Identificatie van de functie

Functiecode : DPO515

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Voorbereiden, analyseren en meehelpen opvolgen van de personeelsplanning

teneinde

Op een doeltreffende manier het personeelseffectief te plannen en de personeelsstromen binnen de verschillende directies te beheren.

 

Evalueren van de human ressources en monitoren van de personeelsenveloppe

teneinde

Verifiëren welke budgettaire marge aanwezig is, de personeelsstromen bij te sturen en de budgetten op te volgen.

 

Resultaatgebieden

Als

analist

Analyseren van kwalitatieve en kwantitatieve informatie inzake personeelsplanning

teneinde

te beschikken over alle informatie voor het uittekenen van het personeelsplan en opvolgen van personeelsstromen

 

Voorbeelden van taken

• Analyseren van de kwalitatieve en kwantitieve personeelsgegevens.

• Analyseren van de behoeften van de verschillende directies

• Uitéénzettingen geven over het personeelsplan

• Analyseren van de best practices, ervaringen en tendensen

 

Als

controleur

Nagaan van de budgettaire weerslag van het personeelsplan, personeelsbewegingen, wetgevende initiatieven (wetten, KB's, MB's ..) of andere initiatieven

teneinde

advies te kunnen geven.

 

Voorbeelden van taken

• Monitoren van personeelskredieten.

• Analyseren en opvolgen van de uitvoering van budgetten.

• Ramen van budgettaire weerslag van initiatieven.

• Berekenen van de budgettaire marge van de personeelsbewegingen.

• Rapporten over het beheer

 

Als

leidinggevende

Leiden van de weddendienst/dienst budgettaire ondersteuning

teneinde

De correcte uitbetalingen van wedde, toelagen, premies... te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• Controleren en goedkeuren van mutaties als ordonnateur.

• Coachen van het personeel (raad geven over hoe werkzaamheden dienen te worden aangepakt).

• Begeleiden van het personeel in het zoeken naar effiënte werkwijzen.

• Bepalen en vastleggen van prioriteiten

 

Als

kennisbeheerder

Opvolgen van de wetgeving en de reglementering inzake de begroting en de personeelsenveloppe alsook van hun toepassing

teneinde

Relevante informatie te verzamelen, te beheren en ter beschikking te stellen

 

Voorbeelden van taken

• Doorgeven en uitleggen van nieuwigheden inzake de reglementering aan de medewerkers of aan de betrokken diensten.

• Ondersteunen van verschillende initiatieven.

• Ontwikkelen en onderhouden van adequate instrumenten voor analyses en voorspellingen.

• Volgen van opleidingen.

 

Als

specialist

Het geven van advies en toezien op de goede toepassing van de geldende reglementering betreffende het personeelsplan, aanwerving en selecties, bevorderingen, competentiemetingen, premies enzovoort

teneinde

Een objectieve handeling van de relmentering te garanderen voor de personeelsleden van de FOD Binnenlandse Zaken en de nodige ondersteuning te geven bij het oplossen van complexe dossiers.

 

Voorbeelden van taken

• Opzoeken en intrepreteren van de geldende reglementering

• Uitéénzetten van de reglementering en vertalen naar de medewerkers toe.

• Antwoorden op specifieke vragen van de medewerkers betreffende deze materie

 

Als

trainer/opleider

Instaan voor en het organiseren van permanente en specfieke vorming en kennisoverdracht rond het personeelsplan, complexe berekeningen, toekennen van de verschillende premies... binnen de FOD Binnenlandse Zaken

teneinde

Bijdragen tot de uitbouw van een deskundige en kwaliteitsvolle dienstverlening binnen de organisatie.
Het begeleiden van pas aangeworven personeelsleden.

 

Voorbeelden van taken

• Samenstellen van een aangepast vormingstraject.

• Organiseren en geven van gerichte vorming

• Houden van voordrachten over de materie

• Overdragen van individuele kennis

 

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
stafdienst P&O	schriftelijke vragen	als dossier	maandelijks
stafdienst P&O	schriftelijke adviezen	als dossier	maandelijks
directies IBZ	schriftelijke vragen	e-mail	dagelijks
directies IBZ	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
diensthoofd	beslissingen	e-mail ...	wekelijks
diensthoofd	schriftelijke adviezen	als dossier	wekelijks
diensthoofd	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
personeelsleden	schriftelijke en mondelinge vragen	e-mail, telefoon, persoonlijk contact	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke adviezen	als dossier	maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere federale overheids[...]	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	maandelijks
personeelsleden	wetgeving (wet, KB, MB,...)	per brief, e-mail ...	maandelijks
personeelsleden	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	wekelijks
personeelsleden	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Coördinatrice Stafdienst P&O

Adviseur A3

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Opstellen van budgettaire voorstellen met als doel de personeelsbewegingen van de verschillende diensten op te volgen.

• Opvolgen van de beheersindicatoren; interne controle van de budgettaire processen.

• Controleren van mutaties naar de CDVU toe. Is de ordonnateur.

• Goedkeuren van nota's die naar de inspecteur van Financiën worden gestuurd in verband met aanwervingen, bevordering, contractverleningingen ... van personeelsleden.

• Instaan voor een correcte betaling van wedde, competenpremie, taalpremies, onregelmatige prestaties...

• Uitbouwen van dienst Budgettaire ondersteuning en van nieuwe interne procedures

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Uitwerken en opvolgen van het personeelsplan.

• Implementatie van beheersinstrumenten (voor analyse van budgetten en de kosten, rapportering).

• Budgettaire adviezen t.a.v de diensten en het management van de organisatie.

• Rapporteren over het beheer.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

stafdienst P&O telt 70 personeelsleden : werkbudget 3,3 miljoen euro

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. personeelsbudget bedraagt in het totaal ca. 250 miljoen euro

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• De instructies die omschreven zijn in de verschillende omzendbrieven (omzendbrieven 544, 550, 600...) die betrekking hebben op het personeelsplan en -planning.

• Ministerieel besluit van 7 december 2007 houdende delegatie van bevoegdheid en ondertekening alsook houdende aanduiding inzaken sommige personeelsaangelegenheden; alsook het besluit van de voorzitter van het directiecomité die de ordinateur de machtiging geeft om de mutaties te ondertekenen.

• Beslissingen van het directiecomité in verband met het gebruik van budgettaire marges en richtlijnen hieromtrent.

• Koninlijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel. Koninklijk besluit van 29 juni 1973 houdende bezoldigingsregeling van het personeel van de federale overheidsdiensten. Koninlijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole. Koninlijk besluit van 5 juli 2010 houdende wijziging van verscheidene bepalingen betreffende het geldelijke statuut van de personeelsleden van de federale overheidsdiensten. Verschillende KB's die betrekking hebben op de specifieke graden.

 

Welke vernieuwingen

• Ontwikkelen van nieuwe beheersintrumenten (ramen van budgetten en kosten, beheren van risico's).

• Ontwikkeling van SEPP (deelname aan pilootproject onderleiding van de FOD P&O).

• Vernieuwen van de verschillende processen binnen de dienst aan de hand van MPM.

• Deelname aan begeleidingstraject 2010 middlemanagement ter bevordering van de eigen competenties en leiding geven.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• De stafdienst Personeel en Organisatie staat in voor het personeelsbeheer van de ganse FOD Binnenlanse Zaken welke meer dan 5000 personeelsleden telt. De stafdienst is onderverdeeld in vijf diensten waaronder de dienst juridische en budgettaire ondersteuning die onder leiding staat van een adviseur. Deze dienst staat in voor alle juridische en budgettaire vragen en opdrachten binnen de stafdienst. De cel budget wordt geleid door attaché A2 die instaat voor het meehelpen opstellen van het personeelsplan; uitwerking en opvolging van budgetten, analyse van sleutel processen; rapportering van beheersindicatoren; opvolging en controle van de loonkostgegevens; verantwoordelijke voor de mutaties...

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.