Afdrukken

Attaché A2 PMO (Program Management Office) - Adjunct van het diensthoofd (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DPO003

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Het ondersteunen van het diensthoofd van de afdeling PMO (Project Management Office)

teneinde

de verbeterprogramma's te realiseren en teneinde een cultuur per project in de FOD te introduceren

 

Het ontwikkelen van organisatie- en vormingsmiddelen voor de projectleiders van de verbeterprogramma's

teneinde

bij te dragen aan de doeltreffende realisatie van de verschillende projecten en verbeterprogramma's uitgevoerd binnen de FOD

 

Resultaatgebieden
Als
assistent-diensthoofd
    het bijstaan van het diensthoofd van de afdeling PMO

teneinde

    de uitvoering van het project van de verbeterprogramma's in zijn totaliteit binnen de FOD te realiseren

 

Voorbeelden van taken
  • meewerken aan de ontwikkeling van de methodologie en de planning van de projecten en waken over de uitvoering ervan
  • meewerken aan de analyse van de consistentie en de kwaliteit van de resultaten
  • het ontwikkelen van interne beleidsmiddelen in samenwerking met ICT
  • bepaalde activiteiten op zich nemen met het doel de gevraagde doelstellingen te bereiken

 

Als
assistent-diensthoofd
    tijdelijk het diensthoofd van de afdeling PMO kunnen vervangen

teneinde

    de continuïteit van de activiteiten van de afdeling te verzekeren

 

Voorbeelden van taken
  • de verantwoordelijke zijn van de afdeling bij afwezigheid van het diensthoofd, waken over de goede coördinatie van de taken van de afdeling en de medewerkers superviseren
  • het uitvoeren van de dagelijkse taken van het diensthoofd en de opvolging ervan verzekeren
  • het coördineren van de externe tussenkomsten in het belang van programma's en projecten
  • het vervangen van het diensthoofd of weergeven tijdens interne en externe vergaderingen
  • beschikbaar zijn voor sponsors en projectleiders

 

Als
deskundige/specialist
    het begeleiden van projectleiders van de verschillende verbeteringsprogramma's uitgevoerd door het departement

teneinde

    de opvolging en de nodige steun aan de concrete implementatie van elk project van de verbeterprogramma's te waarborgen

 

Voorbeelden van taken
  • het ontwikkelen van interne middelen voor projectbeheer om een optimale uitvoering te verzekeren
  • het houden van regelmatige coördinatievergaderingen met elke projectleider
  • meewerken aan de Helpdesk die ter beschikking staat van de projectleiders
  • het inrichten van een horizontaal netwerk met de stafdirecties P&O (personeel en Organisatie), B&B (Budget en beheerscontrole) en ICT en de verschillende lopende projecten
  • het ontwikkelen en waken over de actualisering van de site

 

Als
coördinator
    het waarborgen van de leiding van de vergaderingen die betrekking hebben op de verbeterprogramma's in het departement

teneinde

    de hiërarchie te sensibiliseren voor de verbeteringsprogramma's en voor het beheer per project

 

Voorbeelden van taken
  • meewerken aan de agenda's en presentaties tijdens coördinatievergaderingen (stuurcomité, Kern, PMO) en zorgen voor de opvolging van de vergaderingen
  • meewerken aan de verslaggeving van de rapporten van de coördinatievergaderingen
  • instaan voor het secretariaat van het stuurcomité en van diverse vergaderingen in het kader van verbeteringsprogramma's
  • toezicht houden op de goede vooruitzichten van de administratieve middelen, budgetten en personeel die nodig zijn voor de projecten
  • het ontwikkelen in samenwerking met ICT, en waken over de actualisering van de site

 

Als
tussenpersoon
    instaan voor de verbinding tussen het departement en de externe interveniërende partijen

teneinde

    relevante informaties en een optimale bijdrage vanwege externe bronnen te bekomen

 

Voorbeelden van taken
  • het verzekeren van de verbinding met het team van externe consultants
  • het onderhouden van relaties met de FOD P&O of elke andere dienst, gericht op de behandelde onderwerpen (verbeterprogramma's, projectbeheer, etc &)

 

Als
projectleider
    het verzekeren van de verbinding met het netwerk externe diensten en waken over hun sensibilisering

teneinde

    het netwerk van externe diensten te betrekken bij de verbeterprogramma's en het beheer per project

 

Voorbeelden van taken
  • het informeren van het personeel inzake de verbeteringsprogramma's en het beheer per project
  • het netwerk van externe diensten concreet betrekken bij de verbeterprogramma's en de opvolging ervan verzekeren
  • het creëren van middelen waardoor het netwerk van externe diensten voor deze problematieken gesensibiliseerd kan worden
  • instaan voor de aspecten van de posten in de ontwikkeling en het bijwerken van de intranetsite
  • het sensibiliseren van het personeel voor een reële en efficiënte deelname van de posten

 

Als
informatieambtenaar/deskundige-specialist
    het (laten) overdragen van de nodige kennis binnen de FOD Buitenlandse Zaken inzake het beleid per project en inzake verbetering

teneinde

    binnen de FOD bij te dragen aan de ontwikkeling van een cultuur van beleid per project en van organisatieontwikkeling

 

Voorbeelden van taken
  • het organiseren van interne vormingen inzake beheer (project, wijziging) ter attentie van doelgroepen (projectleiders, verbeteringspromotoren, diensthoofden)
  • het maken van synthese- en tussenkomstnota's over de verbeterprogramma's
  • antwoorden op de informatieverzoeken en -brieven over de behandelde projecten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

beslissingen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

management

mondelinge adviezen

contact personnel

dagelijks

andere fed. overh. diensten

mondelinge adviezen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

andere fed. overh. diensten

schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

organisaties/ondernemingen

mondelinge adviezen

contact personnel

maandelijks

organisaties/ondernemingen

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

dagelijks

organisaties/ondernemingen

mondelinge vragen

contact personnel

dagelijks

andere diensten van de FOD, collega's

mondelinge en schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

mondelinge adviezen

contact personnel

maandelijks

management

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

andere fed. overh. diensten

mondelinge vragen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

andere diensten van de FOD, collega's

schriftelijke en mondelinge adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

organisaties/ondernemingen

mondelinge vragen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

organisaties/ondernemingen

mondelinge adviezen

contact personnel

dagelijks

organisaties/ondernemingen

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

dagelijks

organisaties/ondernemingen

beslissingen

per brief, e-mail ...

maandelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Voorzitter: N

Diensthoofd van de afdeling PMO "Verbeteringsprogramma's" (BPR) : N-1

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de realisatie van projecten (implementatie van verbeteringsprogramma's) goedgekeurd door het stuurcomité (uitgebreid directiecomité) en/of het diensthoofd van de afdeling "Verbeterprogramma's" en voor zover dit in het vastgelegde kader blijft (Budget EN Timing)
  • de realisatie van middelen voor projectbeheer voor zover dezein het vastgelegde kader blijft
  • de contacten met het netwerk van diplomatieke posten gesitueerd in het buitenland, voor zover dit in het vastgelegde kader blijft
  • organisatie van het eigen werk
  • organisatie van vergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • het wijzigen van gevalideerde projecten
  • de realisatie van gevalideerde projecten buiten het vastgelegd kader

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • managementplan van de voorzitter van het directiecomité
  • algemeen kader van BPR
  • beslissingen van het directiecomité
  • richtlijnen van de FOD P&O

 

Welke vernieuwingen
  • binnen de instelling een werkcultuur per project introduceren
  • methodologie van de implementatie van de beslissingen en verbeterprojecten

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • het actualiseren van operationele plannen van de voorzitter en managers van de verschillende directies-generaal en stafdirecties
  • adviezen van externe consultants
  • feedback van voorafgaande projecten

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.