Identificatie van de functie

Functiecode : DLO285

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het ondersteunen en/of vertegenwoordigen van de directeur Logistiek op organisatorisch, administratief en financieel vlak

teneinde

volgens de geldende procedures een kwaliteitsvolle, coherente en efficiënte dienstverlening te garanderen die beantwoordt aan de behoeften van de medewerkers van het RIZIV zodat ze optimaal kunnen functioneren;

 

Het beheren van alle aankopen van goederen en diensten van de 4 afdelingen van de directie Logistiek op technisch, organisatorisch, administratief en financieel vlak, volgens de geldende richtlijnen (met name in het kader van de overheidsopdrachten, …) en overeenkomstig het binnen het RIZIV ontwikkelde aankoopbeleid (via de EPM-toepassing)

teneinde

de nodige goederen en diensten ter beschikking te hebben die voldoen aan de behoeften van de directie;

 

Het coördineren, op administratief vlak, van het beleid inzake aankopen van goederen en diensten in het RIZIV

teneinde

te zorgen voor de methodegerichte en administratieve coherentie ervan binnen de verschillende “aankopende” diensten van het Instituut en de aanzet te geven tot een professionele aanpak van de aankopen;

 

Resultaatgebieden

Als

adjunct van de directie Logistiek

ondersteuning en assistentie verlenen aan de verantwoordelijke van de directie Logistiek voor alle met haar verband houdende materies

teneinde

te zorgen voor de continuïteit van de dienst, de goede werking van de verschillende afdelingen en de verwezenlijking van de op hen betrekking hebbende strategische en operationele doelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• Meewerken aan de uitwerking van strategische doelstellingen, concretiseren en verwezenlijken van de doelstellingen van het operationeel plan voor de Directie Logistiek in het kader van de bestuursovereenkomst

• Beheren van de operationele activiteiten van de dienst, ingeval de adviseur afwezig is

• Vertegenwoordigen van de directie van de dienst (vergaderingen, werkgroepen, leveranciers, dienstverleners, ...)

• In overleg met de adviseur fungeren als woordvoerder en zo het standpunt van de dienst met betrekking tot de door de directie Logistiek beheerde dossiers/problemen verwoorden

• Regelmatig overleg met de adviseur (verantwoordelijke van de directie) met betrekking tot de activiteiten van de dienst, de lopende en toekomstige projecten, de strategische en operationele doelstellingen, de complexe dossiers, de behoeften op organisatorisch, materieel en menselijk vlak

 

Als

Als projectverantwoordelijke of projectmedewerker

het ontwikkelen, beheren en opvolgen van diverse projecten (analyse en adviezen beleidsopties, uitwerken beleidsinstrumenten (boordtabellen, indicatoren), optimaliseren elektronisch beheer van de aankopen, voorraadbeheer, contracten, overheidsopdrachten)

teneinde

de werking van de dienst Logistiek te verbeteren of te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• Bepalen en uitwerken van de uit te voeren projecten in overleg met de hierarchie, de directie, de diensten, rekening houdend met de behoeften van het RIZIV en van de verschillende diensten, het budget, de technologische vooruitgang, de competenties van de medewerkers, de eisen, enz.

• Coordineren van de uitvoering van de projecten (actieplan, voortgangsrapportering, ...)

• Oplossen van problemen en escaleren naar de hiërarchie indien bijsturing aan de inhoud of termijnen van de projecten noodzakelijk worden geacht

• Verslag uitbrengen over de vooruitgang van het project en de resultaten bij de hiërarchie, directie, medewerkers, andere betrokkenen

 

Als

coordinator voor het aankoopbeleid in het RIZIV

ondersteunen en advies geven aan alle interne en externe partijen (hiérarchie, directie, andere diensten, medewerkers, leveranciers) die met aankopen, overheidsopdrachten (goederen en diensten) te maken hebben

teneinde

de coherentie van het aankoopbeleid binnen de directie Logistiek en meer in het algemeen binnen het RIZIV te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• Waken over de naleving en de coherentie van de aankoopprocedures die worden gevolgd binnen de directie Logistiek en het RIZIV, in overleg met de betrokken partijen (algemene directie, directie Financiën, operationele en algemene diensten)
  

• Verstrekken van correcte informatie, verlenen van (mondeling en schriftelijk) advies en voorstellen ter verbetering binnen redelijke termijnen aan de interne/externe partners en verslag uitbrengen over de resultaten van het aankoopbeleid bij de directie
  

• Ontwikkelen van een beleid aangaande samenwerking met de centrale aankoopdienst van de overheid, alsook met de andere OISZ om synergieën te realiseren en hier ook het nodige netwerk voor uitbouwen

• Onderhandelen met diverse partijen in het kader van overheidsopdrachten: gebruikers, leveranciers, directie...
  

• Toezien op de coherentie van contracten, lastenboeken, overheidsopdrachten, ... en te volgen procedures

 

Als

expert

het ondersteunen van de diensten/medewerkers van het RIZIV ivm. logistieke vragen/problemen, overheidsopdrachten, enz.

teneinde

de correcte toepassing van de regelgeving en de gangbare procedures te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• Gepaste, innovatieve, logistieke oplossingen voorstellen en die vertalen in concrete afspraken en resultaten

• Opzoeken, analyseren en integreren van de nodige informatie in de behandeling van dossiers (administratieve, financiële en technische betreffende de studies, projecten, contracten, overheidsopdrachten) een duidelijk advies te formuleren en dat te bespreken met alle betrokkenen
  

• Toezien op een correcte en uniforme toepassing van de reglementering (bijv. wet op de overheidsopdrachten), de procedures binnen het eigen expertisedomein, de cotnracten voor aankoop of huur van goederen en diensten, enz.
  

• Ondersteuning bieden bij het opmaken van alle administratieve documenten, bij het besluitvormingsproces, bij het opbouwen van vertrouwensrelaties met externen, bij het volgen van dossiers enz.
  

• Antwoorden formuleren op specifieke vragen in verband met de opdrachten, projecten enz. aan de hiërarchische leidinggevende, directie, interne klanten, externe actoren
  
  

 

Als

beheerder

in ondersteuning van de Directeur Logistiek helpen bij het uitwerken, beheren en regelmatig evalueren van de werkingsmiddelen voor de Directie "Logistiek" en de diverse projecten

teneinde

de beschikbare middelen op een plichtsbewuste en optimale wijze te gebruiken

 

Voorbeelden van taken

• Vaststellen van de begrotingsvooruitzichten en formuleren van gegronde voorstellen met betrekking tot de begroting voor de aankopen en voor de uitvoering van projecten voor de organisatie, rekening houdende met de behoeften van het RIZIV en met de doelstellingen en prioriteiten van de afdelingen

• Regelmatig evalueren van de uitgaven en, indien nodig, deelnemen aan het overleg met het oog op de aanpassing van de toegekende begrotingsenveloppen

• Vergelijken van de prijzen van verschillende producten, leveranciers, van de kwaliteit, om de beste keuze te kunnen maken, rekening houdende met de behoeften en de prijs-kwaliteitsverhouding

• Goedkeuren van de betaling van de facturen, in overleg met de Directeur

 

Als

bemiddelaar

onderhandelen met de interne afdelingen binnen de dienst Logistiek, de andere diensten van het RIZIV, de directie en de externe leveranciers

teneinde

een realistisch operationeel plan te bekomen dat tegemoet komt aan de doelstellingen en de projecten van het RIZIV, rekening te houden met de behoeften, beschikbare middelen en het budget

 

Voorbeelden van taken

• Bemiddelen bij verschillende interne en/of externe partijen en mee definiëren van een goed compromis betreffende een gemeenschappelijke behoefte

• Bestuderen van de markt en verzamelen van de nodige informatie, documentatie enz. en die bezorgen aan de diverse partijen die bij de onderhandelingen betrokken zijn

• Onderhandelen voor de verschillende diensten van het RIZIV met externe leveranciers om contracten af te sluiten tegen de meest gunstige voorwaarden

• Volgen van de voorontwerpen van contracten en indien nodig bijsturen in de loop van het proces

• Controleren van eventuele onderaannemingscontracten met schoonmaakbedrijven, onderhoudsbedrijven, enz.

 

Als

kennisbeheerder

verzamelen, bewaren, beheren en ter beschikking stellen van zo veel mogelijk relevante informatie en kennis (over kantoorbenodigdheden, de reglementering op de overheidsopdrachten, aankoopbeleid, elektronisch gegevensbeheer, voorraadbeheer, contractenbeheer) door op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen (technisch, organisatorisch, wettelijk) en door het overdragen en implementeren van die kennis binnen de directie en binnen het RIZIV

teneinde

te beantwoorden aan de reglementaire verplichtingen, te beschikken over relevante informatie die intern kan worden verspreid en de eigen deskundigheid en autonomie, die van de medewerkers, collega's enz. te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• Volgen van en proactief zoeken naar relevante informatie en documentatie gerelateerd aan het werkgebied en de werkomgeving

• Bestuderen van de documentatie en de relevante informatie en kennis doorgeven aan de leidinggevenden, medewerkers, collega's van andere diensten van het RIZIV en dat via interne opleidingen, interne nota's enz.

• Toepassen van de opgedane kennis en optimaliseren van de werking en de dienstverlening

• Beheren van de processtromen en de administratieve klassementen van informatie, dossiers enz. zowel op papier als in elektronische vorm

 

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de adviseur van de directie Logistiek

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.