Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA611

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner le service Business Process Management

afin de

d'accomplir toutes les activités du service de la manière la plus efficace possible et ce, en fonction des missions confiées par la hiérarchie

 

Etre responsables du soutien de la gestion, de l'optimalisation permanente et de la documentation des business process du SPF

afin de

de disposer d'une architecture de processus souple, intégrée et progressive qui correspond aux objectifs stratégiques présupposés et à une prestation de services optimale.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

veiller à ce qu'il y ait une concertation interne avec les différents services au sein de l'organisation et une harmonisation entre ceux-ci

afin de

d'assurer la cohérence et la collaboration en ce qui concerne les actions opérationnelles qui sont entreprises pour modeler et documenter les processus organisationnels

 

Exemples de tâches

• la coordination de l'harmonisation avec le service ICT interne en vue de simplifier l'automatisation éventuelle

• coordination et concertation avec MPM (management de performance) en matière de livraison et l'identification des indicateurs de performance liés aux processus

• la traduction des objectifs par le bias de réunions internes, de notes de service et d'instructions

• la prise en charge de l'organisation et de la coordination de la concertation interne, spécifiquement en ce qui concerne les processus entre les différents services impliqués

• la prise en charge du rapportage au management

 

En tant que

analyste business

exécuter des analyses approfondies, examiner la transversalité, ampleur et dépendance avec des autres processus à partir de l'expertise confirmée en Business Process Management

afin de

de pouvoir élaborer une solution adéquate et d'assurer la coordination entre tous les processus.

 

Exemples de tâches

• l'analyse de la problématique, le coaching des personnes concernées afin d'avoir une compréhension globale du problème et la décomposition des différentes dimensions relatives au problème

• l'analyse des besoins du client et des personnes concernées internes et externes

• l'évaluation des besoins

• l'analyse de l'organisation afin de promouvoir le développement de processus performants à partir d'un diagnostic

 

En tant que

contrôleur

assurer le suivi qualitatif et quantitatif des processus du SPF

afin de

de garantir l'harmonisation avec ls stratégie et le respect des standards du SPF (parmi lequel BPMN - Business Process Management Notation)

 

Exemples de tâches

• examiner régulièrement les processus

• tirer des conclusions

• stimuler les recherches de solutions d'amélioration

• la reconnaissance et l'évaluation des résultats positifs et des efforts

 

En tant que

gestionnaire

donner un feed-back régulier et orienté, sur les activités et les résultats de l'équipe au management et en particulier au directeur d'encadrement CSC (Coordination stratégique et communication)

afin de

de lui offrir l'occasion de les évaluer et de las intégrer dans la politique de gestion

 

Exemples de tâches

• rédiger des rapports

• participer aux réunions

• prendre l'initiative de rencontres informelles avec le directeur et son personnel

 

En tant que

dirigeant

mener, diriger et suivre une équipe de collaborateurs qui est chargée du soutien au niveau de la gestion de processus

afin de

d'assurer un fonctionnement efficace de l'équipe par le bias du suivi et du développement de chaque collaborateur

 

Exemples de tâches

• stimuler le développement des collaborateurs entre autres dans le cadre des cercles de développement et des plans de développement individuels

• assurer la motivation des membres de l'équipe et la collaboration entre ceux-ci

• répartir les tâches et responsabilités en fonction de l'expérience et des compétences des collaborateurs

• planifier et coordonner les activités et suivi de leur exécution

• motiver, évaluer et coacher les collaborateurs

 

En tant que

coach

coacher les analystes, les chefs de projet, les utilisateurs finaux, ... qui sont actifs dans la gestion du processus

afin de

de leur permettre de pouvoir développer leur processus de manière optimale au sein des critères en vigueur au sein du SPF (parmi lequel BPMN - Business Process Management Notation)

 

Exemples de tâches

• mettre à disposition et expliquer la méthodologie et les instruments utilisés (parmi lesquels un vadémecum, templates et applications ICT) au sein du SPF

• fournir un accompagnement sur le lieu du travail et une formation et accompagner des chefs de projet

• coacher pendant les projets spécifiques et donner de la communication en vue de la réussite du programme/projet en contribuant à informer toutes les personnes concernées

• répondre aux questions et fournir une explication quant aux objectifs et à l'approche

• stimuler de la prise de conscience de la nécessité d'une gestion intégrée des processus au sein du SPF, prise en charge, implication et l'adaptation par rapport aux initiatives de changements en ce qui concerne l'implémentation des processus et l'innovation des processus afin de faciliter l'implémentation du processus de changement et la stimulation de la gestion des processus au sein du SPF

 

En tant que

développeur

déterminer et développer sur mesure des processus, des méthodes et des instruments (parmi lesquels un vadémecum, templates et applications ICT) relatifs à la gestion de processus dans le cadre de la gestion stratégique

afin de

de disposer de méthodes, processus et instruments adéquats et de qualité pour la gestion des processus au sein du SPF

 

Exemples de tâches

• développer des méthodes et processus pour la gestion des processus au sein du SPF, en tenant compte du grade de maturité de l'organisation

• créer et développer des forum au sein du SPF

• apporter un soutien lors du choix des instruments appropriès (par exemple les outils IT)

• développer la structure concernant la gestion intégrée du processus au sein du SPF, y compris les outils

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

mettre à disposition les instruments nécessaires (parmi lesquels un vadémecum, templates et applications ICT), les méthodes et les connaissances en matière de gestion des processus, documenter et publier les processus

afin de

de garantir et de diffuser au maximum les connaissances relatives aux processus au sein du SPF

 

Exemples de tâches

• la gestion de l'environnement

• la gestion et le contrôle de l'inventaire du processus du SPF y compris le traitement de l'historique

• la mise à disposition des standards (méthodologie et tool ICT), normes et directives concernant la gestion des processus au sein du SPF

• la création d'une base autour de la gestion des connaissances en matière de processus

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

chef de service des divisions PMO stratégique et BPM (fonction A4)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.