Identificatie van de functie

Functiecode : DSA611

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het besturen en coördineren van de dienst Business Process Management

teneinde

alle activiteiten van de dienst op een zo efficiënt mogelijke manier te realiseren, en dit in functie van de door de hiërarchie toevertrouwde opdrachten

 

Verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van het beheer, de permanente optimalisatie en documentatie van de business processen van de FOD

teneinde

een soepele, geïntegreerde en evoluerende procesarchitectuur op te bouwen, die bij de vooropgestelde strategische doelstellingen en een optimale dienstverlening aansluit.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

verzorgen van het intern overleg met en de afstemming tussen de verschillende diensten binnen de organisatie

teneinde

consistentie en samenwerking te verzekeren bij de operationele acties die worden ondernomen om de bedrijfsprocessen te modelleren en te documenteren

 

Voorbeelden van taken

• coördineren van afstemming met interne ICT met het oog op het vergemakkelijken van de eventuele automatisering

• coördineren en overleg met MPM (performantiemanagement) inzake aanlevering en identificatie van procesgerelateerde performantie indicatoren

• vertalen van de doelstellingen via interne vergaderingen, dienstnota's en onderrichtingen

• instaan voor de organisatie en coördinatie van het intern overleg, specifiek met betrekking tot de processen tussen de verschillende betrokken diensten

• instaan voor de rapportering aan het management

 

Als

businessanalist

het doorvoeren van grondige analyses, nagaan van de transversaliteit, omvang en afhankelijkheid met andere processen vanuit de doorgedreven expertise in business process management

teneinde

een adequate oplossing te kunnen uitwerken en de coördinatie te verzekeren binnen alle processen.

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van de probleemstelling, het coachen van de betrokkenen naar een gezamenlijk inzicht in het probleem en het ontleden van de verschillende dimensies m.b.t. het probleem

• het analyseren van de behoeften van de klant en de interne en externe belanghebbenden

• het evalueren van behoeften

• het analyseren van de organisatie om vanuit een diagnose de ontwikkeling van performante processen te bevorderen

 

Als

controleur

het verzekeren van de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van de processen van de FOD

teneinde

de afstemming met de strategie en het respect van de standaarden van de FOD (waaronder BPMN - Business Process Management Notation) te vrijwaren

 

Voorbeelden van taken

• het regelmatig onderzoeken van de processen

• het trekken van conclusies

• aanzetten tot het vinden van oplossingen ter verbetering

• het erkennen en waarderen van de positieve resultaten en inspanningen

 

Als

beheerder

het geven van regelmatige en gerichte feedback over de activiteiten en resultaten van het team aan het management en in het bijzonder de stafdirecteur SCC (Strategische Coördinatie en Communicatie)

teneinde

hem/haar de gelegenheid te bieden om deze te evalueren en te integreren in het managementbeleid

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van rapporten

• deelnemen aan vergaderingen

• het initiatief nemen tot informele ontmoetingen met de directeur en zijn/haar personeel

 

Als

leidinggevende

leiden, aansturen en opvolgen van een team medewerkers dat instaat voor ondersteuning op het vlak van procesbeheer

teneinde

een efficiënte werking van het team te verzekeren via de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker

 

Voorbeelden van taken

• stimuleren van de ontwikkeling van de medewerkers o.m. in het kader van de ontwikkelcirkels en de individuele ontwikkelingsplannen

• de motivatie van en de samenwerking tussen de teamleden verzekeren

• verdelen van de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers

• plannen en coördineren van de werkzaamheden en opvolgen van de uitvoering ervan

• motiveren,evalueren en coachen van de medewerkers

 

Als

coach

het coachen van de analisten, de projectleiders, de eindgebruikers, ... die actief zijn in het procesbeheer

teneinde

hen in staat te stellen hun processen optimaal te kunnen ontwikkelen binnen de standaarden geldend binnen de FOD (waaronder BPMN - Business Process Management Notation)

 

Voorbeelden van taken

• ter beschikking stellen en expliciteren van de methodologie en de gebruikte instrumenten (waaronder een vademecum, templates en ICT-applicaties) binnen de FOD

• geven van begeleiding op de werkplek en opleiding en begeleiden van projectleiders

• coaching tijdens specifieke projecten en verzorgen van communicatie met het oog op het welslagen van het programma/project door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen

• beantwoorden van vragen en het verschaffen van uitleg over de doelstellingen en de aanpak

• stimuleren van bewustwording voor de noodzaak van geïntegreerd procesbeheer binnen de FOD, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van veranderingsinitiatieven rond procesimplementatie en procesinnovatie om de implementatie van het veranderingsproces en het stimuleren van het procesbeheer binnen de FOD te vergemakkelijken

 

Als

ontwikkelaar

het bepalen en op maat ontwikkelen van processen, methoden en instrumenten (waaronder een vademecum, templates en ICT-applicaties) inzake procesbeheer binnen het kader van het strategisch beleid

teneinde

te beschikken over adequate, kwaliteitsvolle methoden, processen en instrumenten voor het beheer van de processen binnen de FOD

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van methoden en processen voor het beheer van de processen binnen de FOD rekening houdende met de maturiteitsgraad van de organisatie

• creatie en ontwikkeling van de forums binnen de FOD

• ondersteunen bij het kiezen van gepaste instrumenten (bv. IT-tools)

• ontwikkeling van de structuur inzake geïntegreerd procesbeheer binnen de FOD inclusief de tools

 

Als

kennisbeheerder

ter beschikking stellen van de nodige instrumenten (waaronder een vademecum, templates en ICT-applicaties), methodieken en kennis inzake procesbeheer, het documenteren en publiceren van de processen

teneinde

de kennis rond processen binnen de FOD maximaal te garanderen en te verspreiden

 

Voorbeelden van taken

• het beheer van de omgeving

• het beheren en bewaken van de procesinventaris van de FOD, inclusief het omgaan met de historiek

• het ter beschikking stellen van de standaarden (methodologie en ICT-tool), normen en richtlijnen rond procesbeheer binnen de FOD

• het creëren van een draagvlak rond kennisbeheer inzake processen

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

hoofd van de afdelingen strategisch PMO en BPM (functie A4)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.