Identificatie van de functie

Functiecode : DPO090

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Fungeren als intern steunpunt en wegwijzer voor de interne proceseigenaar (opdrachtgever / sponsor) en projectuitvoerder (programmamanager / projectleider)

teneinde

de initiatieven, die worden genomen voor het realiseren van het veranderingstraject binnen de FOD, methodologisch te ondersteunen en tot de gewenste resultaten te leiden

 

Het coachen en ontwikkelen van programmamanagers en projectleiders en de passende coaching van de PMO-consultants (rollen)

teneinde

de deelnemers aan het veranderingstraject binnen de FOD Financiën methodologisch te ondersteunen

 

Resultaatgebieden

Als

intern raadgever/adviseur

het verlenen van logistieke, informatieve en coördinatieondersteuning aan de programmamanager / projectleider, het projectteam en de direct betrokkenen

teneinde

de doelstellingen en resultaten van het programma / project op effectieve en efficiënte wijze te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het ondersteunen en coachen van de programmamanagers en projectleiders in alle fasen van het programma / project

• het verzamelen, verwerken en ter beschikking stellen van de nodige informatie voor het doorlopen van alle fasen van het programma / project

• het uitvoeren van de rapporteringsprocedure, het opvolgen van de beheersprocessen voor de opvolging van het programma / project

• het aftoetsen en communiceren van het programma- / projectplan (het voorleggen van het programmaplan aan de stakeholders van het programma (stafdiensten, betrokken lijnmanagement... + waar nodig aanpassingen aanbrengen)

• het adviseren van correcties

 

Als

deskundige/specialist

het vastleggen en uitvoeren van methodologische aanpassingen, wijzen op aandachtspunten, anticiperen op risico's en oplossingen aanreiken, het beheren van de documentatie, ...

teneinde

de betrokkenen bij de projectaanpak te begeleiden

 

Voorbeelden van taken

• het bewaken van de consolidatie van de verworven resultaten door het vastleggen van methodes en technieken, het documenteren van het proces, het archiveren van rapporten, het evalueren van vorderingen en leermomenten, het versterken van de collectieve kennis en kunde van de projectteamleden

• het bepalen van het programmadesign  (het bepalen van de planning van het programma, het bepalen van aanpak, ...

• het bijsturen van het opvolgings- en rapporteringsproces waar nodig (het voorstellen en aanbrengen van aanpassingen aan de doelstellingen, procesverloop, methodologie, instrumenten, deliverables, meetbare elementen, rapporteringsprocessen, ...

 

Als

coördinator

het leggen van contacten met alle betrokkenen bij het programma / project in de organisatie

teneinde

de uitvoering van de verschillende aspecten binnen de projectmethodologie te coördineren

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van afspraken en het opvolgen van de aanbestedingsprocedure, ...

• terugkoppelen naar de projectstuurgroep / programmastuurgroep / directiecomité

• tussenkomen op het gepaste niveau als het programma / project hapert of als afgeweken wordt van de methodologie, ...

• het initiëren en opvolgen van interacties tussen programma's en projecten

• het identificeren van alle stakeholders (het bepalen van de stakeholders van het programma, het in kaart brengen van de rol van de verschillende stakeholders, het in kaart brengen van de verwachtingen van alle stakeholders (bedoelingen  belangen  bijdragen), ...

 

Als

veranderingsdeskundige

het stimuleren van bewustwording, aanvaarding, betrokkenheid en toe-eigening bij de veranderingsinitiatieven

teneinde

de implementatie van het veranderingstraject en het stimuleren van de projectwerking binnen de FOD te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van activiteiten op communicatief vlak die gericht zijn op het welslagen van het programma / project door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen met relevante informatie van algemene aard

• het verschaffen van uitleg over de doelstellingen en aanpak

• het opbouwen van toewijding t.o.v. de verandering en het opvangen en afbouwen van bestaande weerstanden

• het doen verdwijnen van misverstanden of misvattingen

 

Als

kennisbeheerder

het consolideren van de verworven resultaten, door de gebruikte methodes en technieken vast te leggen, het proces te documenteren, rapporten te archiveren en vorderingen en leermomenten te evalueren

teneinde

de ervaringen die bij het uitvoeren van een programma / project opgedaan werden te verzamelen, te evalueren en te gebruiken in de toekomst

 

Voorbeelden van taken

• het samenvatten en consolideren van de voornaamste elementen beschreven in de programma- / projectaanpak (beschreven in de plannen van de beheersprocessen, beschreven in design van de werkomgeving, het formuleren van de behoeften ten aanzien van de andere betrokken partijen (staf- en/of lijndiensten)

 

Als

coach / trainer / opleider

het zelf permanent uitbouwen van de vereiste kennis en expertise en deze uitdragen

teneinde

bovenstaande resultaatgebieden te bestrijken

 

Voorbeelden van taken

• het vormen van de programmamanagers en projectleiders (het bepalen van de noden, het bepalen van vormingsacties, het evalueren van de impact van de vormingsacties)

• het ondersteunen en coachen van de programmamanagers en projectleiders (het bepalen van noden, het definiëren van acties (handboeken, netwerken, forum voor ervaringsuitwisseling, ...

• het bespreken van rollen en verantwoordelijkheden van de PMO-consultants (rollen) (het bepalen van de noden aan vorming en coaching, definiëren en uitvoeren van acties , het evalueren van resultaten ) + het voorzien van feedbackmomenten

• het continu bijwerken van zijn/haar kennis in veranderingsmanagement en projectmethodologie door studie, het volgen van opleidingen, deelname aan colloquia

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks
stafdiensten / operationele lijndiensten van de eigen FOD	rapporten, studies, ...	als dossier	ad hoc
programmamanagers, projectleiders	mondelinge vragen	contact personnel	dagelijks
senior PMO-consultanten	adviezen en beslissingen	feedback rapportering	dagelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	contact personnel	ad hoc
collega's, medewerkers en management	mondelinge adviezen	informeel	dagelijks
seminaries, colloquia, artikelen, publicaties, studies, ...	rapporten, studies, artikels, publicaties, ...	voor informatie / opleiding	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	voortgangsrapportering	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks
stafdiensten / operationele lijndiensten van de eigen FOD	rapporten, studies, ...	als dossier	ad hoc
programmamanagers, projectleiders	schriftelijke en mondelinge adviezen	contact personnel	dagelijks
senior PMO-consultanten	voortgangsrapportering	als dossier	dagelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	contact personnel	ad hoc
collega's, medewerkers en management	mondelinge adviezen	informeel	dagelijks
seminaries, colloquia, artikelen, publicaties, studies, ...	rapporten, studies, artikels, publicaties, ...	voor informatie / opleiding	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Voor de FOD Financiën, door de teamchef “Ondersteuning en opvolging” van de stafdienst PMO. De functie verzekert de functionele leiding van een groep van 10 tot 50 personen van de niveaus A, B, C en D.

Voor de FOD Justitie
Vanuit hiërarchisch standpunt, wordt de functie bijgestaan door de Voorzitter
Vanuit functioneel standpunt, wordt de functie bijgestaan door het hoofd van de dienst PMO

De functiehouder pendelt tussen alle betrokkenen van de project- en programmawerking (een aaneenschakeling van activiteiten om het veranderingstraject van het FOD Financiën te verwezenlijken), dat doorheen verscheidene diensten / pijlers / entiteiten kan lopen, en heeft derhalve op uiteenlopende niveaus en in uiteenlopende diensten / pijlers / entiteiten functionele, organiserende, begeleidende, motiverende, informatieverstrekkende contacten, zonder disciplinaire of hiërarchische bevoegdheden.

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• aanpassingen in de methodologie, met als beperking dat deze aanpassingen de opvolgingsprocedure niet dermate veranderen dat een coherent beheer van alle programma's en projecten in het gedrang komt.

• de adviezen die aan de programmamanagers en de projectleiders worden gegeven ter begeleiding en ondersteuning, wanneer deze de doelstellingen van het programma / project helpen realiseren

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• binnen de escalatieprocedure (technisch inhoudelijke problemen, persoons- en/of materieel gerelateerde problemen) kan de functie optreden als ondersteuning van de programmamanager. Hij/zij kan voorstellen formuleren maar de uiteindelijke beslissing ligt bij de programmamanager of bij het directiecomité.

• de adviezen die aan het programmamanagement en/of het projectmanagement worden gegeven i.v.m. de verandering / aanpassing van de draagwijdte. Deze werd bepaald door de opdrachtgever in samenspraak met de programmamanager / projectleider en deze instanties blijven hiervoor steeds bevoegd en verantwoordelijk.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

budget ter ondersteuning van het verzamelen en verwerken van interne en externe informatie (abonnementen op publicaties, deelna

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de richtlijnen en instructies die werden ontwikkeld inzake * de methodologie voor de programma- en projectwerking binnen de FOD Financiën

• * de doelstellingen van de programma's en de projecten zoals zij werden gedefinieerd in de het realisatieplan van de FOD Financiën

 

Welke vernieuwingen

• het permanent zoeken naar en aanbrengen van initiatieven die de doeltreffendheid en de doelgerichtheid van de activiteiten in de programma- en projectwerking kunnen stimuleren, door aanpassingen in de methodologie en de concrete toepassing ervan

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• het realiseren van de doelstellingen van de stafdienst "Strategisch PMO en Communicatie"

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.