Identification de la fonction

Code de la fonction : DMP077

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 13. Santé humaine et animale (MP)

Raison d'être de la fonction

Développer, implémenter et maintenir un système de gestion de la qualité au sein de la DG3 et du SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement

afin de

décrire la qualité des procédures et des services de la DG 3 et du SPF Santé publique, y apporter des améliorations continues et ce faisant, assurer et pouvoir démontrer les services efficaces et personnalisés prestés par la DG 3 et le SPF Santé publique.

 

Développer, implémenter et maintenir un système de gestion des connaissances

afin de

collecter les connaissances en rapport avec le médicament et les mettre à la disposition de l'ensemble de la DG 3.

 

Mettre en place et diriger le département Qualité et Gestion des connaissances

afin de

soutenir la DG 3 dans le domaine de la qualité et de la gestion des connaissances.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

organiser et diriger le département Qualité et Gestion des connaissances

afin de

pouvoir fournir un support à l'ensemble des départements de la DG3 dans le domaine de la qualité et de la gestion des connaissances

 

Exemples de tâches

• définir la politique du département : déterminer les objectifs à court, à moyen et à long terme, fixer les objectifs opérationnels, identifier les techniques appropriées (p. ex. ISO, 'TQM', Total Quality Management, 'GIQ', Gestion intégrale de la qualité), gérer le budget

• planifier et évaluer les objectifs

• assurer le 'management review' : coordonner le rapport annuel relatif au fonctionnement du système de qualité

• participer avec d'autres chefs de département aux réunions d'équipe portant sur la qualité et les connaissances; faire rapport au directeur général

• évaluer et améliorer les processus décisionnels au sein du département (entre autres, temps de réaction, prestation), valider les documents sortants du département (p. ex. : rapports)

 

En tant que

expert/spécialiste

développer, implémenter et maintenir un système de gestion de la qualité au sein de la DG 3

afin de

décrire la qualité des processus et les prestations de services de la DG 3 et y apporter sans cesse des améliorations afin de pouvoir garantir et démontrer que tout est toujours effectué de la façon antérieurement définie

 

Exemples de tâches

• définir les lignes de force pour le système de gestion de la qualité au sein des différents départements de la DG 3

• coordonner et participer au processus d'élaboration, de vérification, de distribution, d'archivage, de modification et de révision du manuel de qualité et des Standard Operating Procedures (SOP, procédures opératoires standard) dans les différents départements de la DG 3 : prendre part aux groupes de travail, apporter un support lors de la rédaction et de la révision du manuel de qualité et des SOP, répondre aux questions pratiques relatives au système de gestion de la qualité, au manuel de qualité et aux SOP

• assurer la coordination et donner des formations en rapport avec la qualité, le système de gestion de la qualité, le manuel de qualité et les SOP

• organiser des études de satisfaction auprès de clients internes et externes

• élaborer et implémenter un plan de communication interne en rapport avec le système de gestion de la qualité

 

En tant que

contrôleur/auditeur

contrôler/auditer le système de gestion de la qualité et l'application des SOP

afin de

vérifier si le système de gestion de la qualité est complet et les SOP mises en oeuvre, proposer des possibilités d'amélioration

 

Exemples de tâches

• organiser, réaliser des audits internes (entre autres, 'peer review', évaluation par des pairs), rédiger des rapports et assurer le suivi de ces audits

• prendre des mesures correctives et préventives si les SOP ne sont pas appliquées

• identifier et proposer des possibilités d'amélioration

• préparer et coordonner des audits externes, assurer le suivi et la coordination des mesures (entre autres Benchmarking (analyse comparative))

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer un système de gestion des connaissances

afin de

rassembler les connaissances sur le médicament, les étoffer et les mettre à la disposition de tous les collaborateurs de la DG 3

 

Exemples de tâches

• répertorier, rassembler et répartir les connaissances et l'expertise au sein de la DG, et les mettre à la disposition de tous au sein de la DG3

• coordonner la mise sur pied d'un système de gestion centrale moyennant, entre autres, la création de bases de données centrales

• collecter et transmettre des informations, comme par exemple des rapports scientifiques, des procès-verbaux de réunions

• élaborer et implémenter un plan de communication interne concernant le système de gestion des connaissances

 

En tant que

coach

développer les compétences des collaborateurs du département Qualité et Gestion des connaissances et encadrer ces derniers

afin de

motiver les collaborateurs, leur donner la possibilité de s'investir pleinement et d'élargir leur expertise

 

Exemples de tâches

• encadrer les collaborateurs en les informant des objectifs opérationnels du département Qualité et Gestion des connaissances et en leur donnant des directives précises; définir clairement le rôle et la fonction de chacun

• former et suivre de nouveaux collaborateurs ; en tenant compte des compétences, élaborer un plan de formation pour tous les collaborateurs; développer les compétences des collaborateurs en mettant son savoir-faire à leur disposition

• encadrer les collaborateurs pour des projets spécifiques ainsi que pour les tâches journalières

• déléguer des tâches et des responsabilités aux collaborateurs

• évaluer la qualité et la quantité du travail presté par les collaborateurs (entretiens de fonctionnement) ainsi que les résultats obtenus au regard des objectifs (entretiens d'évaluation), et fournir un 'feed-back' constructif (cercles de développement)

 

En tant que

représentant

représenter le département, la DG 3, le SPF Santé publique ou la Belgique en matière de qualité et de connaissances lors de réunions internes, nationales et internationales

afin de

parvenir à une harmonisation dans le domaine de la qualité et des connaissances au sein de la DG 3 et du SPF Santé publique ainsi qu'au niveau national et international; apprendre les uns des autres et travailler ensemble

 

Exemples de tâches

• participer aux réunions internes des départements de la DG 3 et du SPF, ainsi qu'à des réunions nationales et internationales

• développer et entretenir des contacts et un réseau avec tous les départements de la DG 3, avec d'autres DG du SPF Santé publique, d'autres SPF, ainsi qu'à l'échelon international pour tout ce qui concerne la qualité et les connaissances

• dispenser des informations, donner des avis, répondre à des questions en rapport avec la qualité et les connaissances aux collaborateurs de la DG 3 et aux personnes externes à la DG 3

• participer au nom de la Belgique à des contrôles/évaluations d'autres Etats membres au niveau européen (entre autres, audits, BEMA, visites 'peer review')

 

En tant que

coordinateur/gestionnaire de réseau

coordonner l'introduction, l'implémentation et la maintenance d'un système de gestion de la qualité au sein du SPF Santé publique

afin de

réaliser l'objectif du SPF Santé publique en matière de qualité

 

Exemples de tâches

• définir les lignes de force pour le système de qualité au sein du SPF Santé publique

• appliquer la méthodologie pour l'introduction d'un système de qualité

• développer et entretenir des contacts et un réseau avec toutes les DG du SPF Santé publique, avec d'autres SPF dans le domaine de la qualité

• coordonner et participer à des projets portant sur la qualité au sein du SPF Santé publique

• veiller à disposer de réserves stratégiques de médicaments (entre autres, en cas de bioterrorisme)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
directeur général	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	questionnaire	mensuel
autres Etats membres européens	informations décisionnelles	par lettre, e-mail ...	ad hoc
chefs de département DG 3	questions écrites	contact personnel, réunions	quotidien
institutions européennes	rapports		mensuel
organisations/entreprises	normes		ad hoc
collaborateurs DG3			quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
directeur général	questions orales	réunion, groupe de pilotage	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions écrites	questionnaire	mensuel
autres Etats membres européens	décisions, procédures	par lettre, e-mail ...	ad hoc
collaborateurs, collègues DG 3	rapports	contact personnel, réunions	quotidien
institutions européennes	conseils écrits	SOP, KW HB	ad hoc
particuliers/citoyens	enquêtes		ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Directeur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation journalière du département Qualité et Gestion des connaissances

• propositions quant à la rédaction et à la révision du manuel de qualité et des SOP

• approbation des SOP en rapport avec le département Qualité et Gestion des connaissances

• propositions d'audits internes

• propositions d'enquêtes de satisfaction

• informations et avis sur la qualité et les connaissances

• organisation de son travail

• participation à des réunions en Belgique

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• décisions ayant un impact sur le budget

• approbation des SOP et du manuel de qualité

• exécution d'audits internes

• missions à l'étranger

• formations

• congés

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Budget de fonctionnement total DG3: environ 18.000.000 EUR

 

Budget de travail propre

sans objet

 

Autres données quantitatives

1. sans objet

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• norme de qualité choisie : ISO 17020

• norme des inspections pour les médicaments - 'Quality system framework for GMP ('Good Manufacturing Practice', bonne pratique de fabrication) inspectorates' (Directives relatives à la qualité pour les inspections 'GMP')

• législation nationale et européenne en vigueur (dans le domaine pharmaceutique).

 

Quelles innovations

• développement et implémentation d'un département Qualité et Gestion des connaissances ainsi que d'un système de gestion de la qualité et des connaissances

• amélioration continue de la qualité des procédures, des processus et des services

• recherche continue d'une méthode de travail efficace

• utilisation optimale des connaissances disponibles

 

Sur base de quel cadre de référence

• procédures existantes - législation/directives/normes en vigueur - industrie

• réseau (SPF Affaires intérieures et au niveau européen)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.