Identificatie van de functie

Functiecode : DSA602

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

staan in voor het samenstellen, coördineren en beheren van de verschillende subunits (personeel, financiën, faciliteiten en Business Process Management-BPM) waarvoor u verantwoordelijk bent )

teneinde

Opstellen de strategie en missies van de verschillende business units van Selor met het oog op rendement en efficiëntie. Daarbij worden alle menselijke, materiële en financiële middelen (+ BPM) van Selor ingezet en ontwikkeld.

 

Resultaatgebieden

Als

business unit manager

Bepalen de doelstellingen van de unit en instaan voor de organisatie van het werk en takenverdeling onder de verschillende medewerkers

teneinde

ervoor te zorgen dat de unit optimaal functioneert door een geschikt beleid te ontwikkelen op het gebied van de te bereiken doelstellingen en in te zetten middelen (financieel, technisch, menselijk), en door middel van de organisatie en de controle van het werk van uw medewerkers.

 

Voorbeelden van taken

• De toegekende middelen inzetten en beheren, en de planning bepalen zodat de missies op doelmatige, efficiënte en kwalitatieve manier volbracht worden.

• Een businessunitplan en een operationeel jaarplan voor de unit opstellen

• Over contracten onderhandelen met externe leveranciers, overheidsopdrachten starten, instaan voor de opvolging en het budget beheren

• Meewerken aan door Selor georganiseerde selectieproeven als voorzitter van de mondelinge proeven of voorzitter van de taaltests

 

Als

programmamanager

het leiden van grote programma's rond loopbaanorientering en productontwikkeling voor de klanten via verschillende projecten

teneinde

de strategische visie inzake loopbanen binnen de verschillende overheden te implementeren

 

Voorbeelden van taken

• Verschillende projecten coördineren en beheren.
  

• De projectmanagers en teamleden coachen.

• Een programma uitwerken inzake projectmanagement en programmastructuur; projecten voorbereiden en opstarten.
  Haalbare projectopportuniteiten onderzoeken.
  

• Verantwoordelijk zijn voor het succes van het programma (tijdsbeheer, budgetbeheer, kritieke succesfactoren managen).

 

Als

strategische adviseur

vanuit een doorgedreven expertise adviseren en mee beslissen over de beleidslijnen en de strategie van het directiecomité, de beleidscel en de voorzitter

teneinde

het strategische beleid van Selor uit te tekenen en te versterken inzake ondersteuning: Financial Management, HR Management, Facility Management en Business Proces Management

 

Voorbeelden van taken

• Beleidsvoorbereidende adviezen geven of voorstellen formuleren.
  

• Directievergaderingen bijwonen als directielid en de gedelegeerde bestuurder bijstaan in beleidsbeslissingen.

• Beleidsnota's schrijven.

• De beleidscel en het Dirteam adviseren.

• De risico's evalueren waaraan Selor en in het bijzonder de business unit Support kan worden blootgesteld (op het gebied van financiën, werking, faciliteiten en personeel) en de gepaste maatregelen op punt stellen om die risico's in te perken.

 

Als

leidinggevende

het aansturen, motiveren, evalueren en ontwikkelen van de medewerkers van de directie

teneinde

het operationeel plan te realiseren en in te staan voor de evaluatie van de direct betrokken medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• De toegewezen middelen inzetten en beheren zodat de missies op doelmatige, efficiënte en kwalitatieve manier worden voltooid.

• Een beleidsplan en een operationeel jaarplan opstellen voor de directie.

• Medewerkers naar resultaten toe sturen.
  

• Instaan voor de begeleiding, de ontwikkeling en de opleiding van directiemedewerkers.

• De nodige aandacht besteden aan de planning, opvolging en evaluatie van uw medewerkers in het kader van ontwikkelcirkels.

 

Als

Innovator

het bepalen en ontwikkelen van concepten, instrumenten, processen en methoden inzake loopbaanoriëntering binnen het kader van het strategisch beleid

teneinde

te beschikken over adequate, kwaliteitsvolle instrumenten, processen en methoden om het loopbaanbeleid te implementeren

 

Voorbeelden van taken

• Concepten ontwikkelen rond Financial Management, HR Management, Facility Management en Business Proces Management.

• het uittekenen van processen en methodes
  

• het vernieuwen en permanent aanpassen van bestaande processen, producten en methodes
  

• het ontwikkelen van producten, methodes en procedures
  

 

Als

Verantwoordelijke van de subunit 'Financial Management'

begeleiden van de subunit 'Financial Management' en van de Financial Manager voor wat betreft budgetten en rekeningen, opvolging van financien en boekhouding (budgettair, economisch en analytisch)

teneinde

iedere subunit van SELOR zijn taken kan uitvoeren en zijn strategische en operationele doelen kan bereiken en het management van deze subunits enerzijds de garantie krijgt van een goed financieel en budgettair beheer van SELOR en anderzijds beschikt over relevante informatie die nodig is bij het uitvoeren van zijn taken

 

Voorbeelden van taken

• De leden van het directiecomité beleidslijnen aanreiken voor het opmaken van het jaarbudget en daarop toezien.

• Dossiers inzake overheidsopdrachten opstellen, controleren en opvolgen voor alle business units van Selor en er daarbij voor zorgen dat de correcte regels voor overheidsopdrachten worden toegepast.

• Op eigen initiatief of op vraag van het management advies geven over alles wat met het beheer van de budgettaire middelen te maken heeft en volledig en gedetailleerd verslag uitbrengen aan het management over de inkomsten en uitgaven.

• In samenwerking met de Financial Manager de kosten van de activiteiten van Selor controleren, het tariefbeleid uitwerken en aanpassen voor missies die voor derden werden uitgevoerd en vernieuwing brengen door samen met de business unit Client & Relationship Management naar nieuwe producten te zoeken. Voor alle business unit managers een efficiënt, transparant en geautomatiseerd systeem voor controle, beheer en rapportering implementeren en gebruiken. Besparingsvoorstellen onderzoeken en uitvoeren als die opgelegd worden door een externe autoriteit of als ze beslist worden door het directiecomité.

• Selor vertegenwoordigen tegenover verschillende interne en externe organen (Rekenhof, Inspectie van Financiën, kabinet begroting, advocatenkantoren voor fiscale dossiers...). Als vertegenwoordiger van Selor en in samenwerking met de afgevaardigde bestuurder deelnemen aan vergaderingen met het kabinet begroting en de FOD Budget en Beheerscontrole.

 

Als

Verantwoordelijke van de subunit 'HR Management'

begeleiden van de subunit 'HR Management' en de HR Manager inzake de personeelsadministratie en -ontwikkeling (doorheen het opleidingsbeleid, ontwikkelscirkels, care management en de HR-strategie)

teneinde

alle subunits van SELOR kun taken kunnen uitvoeren en hun strategische en operationele doelen kunnen bereiken zoals die door het directiecomité in het kader van de visie 'Selor 2014' zijn bepaald en aan het management van deze subunits alle middelen aangereikt kunnen worden waarmee zij hun personeel kunnen opleiden, begeleiden, ontwikkelen, evalueren en coachen

 

Voorbeelden van taken

• De verbintenissen garanderen, omzetten en controleren die het directiecomité op het gebied van human resources is aangegaan in het kader van de beleidsvisie "2014".

• De HR Manager beleidslijnen aanreiken voor personeelsadministratie, het opleidingsbeleid, de ontwikkelcirkels en het humanresourcesbeleid.

• Een jaarlijks personeelsplan opstellen op basis van de vraag van de verschillende business units, voor de administratieve opvolging ervan zorgen nadat het ingediend is bij de juiste autoriteiten (de Inspectie van Financiën, de minister van ambtenarenzaken en de minister van begroting) en dit personeelsplan verdedigen tegenover de vakbonden.

• Via SEPP instaan voor de maandelijkse controle van het gebruik van de personeelsenveloppe en opvolging van de voortgang van de aanwervingen die voorzien zijn in het personeelsplan

• Samen met de business unit manager Management Support Office (MSO) de humanresourcesprojecten bepalen die moeten bijdragen tot de beleidsvisie "2014". Die projecten opstarten en het goede verloop ervan controleren.

 

Als

Verantwoordelijke van de subunit 'Facility Management'

begeleiden van de subunit 'Facility Management' en de Facility Manager voor wat betreft de ondersteuning van de activiteiten van SELOR (SelectSupport) en dagelijkse logistieke taken (Servicepoint) .

teneinde

te garanderen dat alle business-activiteiten van SELOR (zowel intern als extern) in zo goed mogelijke facilitaire omstandigheden kunnen verlopen, rekening houdend met de beschikbare budgetten

 

Voorbeelden van taken

• Samen met de Facility Manager bepalen in welke domeinen bepaalde diensten kunnen worden uitbesteed (dienstencontracten met externe bedrijven). Overheidsopdrachten starten en controleren om die uitbestedingen te doen.

• Nagaan of de bestaande interne procedures voor facility management worden nagevolgd, nieuwe procedures/methodes voorstellen en de bestaande procedures corrigeren waar mogelijk.

• Samen met de Facility Manager profielen opstellen voor vacante betrekkingen binnen de subunit om zo tot een upgrade te komen van het competentieniveau en de aangeboden diensten van de subunit.

• Het verhuisproject van Selor uitvoeren en instaan voor alle aspecten van die verhuizing (uittekenen en begeleiden van verschillende projecten en alles wat daarmee verband houdt, de budgetten controleren, ervoor zorgen dat de keuzes die in het kader van deze verhuizing werden gemaakt overeenstemmen met de beleidsvisie "2014", regelmatig contact onderhouden met de Regie der Gebouwen en de eigenaar van het gebouw, infosessies organiseren voor personeelsleden en vakbonden, de missie "verhuizing van technische middelen en IT", die werd toevertrouwd aan een consultant, begeleiden en controleren, de verhuizing organiseren van de medewerkers en activiteiten van Selor naar het nieuwe gebouw).

• Ervoor zorgen dat de verbintenissen die Selor aanging voor een beleid gericht op duurzame ontwikkeling worden nagekomen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Afgevaardigd bestuurder	Strategische informatie	overleg	Wekelijks
Dirteam	Beslissingen van het Dirteam	Verslagen van de wekelijkse vergaderingen	Wekelijks
SBU managers	De behoeften van de verschillende subunits op het vlak van financiën, materiële middelen en personeel	vergaderingen	Wekelijkse
Officiële instanties: inspecteur van de financiën, P&O, ...	Algemene en officiële informatie op het vlak van financiën, materiële middelen en personeel	Officiële nota's, rondzendbrieven en post	Wekelijkse

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Afgevaardigd bestuurder	Strategische en operationele informatie op het vlak van financiële, materiële en personeelskwesties	overleg	Wekelijks
Dirteam	Strategische en operationele informatie op het vlak van financiële, materiële en personeelskwesties	Verslagen
SBU-managers	De behoeften van de verschillende subunits op het vlak van financiën, materiële middelen en personeel	in de vorm van nota's, verslagen en mails
Officiële instanties: inspecteur van de financiën, P&O, ...	Financiële overzichten, SEPP-reporting, verzoeken tot advies, …	Omzendbrieven, financiële verslagen, SEPP-reporting, nota's en post

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Afgevaardigd Bestuurder

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Alles wat te maken heeft met de financiën, de logistiek en de human resources, en geen invloed heeft op de strategische oriëntering van de organisatie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Alles wat de strategische oriëntering van de organisatie opnieuw aan de orde stelt

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

Beheert alle uitgaven en inkomsten van Selor: tussen 14.000.000 en 15.000.000 €/jaar

 

Eigen werkbudget

Personeelsenveloppe: 7.200.000 €/jaar Werkings- en investeringskosten op financieel en logistiek vlak: 3.400.000 €/jaar

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• KB van 15/12/1994 mbt de samenstelling en de functionering van het beheerscomté van Selor relatif à la composition et au fonctionnement du comité de gestion Selor KB 2/10/1937 « statuut Camu » Wet 8/8/1980 mbt de institutionele hervormingenBesluit van de afgevaardigd bestuurder van Selor die de financieel manager aanduidt als secretaris van het beheerscomité

 

Welke vernieuwingen

• Financial : Innoveren door nieuwe te commercialiseerbare producten te zoeken en dit in smaenwerking met de Business Unit Client & Relationship Management In werking stellen en gebruiken van een controlesysteem en een systeem van efficiënte, transparante en geautomatiseerde reporting voor het geheel van de business unit managers Facility : Innoveren door mogelijke verbeteringen te zoeken in de verschillende sectoren gerelateerd aan facilitair beheer : verhuis (desksharing), externalisering van verschillende diensten … HR : Zoeken van innovaties in termen van implementatie van een HR politiek in termen van talent management om Selor te positioneren als HR expertisecentrum BPM : Erover waken om wijzigingen/verbeteringen voor te stellen voor procedures of methodes naar aanleiding van problemen geïdentificeerd door het team BPM bij de realisatie van missies van Selor

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Beheersovereeenkomst P&O mbt Financial, HR et Facility Management plan van gedelegeerd bestuurder 2008-2014 KB van15/12/1994 mbt het financieel beheer van Selor

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.