Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA903

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Appuyer le président et le comité de direction dans la formulation et la réalisation des objectifs stratégiques par l'analyse, le conseil, la coordination et le suivi de dossiers, de projets et de décisions stratégiques

afin de

permettre au SPF d'accomplir sa mission

 

Développer, gérer et coordonner le bureau de gestion de programmes ('Program Management Office') au sein du SPF

afin de

améliorer l'efficacité et l'efficience du SPF et lui permettre de se développer

 

Finalités

En tant que

conseiller stratégique

conseiller et appuyer le président et le comité de direction du SPF dans la définition et la coordination des objectifs stratégiques et opérationnels

afin de

mettre en oeuvre la politique du ministre dans le cadre de la mission du SPF

 

Exemples de tâches

• reformuler les objectifs stratégiques et opérationnels en fonction des objectifs stratégiques du ministre (adaptation stratégique des plans de management à la politique, par exemple)

• coordonner les objectifs stratégiques et formuler de nouvelles propositions

• réaliser la synthèse des objectifs stratégiques du SPF sur la base des objectifs ascendants ('bottom-up')

• apporter un soutien lors de la confection annuelle du budget stratégique du SPF

• évaluer la gestion du changement du SPF et plus spécifiquement la mise en oeuvre des plans de management

 

En tant que

gestionnaire du bureau de gestion de programmes ('Program Management Office')

gérer, coordonner et assurer le suivi du bureau dans le SPF et faire rapport au président et au comité de direction du SPF

afin de

permettre au comité de direction d'atteindre ses objectifs stratégiques et opérationnels, de gérer avec efficience les moyens (budgétaires et humains) au sein du SPF et d'assurer le suivi de l'avancement des objectifs stratégiques

 

Exemples de tâches

• donner au comité de direction, sur une base régulière ou sur demande, un aperçu de l'état de la situation concernant les projets stratégiques du SPF

• collecter toutes les informations au sein de l'organisation sur les projets et les objectifs stratégiques, de même que tenir à jour l'aperçu des projets

• gérer le portefeuille des projets afin de permettre au comité de direction d'assurer la détermination de l'ordre de priorité, le suivi et la coordination des projets interdépendants

• contrôler la planification des projets et signaler les problèmes en termes de faisabilité

• créer et entretenir un réseau de bureaux pour l'échange d'expertise (membres du secteur privé et du secteur public)

 

En tant que

spécialiste en soutien du management

conseiller le président du comité de direction et le management du SPF quant aux possibles solutions et propositions dans le cadre des dossiers, sur la base d'une analyse approfondie des dossiers stratégiques

afin de

pouvoir faire un bon diagnostic de la situation avec les éventuels problèmes et manquements, de même que de permettre à l'organisation d'élaborer des solutions efficaces pour assister le SPF dans la réalisation de ses objectifs

 

Exemples de tâches

• donner des conseils en matière de contrôle interne

• analyser de nouvelles propositions et de nouveaux conseils basés sur sa propre expertise (dans le domaine des plans de management, par exemple)

• analyser des dossiers et formuler des conseils sur l'octroi des budgets de modernisation

• formuler des avis sur l'implémentation de processus de changement au sein de l'organisation

• formuler des avis sur l'établissement et l'utilisation d'outils de gestion (tableaux de bord, par exemple)

 

En tant que

dirigeant

diriger, coordonner et motiver une équipe de collaborateurs

afin de

garantir un fonctionnement effectif et efficace de l'équipe

 

Exemples de tâches

• organiser, coordonner et planifier le travail des collaborateurs

• collaborer aux cercles de développement, en tant qu'évaluateur, en menant des entretiens de fonctionnement, de planification et d'évaluation, de même qu'en aidant les collaborateurs à poursuivre leur développement

• diriger les collaborateurs en les orientant sur les résultats

• se charger de l'accompagnement et de la formation des collaborateurs de l'équipe

 

En tant que

chef de projet

diriger, coordonner et assurer le suivi de grands projets

afin de

garantir la réalisation des projets dans les limites, les délais et les budgets prévus et avec la qualité requise

 

Exemples de tâches

• élaborer des fiches de projet, en ce compris la gestion du budget

• composer et gérer l'équipe de projet

• planifier des actions et structurer le travail

• assurer le suivi de la qualité et de la faisabilité des actions

• gérer des projets de développement d'outils de gestion ou de systèmes de qualité (tableau de bord équilibré, par exemple)

 

En tant que

développeur

définir et développer sur mesure des processus, des méthodes et des outils en matière de gestion de projet et de soutien au management dans le cadre de la politique stratégique

afin de

disposer de méthodes, de processus et d'outils adéquats et de qualité pour le développement de l'organisation du SPF

 

Exemples de tâches

• développer des méthodes et des processus pour le rapportage des projets stratégiques

• créer et développer la communauté virtuelle ('e-community') pour le SPF

• développer des outils pour la sélection et la détermination de l'ordre de priorité des projets

• développer la structure de projet au sein du SPF, y compris les outils

• développer des standards pour la gestion des projets, la structure de la gestion des projets, les modèles informatiques ('templates'), la planification, le suivi des ressources, etc.

 

En tant que

coach

encadrer les chefs de projet, les sponsors de projet et les groupes de pilotage des projets

afin de

leur permettre de pouvoir mettre en oeuvre leurs projets de manière optimale dans le cadre des standards en vigueur au sein du SPF

 

Exemples de tâches

• mettre à disposition et expliciter la méthodologie et les outils utilisés au sein du SPF

• accompagner sur le lieu de travail et dispenser des formations

• assurer l'encadrement pendant le projet pour développer les compétences des chefs de projet

• préciser les différents rôles dans le projet

• répondre aux questions

 

En tant que

secrétaire du comité de direction

soutenir le président et le comité de direction dans la préparation des réunions du comité de direction et le suivi des dossiers

afin de

faciliter les réunions du comité de direction

 

Exemples de tâches

• analyser les documents en préparation à la réunion

• réaliser la synthèse des notes de la direction

• participer à la définition de l'agenda du comité de direction

• rédiger le compte rendu

• assurer le suivi de l'exécution des décisions du comité de direction

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Président	questions, dossiers	contact personnel	hebdomadaire
Comité de Direction	dossiers, projets	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
Chefs de projet	questions, info	contact personnel	hebdomadaire
Directeurs	questions, info	contact personnel	tous les 15 jours
Service d'encadr. B&CG	questions, info	contact personnel	hebdomadaire
Réseau PMO	bonnes pratiques	réunion, groupe de pilotage	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Président	propositions, dossiers	contact personnel	hebdomadaire
Comité de Direction	dossiers, propositions	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
Chefs de projet	avis, coaching	contact personnel	hebdomadaire
Service d'encadr. B&CG	avis, info	contact personnel	hebdomadaire
Directeurs	propositions, dossiers	contact personnel	tous les 15 jours
SPF P&O	info, état de la situation	intranet, eCom	hebdomadaire
Réseau PMO	bonnes pratiques	réunion, groupe de pilotage	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du comité de direction

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la gestion et le suivi de projets en cours

• la formulation de propositions

• l'élaboration et le développement de méthodes et d'outils

• l'utilisation de processus, de méthodes et d'outils pour l'exécution du travail

• la gestion de réseaux

• la direction, l'évaluation et la motivation des collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les décisions stratégiques

• le lancement de projets

• le lancement de marchés publics

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

les budgets destinés aux projets

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la politique du ministre et la politique stratégique du SPF

• la réglementation relative à l'exercice des fonctions de management au sein de l'Administration fédérale

 

Quelles innovations

• innovation permanente au sein de l'organisation en fonction des exigences de la politique et des clients

• innovations au niveau des processus, des méthodes et des outils concernant la gestion de projets et le soutien au management

 

Sur base de quel cadre de référence

• les méthodes et outils en matière de gestion publique

• les bonnes pratiques relatives au bureau de gestion de programmes, à la gestion de projets et à la gestion de programmes

• l'expérience personnelle

• les tendances

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.