Identificatie van de functie

Functiecode : DSA903

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

De Voorzitter en het directiecomité ondersteunen in het formuleren en bereiken van de strategische doelstellingen door analyse, advies, coördinatie en opvolging van strategische dossiers, projecten en beslissingen

teneinde

de FOD in staat te stellen zijn missie uit te voeren

 

Ontwikkeling, beheer en coördinatie van het program management office binnen de FOD

teneinde

de effectiviteit en de efficiëntie van de FOD te verbeteren en verder te ontwikkelen

 

Resultaatgebieden

Als

strategisch adviseur

adviseren en ondersteunen van de Voorzitter en het directiecomité van de FOD bij de definitie en coördinatie van de strategische en operationele doelstellingen

teneinde

het politieke beleid van de Minister uit te voeren binnen de missie van de FOD

 

Voorbeelden van taken

• Herformuleren van strategische en operationele doelstellingen ifv de strategische doelstellingen van de Minister (vb strategische aanpassing van de managementplannen aan het politieke beleid)

• Coördinatie van de strategische doelstellingen en formuleren van nieuwe voorstellen

• Het synthetiseren van de strategische doelstellingen van de FOD op basis van de bottom-up doelstellingen

• Ondersteunen van de jaarlijkse opmaak van het strategisch budget van de FOD

• Evaluatie van het veranderingsmanagement van de FOD en meer specifiek van de uitvoering van de managementplannen

 

Als

Program Management Office (PMO) beheerder

het beheren, coördineren en opvolgen van het PMO in de FOD en deze te rapporteren aan de Voorzitter en het directiecomité van de FOD

teneinde

het directiecomité in staat te stellen zijn strategische en operationele doelstellingen te bereiken, de middelen (budget en human resources) binnen de FOD efficiënt te beheren en de voortgang van de strategische doelstellingen op te volgen

 

Voorbeelden van taken

• Aan het directiecomité op regelmatige basis of op vraag een overzicht geven van de stand van zaken van de strategische projecten van de FOD

• Het verzamelen van alle informatie binnen de organisatie mbt de strategische projecten en doelstellingen en het up-to date houden van projectoverzicht

• Beheer van de portfolio van projecten om het directiecomité de prioritisering, opvolging, coördinatie van onderling afhankelijke projecten te kunnen laten uitvoeren

• Het bewaken van de planning van de projecten en signaleren van problemen mbt haalbaarheid

• Oprichten en onderhouden van een PMO netwerk voor het uitwisselen van expertise (leden uit privé- en overheidssector)

 

Als

specialist Management Support

vanuit een degelijke analyse van de strategische dossiers, de Voorzitter van het directiecomité en het management van de FOD adviseren over mogelijke oplossingen en voorstellen in de dossiers

teneinde

een goede diagnose te kunnen geven van de situatie met de mogelijke problemen en tekorten en de organisatie toe te laten efficiënte oplossingen uit te werken om zo de FOD bij te staan in het bereiken van zijn doelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• Advies geven over interne controle

• Analyse van nieuwe voorstellen en adviseren vanuit de eigen expertise (bv op vlak van de managementplannen)

• Analyse van de dossiers en advies verlening over de toekenning van de moderniseringsbudgetten

• Advies verlenen over de implementatie van veranderingsprocessen binnen de organisatie

• Advies verlenen mbt het opstellen en gebruik van beheersinstrumenten (vb boordtabellen)

 

Als

leidinggevende

het aansturen, coördineren en motiveren van een team van medewerkers

teneinde

een efficiënte en effectieve werking van het team te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Organiseren, coördineren en plannen van het werk van medewerkers

• Als evaluator meewerken aan de ontwikkelcirkels door functioneringsgesprekken, planningsgesprekken en evaluatiegesprekken te voeren en de medewerkers te helpen om zich verder te ontwikkelen

• Sturen van medewerkers op resultaten

• Instaan voor de begeleiding en de vorming van medewerkers van het team

 

Als

Projectleider

aansturen, coördineren en opvolgen van grote non-corporate projecten en corporate projecten

teneinde

een projectuitvoering conform de vooropgestelde resultaten te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• Opmaken van de projectfiche en uitwerken van het projectplan

• opstellen van de lastenboeken en budgetbeheer

• Instaan voor de realisatie van de acties: de acties plannen en het werk structureren Opvolgen van de kwaliteit en de haalbaarheid van de acties

• rapportage aan de sponsor en de stuurgroep van het project Evaluatie van het project

• Aansturen en coachen van de interne projectmedewerkers

 

Als

ontwikkelaar

het bepalen en op maat ontwikkelen van processen, methoden en instrumenten inzake projectbeheer en managementondersteuning binnen het kader van het strategisch beleid

teneinde

te beschikken over adequate, kwaliteitsvolle methoden, processen en instrumenten voor de organisatieontwikkeling van de FOD

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van methoden en processen voor de rapportage van de strategische projecten

• De creatie en ontwikkeling van de eCommunity voor de FOD

• ontwikkeling van instrumenten voor de selectie en prioritisering van projecten

• ontwikkeling van de projectstructuur binnen de FOD inclusief de tools

• Ontwikkelen van standaarden voor projectmanagement: projectbeheersstructuur, templates, planning en opvolging resources, ...

 

Als

coach

het coachen van projectleiders, projectsponsers en projectstuurgroepen

teneinde

hen in staat te stellen hun projecten optimaal te kunnen uitvoeren binnen de standaarden geldend binnen de FOD

 

Voorbeelden van taken

• Ter beschikking stellen en expliciteren van de methodologie en de gebruikte instrumenten binnen de FOD

• Geven van begeleiding op de werkplek en opleiding

• Coaching tijdens het project ter ontwikkeling van de competenties van projectleiders

• Precisering van de verschillende rollen in het project

• Beantwoorden van vragen

 

Als

secretaris van het directiecomité

ondersteunen van de Voorzitter en het directiecomité bij de voorbereiding van de vergaderingen van het directiecomité en de opvolging van dossiers

teneinde

de vergaderingen van het directiecomité te faciliteren

 

Voorbeelden van taken

• Analyse van de documenten ter voorbereiding van de vergadering

• Synthese van directienota's

• Mee bepalen van de agenda van het directiecomité

• Opmaken van het verslag

• Opvolgen van de uitvoering van de beslissingen van het directiecomité

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Voorzitter	vragen, dossiers	persoonlijk contact	wekelijks
Directiecomité	dossiers, projecten	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
projectleiders	vragen, info	persoonlijk contact	wekelijks
directeurs	vragen, info	persoonlijk contact	tweewekelijks
Stafdienst B&B	vragen, info	persoonlijk contact	wekelijks
Netwerk PMO	best practices	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Voorzitter	voorstellen, dossiers	persoonlijk contact	wekelijks
Directiecomité	dossiers, voorstellen	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
projectleiders	advies, coaching	persoonlijk contact	wekelijks
Stafdienst B&B	advies, info	persoonlijk contact	wekelijks
directeurs	voorstellen, dossiers	persoonlijk contact	tweewekelijks
FOD P&O	info, stand van zaken	intranet, eCom	wekelijks
Netwerk PMO	best practices	vergadering, stuurgroep ...	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Voorzitter van het directiecomité

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Beheer en opvolgen van lopende projecten

• Indienen van voorstellen

• Uitwerken en ontwikkeling van methoden en instrumenten

• Gebruik van processen, methoden en instrumenten voor werkuitvoering

• Beheer van netwerken

• Het aansturen, evalueren en motiveren van medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Strategische beslissingen

• Opstarten van projecten

• Lanceren van overheidsopdrachten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

Projectbudgetten

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Politiek beleid van de Minister en het strategisch beleid van de FOD

• Reglementering mbt het uitoefenen van managementfuncties binnen de federale overheid

 

Welke vernieuwingen

• Permanente vernieuwing van de organisatie aan de eisen van het politiek beleid en de klanten

• Vernieuwing op vlak van processen, methoden en instrumenten rond projectmanagement en managementsupport

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Methoden en tools van public management

• Best practices inzake PMO, Project en Program Management

• Eigen ervaring

• tendenzen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.