Identificatie van de functie

Functiecode : DSA503

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Rechtstreeks bijstand verlenen aan de voorzitter bij het vervullen van zijn opdrachten

teneinde

hem deskundigheid en bijstand te verlenen bij de ontwikkeling, tenuitvoerlegging en follow-up van de strategie van de FOD, bij de coördinatie van de werkzaamheden van de directoraten-generaal en stafdiensten, alsmede bij het dagelijks beheer van het departement.

 

Leiden van de strategische directie van de Diensten van de Voorzitter

teneinde

de voorzitter de steun en assistentie te bieden die nodig zijn om een strategie op te stellen en te ontwikkelen in het kader van de opdrachten van de FOD, in functie van de structuur en de noden van deze laatste.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsadviseur

adviseren en ondersteunen van de voorzitter op het stuk van operationele en strategische aangelegenheden

teneinde

het beleid van de minister in het kader van de opdracht van de FOD uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• coördineren van de strategische doelstellingen en formuleren van nieuwe voorstellen

• herformuleren van de operationele en strategische doelstellingen in het licht van de strategische doelstellingen van de minister (strategische aanpassing van de managementplannen aan het beleid, bijvoorbeeld)

 

Als

directeur van de strategische directie van de Diensten van de Voorzitter

technische expertise en een maximale steun van het personeel van de strategische diensten (Dienst PMO & Ondersteuning aan het Directiecomité, Dienst Communicatie en Documentatie, en Dienst Duurzame Ontwikkeling) waarborgen

teneinde

de Voorzitter bij te staan bij het vervullen van zijn opdracht

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren, beheren en verzekeren van de goede werking en de continue ontwikkeling van de strategische diensten

• het waarborgen van de samenhang tussen enerzijds de activiteiten van de verscheidene entiteiten van de Strategische directie van de Diensten van de Voorzitter en anderzijds de strategische en operationele doelstellingen van de FOD, de beslissingen van het directiecomité en de actielijnen van de voorzitter

• het vertalen van de strategische actielijnen, die door de voorzitter en het directiecomité op middellange en op lange termijn werden bepaald, in duidelijke doelstellingen voor de medewerkers van de strategische directie

• het bepalen van de potentiële risico's (bv. op het vlak van de concordantie tussen de te voeren acties, de geschiktheid van de getroffen maatregelen voor het verwezenlijken ervan en de draagwijdte van deze maatregelen) van deze doelstellingen, alsook het voorstellen, toepassen en verzekeren van de opvolging van verbeteringsmaatregelen

 

Als

leidinggevende

coördineren van de transversale activiteiten over verschillende directoraten-generaal en/of stafdiensten

teneinde

te zorgen voor coherentie op het vlak van het beheer en de opmaak van strategische dossiers

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van alle informatie binnen de organisatie
  

• opmaken van transversale dossiers

• leiden van multidisciplinaire werkgroepen

• controleren van de planning van de acties en projecten en de problemen inzake haalbaarheid melden

• netwerken

 

Als

specialist in managementondersteuning

adviseren van de voorzitter van het directiecomité over mogelijke oplossingen en voorstellen op het vlak van organisatie

teneinde

een goede diagnose van de toestand te maken, met de eventuele problemen en tekortkomingen, zodat de diensten van de voorzitter efficiënte oplossingen kunnen uitwerken en aldus bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de FOD

 

Voorbeelden van taken

• advies verlenen op het vlak van interne controle
  

• analyseren van nieuwe voorstellen en adviezen, gegrond op de persoonlijke deskundigheid (inzake managementplannen, bijvoorbeeld)

• analyseren van de dossiers en advies verlenen over de toekenning van de moderniseringsbudgetten

• advies verlenen inzake de implementatie van veranderingsprocessen binnen de organisatie

• advies verlenen over de invoering en toepassing van beheersinstrumenten (boordtabellen, bijvoorbeeld)

 

Als

projectleider

leiden, coördineren en verzekeren van de follow-up van grootschalige projecten betreffende de strategie van het departement

teneinde

de voorzitter en het directiecomité te ondersteunen bij de tenuitvoerlegging en ontwikkeling van de strategie, structuur en werking van de FOD

 

Voorbeelden van taken

• uitwerken van projectfiches, daaronder begrepen het begrotingsbeheer

• plannen van de activiteiten en structureren van het werk

• instaan voor de follow-up van de kwaliteit en haalbaarheid van de acties

• beheren van projecten in het kader van operationele en structurele veranderingen

• beheren van projecten inzake de ontwikkeling van beheersinstrumenten of kwaliteitssystemen (evenwichtige boordtabel, bijvoorbeeld)

 

Als

vertegenwoordiger van de voorzitter

namens de voorzitter of voor zijn rekening verschillende contacten leggen en hem vertegenwoordigen, zowel op intern als op extern vlak

teneinde

hem bij te staan bij het dagelijks beheer van het departement

 

Voorbeelden van taken

• ontvangen van personen namens de voorzitter

• vertegenwoordigen van de voorzitter bij de ontvangst van buitenlandse delegaties

• toezien op verschillende contacten met het oog op de voorbereiding en vlotte behandeling van dossiers
  

 

Als

secretaris van het directiecomité

bijstaan van de voorzitter en het directiecomité bij de voorbereiding van de vergaderingen van het directiecomité en bij de follow-up van de dossiers

teneinde

een vlot verloop van de vergaderingen van het directiecomité te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van de voorbereidende vergaderdocumenten
  

• synthetiseren van de directienota’s

• meewerken aan de opmaak van de agenda van het directiecomité

• opmaken van de notulen en van verslagen van gesprekken en van diverse vergaderingen

• instaan voor de follow-up van de uitvoering van de beslissingen van het directiecomité
  
  

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De voorzitter van het directiecomité

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.