Identificatie van de functie

Functiecode : DSA504

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Leiden van de verschillende operationele diensten (Dienst Internationale betrekkingen, Protocol, Dienst Geschillen en Juridische adviezen, Dienst Genade, en Facilitaire diensten) die onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de voorzitter van de FOD ressorteren

teneinde

toe te zien op de goede uitvoering van de taken waarmee de operationele directie van de diensten van de voorzitter belast is.

 

Organiseren en coördineren van operationele diensten met verschillende doelstellingen (zoals internationale relaties, protocol, geschillen & juridische adviezen, genade, facilitaire diensten) waarvoor hij verantwoordelijk is

teneinde

de doelstellingen te ontwikkelen en verwezenlijken die opgenomen zijn in de opdrachten van deze diensten.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

leiden van de verschillende operationele diensten die onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter ressorteren

teneinde

de effectieve en efficiënte werking van de diensten te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan de uitwerking van het managementplan, aan de bepaling van de strategische en operationele doelstellingen

• formuleren van de mogelijkheden tot verbetering en omschrijven van de behoeften

• leiding geven aan de hoofden van dienst door hen in te schakelen in een resultaatgerichte benadering

• superviseren van de verwezenlijking van de doelstellingen

• meewerken aan de ontwikkelcirkels in de hoedanigheid van evaluator door functionerings-, plannings- en evaluatiegesprekken te voeren en door de medewerkers te begeleiden in het kader van hun ontwikkeling

 

Als

directeur van de operationele directie van de Diensten van de Voorzitter

het superviseren van de implementering van de doelstellingen die in het geïntegreerde managementplan gedefinieerd zijn

teneinde

ervoor te zorgen dat de diensten van de voorzitter de doelstellingen verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• overleggen met de verantwoordelijken van de verschillende entiteiten van de diensten van de voorzitter

• het onderzoeken van de doelstellingen op korte termijn

 

Als

vertegenwoordiger

onderhouden van zowel interne als externe relaties

teneinde

de visie en de waarden van de organisatie en de dienst uit te dragen en een goede informatiedoorstroming en een maximale afstemming te waarborgen ten aanzien van de interne/externe klanten

 

Voorbeelden van taken

• optreden en bereikbaar zijn als contactpersoon van de dienst

• klantgerichtheid optimaliseren

• opbouwen en onderhouden van een netwerk van contacten, onderhouden van relaties met partners

• zorgen voor systematische feedback over de geleverde diensten

• • deelnemen aan werksessies, projecten, enz.
  • signaleren van relevante zaken uit het werkveld

 

Als

personeelsbeheerder

het superviseren van het personeel van de verschillende operationele diensten

teneinde

hen steun, raad en hulp te bieden bij hun werk

 

Voorbeelden van taken

• het sturen, motiveren, evalueren en verzekeren van de ontwikkeling van de medewerkers

• het valoriseren van de teamgeest en het bestrijden van persoonlijke belangen

• bereid zijn om te luisteren naar de noden, verwachtingen en eventuele problemen van het personeel

• het voorkomen en regelen van potentiële conflicten

 

Als

projectleider

leiden, coördineren en verzekeren van de follow-up van grootschalige projecten

teneinde

de voorzitter te ondersteunen bij de tenuitvoerlegging en ontwikkeling van de werking van de FOD

 

Voorbeelden van taken

• uitwerken van projectfiches, daaronder begrepen het begrotingsbeheer

• plannen van de activiteiten en structureren van het werk

• instaan voor de follow-up van de kwaliteit en haalbaarheid van de acties

• beheren van projecten in het kader van operationele en structurele veranderingen

• beheren van projecten inzake de ontwikkeling van beheersinstrumenten of kwaliteitssystemen (evenwichtige boordtabel, bijvoorbeeld)

 

Als

vertegenwoordiger van de voorzitter

namens de voorzitter of voor zijn rekening verschillende contacten leggen en hem vertegenwoordigen, zowel op intern als op extern vlak

teneinde

hem bij te staan bij het dagelijks beheer van het departement

 

Voorbeelden van taken

• ontvangen van personen namens de voorzitter

• vertegenwoordigen van de voorzitter bij de ontvangst van buitenlandse delegaties

• toezien op verschillende contacten met het oog op de voorbereiding en vlotte behandeling van dossiers

 

Als

kennisbeheerder

overdragen van de kennis binnen de dienst

teneinde

de expertise te verhogen en het autonoom handelen van de collega's en medewerkers te versterken

 

Voorbeelden van taken

• ontwikkelen van en/of meewerken aan documentatiegegevensbanken, bijhouden/ verzamelen van beschikbare documentatie (bijwerken, enz.)

• ter beschikking stellen van de kennis over de materie, de methodes en de processen (geven van adviezen, enz.)

• zorgen voor de correcte toepassing van de reglementering en de procedures

• verzekeren van de eenheid van toepassing inzake specifieke en operationele materies

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Voorzitter van het directiecomité FOD	Genomen beslissingen	Mondeling en schriftelijk
Voorzitter van het directiecomité FOD	Instructies en doelstellingen	Mondeling en schriftelijk
Diensthoofden van de Operationele directie	Voortgang van dossiers en algemene en specifieke vragen	Mondeling en schriftelijk
Diensthoofden van de Operationele directie	Voortgang van projecten en algemene en specifieke vragen	Mondeling en schriftelijk
Diensthoofden van de Operationele directie	Verzoeken om hulp in specifieke gevallen	Mondeling en schriftelijk

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Voorzitter van het directiecomité FOD	Alle informatie nodig met het oog op de besluitvorming	Mondeling en schriftelijk
Directiecomité	Voortgang van lopende dossiers en eventuele problemen	Mondeling en schriftelijk
Directiecomité	Instructies	Mondeling en schriftelijk
Diensthoofden van de Operationele directie	Alle informatie die nuttig is voor het beheer en de verbetering van de diensten (instructies, strategische doelstellingen en beslissingen	Mondeling en schriftelijk

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De voorzitter van het directiecomité

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 201-500 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• - het beheer van de diensten - de organisatie van zijn eigen werk - het al dan niet inlichten van het management - het formuleren van adviezen - contacten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• - de strategische oriëntatie van de diensten van de voorzitter - beslissingen inzake prioriteit, haalbaarheid en opstarten van de projecten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• managementplan van de voorzitter van het directiecomité

 

Welke vernieuwingen

• - de diensten evalueren, ontwikkelen en verbeteren - nieuwe structuren invoeren naar gelang van de evolutie van de opdrachten - actief deelnemen aan netwerken

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• managementplan van de voorzitter van het directiecomité

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.