Attaché A2 PMO (Program Management Office) - Adjunct van het diensthoofd (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DPO003
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Strategisch adjuncten Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Het ondersteunen van het diensthoofd van de afdeling PMO (Project Management Office)
teneinde
de verbeterprogramma's te realiseren en teneinde een cultuur per project in de FOD te introduceren
Het ontwikkelen van organisatie- en vormingsmiddelen voor de projectleiders van de verbeterprogramma's
teneinde
bij te dragen aan de doeltreffende realisatie van de verschillende projecten en verbeterprogramma's uitgevoerd binnen de FOD
Resultaatgebieden
Alsassistent-diensthoofdhet bijstaan van het diensthoofd van de afdeling PMO
teneinde
de uitvoering van het project van de verbeterprogramma's in zijn totaliteit binnen de FOD te realiseren
Voorbeelden van taken
- meewerken aan de ontwikkeling van de methodologie en de planning van de projecten en waken over de uitvoering ervan
- meewerken aan de analyse van de consistentie en de kwaliteit van de resultaten
- het ontwikkelen van interne beleidsmiddelen in samenwerking met ICT
- bepaalde activiteiten op zich nemen met het doel de gevraagde doelstellingen te bereiken
Alsassistent-diensthoofdtijdelijk het diensthoofd van de afdeling PMO kunnen vervangen
teneinde
de continuïteit van de activiteiten van de afdeling te verzekeren
Voorbeelden van taken
- de verantwoordelijke zijn van de afdeling bij afwezigheid van het diensthoofd, waken over de goede coördinatie van de taken van de afdeling en de medewerkers superviseren
- het uitvoeren van de dagelijkse taken van het diensthoofd en de opvolging ervan verzekeren
- het coördineren van de externe tussenkomsten in het belang van programma's en projecten
- het vervangen van het diensthoofd of weergeven tijdens interne en externe vergaderingen
- beschikbaar zijn voor sponsors en projectleiders
Alsdeskundige/specialisthet begeleiden van projectleiders van de verschillende verbeteringsprogramma's uitgevoerd door het departement
teneinde
de opvolging en de nodige steun aan de concrete implementatie van elk project van de verbeterprogramma's te waarborgen
Voorbeelden van taken
- het ontwikkelen van interne middelen voor projectbeheer om een optimale uitvoering te verzekeren
- het houden van regelmatige coördinatievergaderingen met elke projectleider
- meewerken aan de Helpdesk die ter beschikking staat van de projectleiders
- het inrichten van een horizontaal netwerk met de stafdirecties P&O (personeel en Organisatie), B&B (Budget en beheerscontrole) en ICT en de verschillende lopende projecten
- het ontwikkelen en waken over de actualisering van de site
Alscoördinatorhet waarborgen van de leiding van de vergaderingen die betrekking hebben op de verbeterprogramma's in het departement
teneinde
de hiërarchie te sensibiliseren voor de verbeteringsprogramma's en voor het beheer per project
Voorbeelden van taken
- meewerken aan de agenda's en presentaties tijdens coördinatievergaderingen (stuurcomité, Kern, PMO) en zorgen voor de opvolging van de vergaderingen
- meewerken aan de verslaggeving van de rapporten van de coördinatievergaderingen
- instaan voor het secretariaat van het stuurcomité en van diverse vergaderingen in het kader van verbeteringsprogramma's
- toezicht houden op de goede vooruitzichten van de administratieve middelen, budgetten en personeel die nodig zijn voor de projecten
- het ontwikkelen in samenwerking met ICT, en waken over de actualisering van de site
Alstussenpersooninstaan voor de verbinding tussen het departement en de externe interveniërende partijen
teneinde
relevante informaties en een optimale bijdrage vanwege externe bronnen te bekomen
Voorbeelden van taken
- het verzekeren van de verbinding met het team van externe consultants
- het onderhouden van relaties met de FOD P&O of elke andere dienst, gericht op de behandelde onderwerpen (verbeterprogramma's, projectbeheer, etc &)
Alsprojectleiderhet verzekeren van de verbinding met het netwerk externe diensten en waken over hun sensibilisering
teneinde
het netwerk van externe diensten te betrekken bij de verbeterprogramma's en het beheer per project
Voorbeelden van taken
- het informeren van het personeel inzake de verbeteringsprogramma's en het beheer per project
- het netwerk van externe diensten concreet betrekken bij de verbeterprogramma's en de opvolging ervan verzekeren
- het creëren van middelen waardoor het netwerk van externe diensten voor deze problematieken gesensibiliseerd kan worden
- instaan voor de aspecten van de posten in de ontwikkeling en het bijwerken van de intranetsite
- het sensibiliseren van het personeel voor een reële en efficiënte deelname van de posten
Alsinformatieambtenaar/deskundige-specialisthet (laten) overdragen van de nodige kennis binnen de FOD Buitenlandse Zaken inzake het beleid per project en inzake verbetering
teneinde
binnen de FOD bij te dragen aan de ontwikkeling van een cultuur van beleid per project en van organisatieontwikkeling
Voorbeelden van taken
- het organiseren van interne vormingen inzake beheer (project, wijziging) ter attentie van doelgroepen (projectleiders, verbeteringspromotoren, diensthoofden)
- het maken van synthese- en tussenkomstnota's over de verbeterprogramma's
- antwoorden op de informatieverzoeken en -brieven over de behandelde projecten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
beslissingen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
maandelijks
|
management
|
mondelinge adviezen
|
contact personnel
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge adviezen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
maandelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
contact personnel
|
maandelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
contact personnel
|
dagelijks
|
andere diensten van de FOD, collega's
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
mondelinge adviezen
|
contact personnel
|
maandelijks
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge vragen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
maandelijks
|
andere diensten van de FOD, collega's
|
schriftelijke en mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
maandelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
contact personnel
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
maandelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Voorzitter: N
Diensthoofd van de afdeling PMO "Verbeteringsprogramma's" (BPR) : N-1
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de realisatie van projecten (implementatie van verbeteringsprogramma's) goedgekeurd door het stuurcomité (uitgebreid directiecomité) en/of het diensthoofd van de afdeling "Verbeterprogramma's" en voor zover dit in het vastgelegde kader blijft (Budget EN Timing)
- de realisatie van middelen voor projectbeheer voor zover dezein het vastgelegde kader blijft
- de contacten met het netwerk van diplomatieke posten gesitueerd in het buitenland, voor zover dit in het vastgelegde kader blijft
- organisatie van het eigen werk
- organisatie van vergaderingen
De functie moet autorisatie vragen voor
- het wijzigen van gevalideerde projecten
- de realisatie van gevalideerde projecten buiten het vastgelegd kader
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.223.389.000 EUR
Eigen werkbudget
nihil
Andere kwantitatieve gegevens
1. nihil
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- managementplan van de voorzitter van het directiecomité
- beslissingen van het directiecomité
- richtlijnen van de FOD P&O
Welke vernieuwingen
- binnen de instelling een werkcultuur per project introduceren
- methodologie van de implementatie van de beslissingen en verbeterprojecten
Gebaseerd op welk referentiekader
- het actualiseren van operationele plannen van de voorzitter en managers van de verschillende directies-generaal en stafdirecties
- adviezen van externe consultants
- feedback van voorafgaande projecten
|