Identificatie van de functie

Functiecode : DSA805

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Analyseren, uitvoeren en opvolgen, op een autonome en proactieve manier, van dossiers (van gemiddelde complexiteit) in specifieke domeinen zoals de taxatie, de fraudebestrijding, de inning, de invordering, de bescherming van de samenleving, de patrimoniumdocumentatie, de publicatie van onroerende goederen, de registratie van akten, het beheer van de staatskas, de levering van diensten en het ondersteunen van de verschillende departementen van de FOD ….

teneinde

op een snelle, afdoende en correcte manier de dossiers af te sluiten en de kosten voor de burger en de administratie te beperken

 

Resultaatgebieden

Als

analist

Analyseren van de verzamelde informatie en dit wat de dossiers betreft die als gemiddeld complex beoordeeld worden door de projectmanager

teneinde

de voorgelegde dossier binnen de kortste termijn en op de meest efficiënte manier af te handelen

 

Voorbeelden van taken

• informatie verzamelen

• analyseren van de elementen van het dossier

• ordenen van de informatie

 

Als

dossierbeheerder

verzekeren van het beheer van de dossiers op een autonome en georganiseerde manier

teneinde

het dossier tot het einde op te volgen en de opdracht van de dienst realiseren

 

Voorbeelden van taken

• de opvolging van het dossier verzekeren

• pro-actief de problematische aspecten van de dossiers detecteren

• de bekomen resultaten onderzoeken

 

Als

dossierbeheerder

ontvangen en analyseren van klachten, verzoekschriften en tussenkomsten van de ontvangende partijen van het dossier

teneinde

zich ervan te verzekeren dat de rechten van de partijen gerespecteerd zijn

 

Voorbeelden van taken

• in ontvangst nemen van de briefwisseling of de klagende partij ontvangen

• samenstellen van een dossier

• de gegrondheid van de klacht analyseren

 

Als

adviseur

uitleg verstrekken in de behandelende materies en dossiers

teneinde

de bevoegde partijen toe te laten een beslissing te nemen in geval van bezwaar of een probleem in de behandeling van een dossier

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van alle bewijsstukken in een dossier

• opmaken van gemotiveerde nota’s die de behandeling van het dossier verantwoorden

 

Als

contactpersoon

De rol van bevoorrechte gesprekspartner back office te verzekeren in het kader van de behandelde dossiers

teneinde

een doeltreffende en optimale informatie te verstrekken aan externe en interne klanten

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op de gestelde vragen van interne en externe klanten die betrokken zijn in een dossier

• samenwerken met het front office

 

Als

kennisbeheerder

systematisch informatie inwinnen in nuttige domeinen

teneinde

zijn/haar kennisdomeinen constant te onderhouden

 

Voorbeelden van taken

• gespecialiseerde literatuur raadplegen

• deelnemen aan seminaries

• zich informeren over de evolutie van de wetgeving

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke vragen, fiscale informatie	als dossier, persoonlijk contact	ad hoc
Management	beslissingen, schriftelijke vragen, instructies	als dossier, persoonlijk contact	dagelijks
Collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, beslissingen, raadgevingen	alle vormen	dagelijks
Gerechtelijke instanties	schriftelijke vragen, adviezen, beslissingen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen, fiscale informatie	als dossier, persoonlijk contact	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke vragen, adviezen, beslissingen	als dossier, persoonlijk contact	ad hoc
management	beslissingen, schriftelijke vragen, inlichtingen	als dossier persoonlijk contact	dagelijks
Collega’s	schriftelijke of mondelinge vragen, beslissingen, raadgevingen	alle vormen	dagelijks
gerechtelijke instanties	schriftelijke vragen, adviezen, beslissingen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen, adviezen, beslissingen	persoonlijk contact, als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

teamchef

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van zijn activiteiten in het kader van gerichte objectieven

• voorstellen voorleggen in het kader van de tevredenheid van de klanten

• opstellen van een vraag om informatie of medewerking aan buitenlandse administraties

• organiseren van opsporing van diverse informatie

• voorstellen tot voorlopige klassering van een dossier

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het aanpassen van de werkmethode(n)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de wetgeving, de reglementering, de instructies en de administratieve richtlijnen met betrekking tot de bevoegde domeinen

• de strategische en operationele objectieven vastgelegd door zijn/haar managementlijn

 

Welke vernieuwingen

• de functie kan voorstellen doen om het creëren, verbeteren en actualiseren van zijn werktechnieken, werkmethodes en werkprocedures en voorstellen doen om het te veralgemenen door operationele richtlijnen te ontwikkelen of te wijzigen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de strategische en operationele doelstellingen van zijn/haar managementlijn

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.