dienst in functie van het federale gehandicaptenbeleid
|