Identificatie van de functie

Functiecode : DLO160

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

De cel coördinatie en opvolging van de Directie Logistiek coördineren en aansturen

teneinde

op doeltreffende wijze de operationele resultaten van de cel te bereiken, met inachtneming van de richtlijnen van de directie.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

Aansturen van de coördinatiecel

teneinde

de drie kerntaken (controle van leveringen en facturen, beheer van de kredieten van de logistiek, publicatie van overheidsopdrachten) uit te voeren binnen het vooropgestelde kader.

 

Voorbeelden van taken

• Organiseert de controle van de facturen of ze overeenkomen met de uitgevoerde leveringen en het organiseren van de invoering van de goedgekeurde facturen in de boekhoudkundige systemen CGAB en/of FEDCOM (elektronisch boekhoudkundig systeem voor de federale overheid), geeft aanwijzingen bij problemen

• Plant de verlofregeling en delegeert de taken, verwerkt en verdeelt de binnenkomende facturen en herinneringsbrieven

• Stuurt bij het opmaken van de synthesefiches (bij overheidsopdrachten, voor provisies, e.d.), het toezien op het opmaken van de vastleggingen en het aanpassen van de synthesefiches waarmee de planning van het betalingsverloop en de daaraan verbonden behoefte aan de ordonnancerings-kredieten wordt doorgegeven aan de dienst belast met de uitvoering van de begroting

• Organiseert met zijn team van de publicatie van de overheidsopdrachten via het elektronische portaal “e-procurement”

• Leidt werkgroepen inzake procesbeschrijving

 

Als

beheerder

Het opvolgen van de kredieten beheerd door de directie logistiek van de centrale administratie en de justitiehuizen als ordonnateur (of namens de ordonnateur)

teneinde

ervoor te zorgen dat de nodige kredieten beschikbaar zijn.

 

Voorbeelden van taken

• De nodige kredieten tijdig bij de budgettaire correspondent aanvragen

• De vastleggingen van de kredieten doen en de synthesefiches opmaken en bijwerken

• De bestanden bijhouden die de link leggen tussen de bestelbon en de factuur

• Opstellen van analyses vanuit logistiek standpunt en maken van samenvattende tabellen

• Controleren of de kredieten optimaal worden besteed

 

Als

procesbeheerder van de logistiek

Beheren van de verschillende processen van de directie logistiek

teneinde

de bestaande processen in kaart te brengen en actueel te houden.

 

Voorbeelden van taken

• In kaart brengen van de processen in BPMN (Business Process Modeling Notation). BPMN is een standaard voor procesmodellering en heeft tot doel om de processen in kaart te brengen en overzichtelijk te maken

• Ter beschikking stellen van deze processen

• Jaarlijkse bespreking van elk proces en verbeteringen voorstellen en aanbrengen

 

Als

coördinator van de correspondenten logistiek

Het in kaart brengen van hun rol en de informatie daaromtrent organiseren

teneinde

een efficiënte samenwerking tot stand te brengen tussen de correspondenten en hun entiteiten enerzijds en de directie logistiek anderzijds met betrekking tot het zoeken naar oplossingen voor structurele problemen inzake logistiek.

 

Voorbeelden van taken

• Opmaken en up-to-date houden van een rolbeschrijving

• Informatiesessies organiseren met de logistieke correspondenten en samenwerking met de accountmanagers van de stafdienst BBL

• De lijst van correspondenten up-to-date houden

 

Als

coördinator voor de publicaties van overheidsopdrachten

Het publicatieproces voor de directie logistiek coördineren

teneinde

de bekendmaking via e-procurement vlot en correct te laten verlopen.

 

Voorbeelden van taken

• Controleren of het dossier volledig is voor publicatie

• De overheidsopdrachten invoeren in het systeem

• Het proces uitleggen aan medewerkers

• Eventuele verbeteringen voorstellen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Stafdirecteur	richtlijnen	alle vormen	maandelijks
Adviseur-generaal	instructies	alle vormen	wekelijks
Begrotingscorrespondenten	budgettaire info	tabellen	maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Team	werkverdeling	mondeling	dagelijks
Adviseur-generaal	rapportering	mondeling en schriftelijk	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Adviseur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De eigen werkorganisatie

• De organisatie van de planning van de medewerkers en het vastleggen van prioriteiten

• Bepaalt op basis van behoeftentabellen de provisies, doet voorstellen voor overdrachten, herschikking van budgetlijnen, enz…

• Bepaalt de planning van de ordonnancering in de synthesefiche

• Beslist over het terugsturen van facturen bij geschillen

• Zit de werkgroep processenbeheer logistiek voor

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Goedkeuring van belangrijke facturen (> € 7.500)

• Ingrijpende proceswijzigingen

• Beslissingen in principedossiers

• Aanwerving van personeel

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

Niet van toepassing

 

Eigen werkbudget

Geen budget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Wet op overheidsboekhouding en –opdrachten

• Algemene rechtsbeginselen en publiek recht in het algemeen

• Richtlijnen van het management

 

Welke vernieuwingen

• Volledig digitaliseren van de overheidsopdrachten (e-procurement)

• Procesbeschrijvingen van de directie Logistiek

• Invoeren van FEDCOM

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Managementplan

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.