Conseiller business process management - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA611
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Experts support à l'organisation Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Diriger et coordonner le service Business Process Management
afin de
d'accomplir toutes les activités du service de la manière la plus efficace possible et ce, en fonction des missions confiées par la hiérarchie
Etre responsables du soutien de la gestion, de l'optimalisation permanente et de la documentation des business process du SPF
afin de
de disposer d'une architecture de processus souple, intégrée et progressive qui correspond aux objectifs stratégiques présupposés et à une prestation de services optimale.
Finalités
En tant quecoordinateurveiller à ce qu'il y ait une concertation interne avec les différents services au sein de l'organisation et une harmonisation entre ceux-ci
afin de
d'assurer la cohérence et la collaboration en ce qui concerne les actions opérationnelles qui sont entreprises pour modeler et documenter les processus organisationnels
Exemples de tâches
- la coordination de l'harmonisation avec le service ICT interne en vue de simplifier l'automatisation éventuelle
- coordination et concertation avec MPM (management de performance) en matière de livraison et l'identification des indicateurs de performance liés aux processus
- la traduction des objectifs par le bias de réunions internes, de notes de service et d'instructions
- la prise en charge de l'organisation et de la coordination de la concertation interne, spécifiquement en ce qui concerne les processus entre les différents services impliqués
- la prise en charge du rapportage au management
En tant queanalyste businessexécuter des analyses approfondies, examiner la transversalité, ampleur et dépendance avec des autres processus à partir de l'expertise confirmée en Business Process Management
afin de
de pouvoir élaborer une solution adéquate et d'assurer la coordination entre tous les processus.
Exemples de tâches
- l'analyse de la problématique, le coaching des personnes concernées afin d'avoir une compréhension globale du problème et la décomposition des différentes dimensions relatives au problème
- l'analyse des besoins du client et des personnes concernées internes et externes
- l'analyse de l'organisation afin de promouvoir le développement de processus performants à partir d'un diagnostic
En tant quecontrôleurassurer le suivi qualitatif et quantitatif des processus du SPF
afin de
de garantir l'harmonisation avec ls stratégie et le respect des standards du SPF (parmi lequel BPMN - Business Process Management Notation)
Exemples de tâches
- examiner régulièrement les processus
- stimuler les recherches de solutions d'amélioration
- la reconnaissance et l'évaluation des résultats positifs et des efforts
En tant quegestionnairedonner un feed-back régulier et orienté, sur les activités et les résultats de l'équipe au management et en particulier au directeur d'encadrement CSC (Coordination stratégique et communication)
afin de
de lui offrir l'occasion de les évaluer et de las intégrer dans la politique de gestion
Exemples de tâches
- prendre l'initiative de rencontres informelles avec le directeur et son personnel
En tant quedirigeantmener, diriger et suivre une équipe de collaborateurs qui est chargée du soutien au niveau de la gestion de processus
afin de
d'assurer un fonctionnement efficace de l'équipe par le bias du suivi et du développement de chaque collaborateur
Exemples de tâches
- stimuler le développement des collaborateurs entre autres dans le cadre des cercles de développement et des plans de développement individuels
- assurer la motivation des membres de l'équipe et la collaboration entre ceux-ci
- répartir les tâches et responsabilités en fonction de l'expérience et des compétences des collaborateurs
- planifier et coordonner les activités et suivi de leur exécution
- motiver, évaluer et coacher les collaborateurs
En tant quecoachcoacher les analystes, les chefs de projet, les utilisateurs finaux, ... qui sont actifs dans la gestion du processus
afin de
de leur permettre de pouvoir développer leur processus de manière optimale au sein des critères en vigueur au sein du SPF (parmi lequel BPMN - Business Process Management Notation)
Exemples de tâches
- mettre à disposition et expliquer la méthodologie et les instruments utilisés (parmi lesquels un vadémecum, templates et applications ICT) au sein du SPF
- fournir un accompagnement sur le lieu du travail et une formation et accompagner des chefs de projet
- coacher pendant les projets spécifiques et donner de la communication en vue de la réussite du programme/projet en contribuant à informer toutes les personnes concernées
- répondre aux questions et fournir une explication quant aux objectifs et à l'approche
- stimuler de la prise de conscience de la nécessité d'une gestion intégrée des processus au sein du SPF, prise en charge, implication et l'adaptation par rapport aux initiatives de changements en ce qui concerne l'implémentation des processus et l'innovation des processus afin de faciliter l'implémentation du processus de changement et la stimulation de la gestion des processus au sein du SPF
En tant quedéveloppeurdéterminer et développer sur mesure des processus, des méthodes et des instruments (parmi lesquels un vadémecum, templates et applications ICT) relatifs à la gestion de processus dans le cadre de la gestion stratégique
afin de
de disposer de méthodes, processus et instruments adéquats et de qualité pour la gestion des processus au sein du SPF
Exemples de tâches
- développer des méthodes et processus pour la gestion des processus au sein du SPF, en tenant compte du grade de maturité de l'organisation
- créer et développer des forum au sein du SPF
- apporter un soutien lors du choix des instruments appropriès (par exemple les outils IT)
- développer la structure concernant la gestion intégrée du processus au sein du SPF, y compris les outils
En tant quegestionnaire de connaissancesmettre à disposition les instruments nécessaires (parmi lesquels un vadémecum, templates et applications ICT), les méthodes et les connaissances en matière de gestion des processus, documenter et publier les processus
afin de
de garantir et de diffuser au maximum les connaissances relatives aux processus au sein du SPF
Exemples de tâches
- la gestion de l'environnement
- la gestion et le contrôle de l'inventaire du processus du SPF y compris le traitement de l'historique
- la mise à disposition des standards (méthodologie et tool ICT), normes et directives concernant la gestion des processus au sein du SPF
- la création d'une base autour de la gestion des connaissances en matière de processus
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Président du Comité de direction
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décisions prises
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écrite et orale
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hebdomadaire
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Directeur de la Coordination stratégique et Communication
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instructions et objectifs
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écrite et orale
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quotidien
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PMO opérationnels
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état de l'avancement des dossiers, y compris les problèmes éventuels
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écrite et orale
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quotidien
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PMO opérationnels
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demande de soutien spécifique
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écrite et orale
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Président du comité de direction
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propositions d'approche
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écrite et orale
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hebdomadaire
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Directeur de la Coordination stratégique et Communication
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toutes les informations nécessaires à la prise de décisions
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écrite et orale
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quotidien
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membres du comité de direction et leurs PMO opérationnels
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état de l'avancement des dossiers
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écrite et orale
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quotidien
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membres du comité de direction et leurs PMO opérationnels
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instructions
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écrite et orale
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
chef de service des divisions PMO stratégique et BPM (fonction A4)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- propre domaine de travail
La fonction doit demander une autorisation pour
- les choix stratégiques relatifs à la gestion des processus
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- plan de management comité de direction
- réglementation en matière de management (plan de management, contrôle de la gestion, ...) applicable à l'autorité fédérale
Quelles innovations
- création et contrôle d'une politique et d'une vision concernant la gestion des processus
- mise en place d'une approche uniforme du processus de management au sein du SPF
- installation et soutien du fonctionnement des organes de concertation
- améliorations constantes des méthodes utilisées
Sur base de quel cadre de référence
- plan de management du comité de direction
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