Adviseur business process management - Coördinateur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSA611
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Het besturen en coördineren van de dienst Business Process Management
teneinde
alle activiteiten van de dienst op een zo efficiënt mogelijke manier te realiseren, en dit in functie van de door de hiërarchie toevertrouwde opdrachten
Verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van het beheer, de permanente optimalisatie en documentatie van de business processen van de FOD
teneinde
een soepele, geïntegreerde en evoluerende procesarchitectuur op te bouwen, die bij de vooropgestelde strategische doelstellingen en een optimale dienstverlening aansluit.
Resultaatgebieden
Alscoördinatorverzorgen van het intern overleg met en de afstemming tussen de verschillende diensten binnen de organisatie
teneinde
consistentie en samenwerking te verzekeren bij de operationele acties die worden ondernomen om de bedrijfsprocessen te modelleren en te documenteren
Voorbeelden van taken
- coördineren van afstemming met interne ICT met het oog op het vergemakkelijken van de eventuele automatisering
- coördineren en overleg met MPM (performantiemanagement) inzake aanlevering en identificatie van procesgerelateerde performantie indicatoren
- vertalen van de doelstellingen via interne vergaderingen, dienstnota's en onderrichtingen
- instaan voor de organisatie en coördinatie van het intern overleg, specifiek met betrekking tot de processen tussen de verschillende betrokken diensten
- instaan voor de rapportering aan het management
Alsbusinessanalisthet doorvoeren van grondige analyses, nagaan van de transversaliteit, omvang en afhankelijkheid met andere processen vanuit de doorgedreven expertise in business process management
teneinde
een adequate oplossing te kunnen uitwerken en de coördinatie te verzekeren binnen alle processen.
Voorbeelden van taken
- het analyseren van de probleemstelling, het coachen van de betrokkenen naar een gezamenlijk inzicht in het probleem en het ontleden van de verschillende dimensies m.b.t. het probleem
- het analyseren van de behoeften van de klant en de interne en externe belanghebbenden
- het evalueren van behoeften
- het analyseren van de organisatie om vanuit een diagnose de ontwikkeling van performante processen te bevorderen
Alscontroleurhet verzekeren van de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van de processen van de FOD
teneinde
de afstemming met de strategie en het respect van de standaarden van de FOD (waaronder BPMN - Business Process Management Notation) te vrijwaren
Voorbeelden van taken
- het regelmatig onderzoeken van de processen
- het trekken van conclusies
- aanzetten tot het vinden van oplossingen ter verbetering
- het erkennen en waarderen van de positieve resultaten en inspanningen
Alsbeheerderhet geven van regelmatige en gerichte feedback over de activiteiten en resultaten van het team aan het management en in het bijzonder de stafdirecteur SCC (Strategische Coördinatie en Communicatie)
teneinde
hem/haar de gelegenheid te bieden om deze te evalueren en te integreren in het managementbeleid
Voorbeelden van taken
- het opstellen van rapporten
- deelnemen aan vergaderingen
- het initiatief nemen tot informele ontmoetingen met de directeur en zijn/haar personeel
Alsleidinggevendeleiden, aansturen en opvolgen van een team medewerkers dat instaat voor ondersteuning op het vlak van procesbeheer
teneinde
een efficiënte werking van het team te verzekeren via de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker
Voorbeelden van taken
- stimuleren van de ontwikkeling van de medewerkers o.m. in het kader van de ontwikkelcirkels en de individuele ontwikkelingsplannen
- de motivatie van en de samenwerking tussen de teamleden verzekeren
- verdelen van de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers
- plannen en coördineren van de werkzaamheden en opvolgen van de uitvoering ervan
- motiveren,evalueren en coachen van de medewerkers
Alscoachhet coachen van de analisten, de projectleiders, de eindgebruikers, ... die actief zijn in het procesbeheer
teneinde
hen in staat te stellen hun processen optimaal te kunnen ontwikkelen binnen de standaarden geldend binnen de FOD (waaronder BPMN - Business Process Management Notation)
Voorbeelden van taken
- ter beschikking stellen en expliciteren van de methodologie en de gebruikte instrumenten (waaronder een vademecum, templates en ICT-applicaties) binnen de FOD
- geven van begeleiding op de werkplek en opleiding en begeleiden van projectleiders
- coaching tijdens specifieke projecten en verzorgen van communicatie met het oog op het welslagen van het programma/project door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen
- beantwoorden van vragen en het verschaffen van uitleg over de doelstellingen en de aanpak
- stimuleren van bewustwording voor de noodzaak van geïntegreerd procesbeheer binnen de FOD, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van veranderingsinitiatieven rond procesimplementatie en procesinnovatie om de implementatie van het veranderingsproces en het stimuleren van het procesbeheer binnen de FOD te vergemakkelijken
Alsontwikkelaarhet bepalen en op maat ontwikkelen van processen, methoden en instrumenten (waaronder een vademecum, templates en ICT-applicaties) inzake procesbeheer binnen het kader van het strategisch beleid
teneinde
te beschikken over adequate, kwaliteitsvolle methoden, processen en instrumenten voor het beheer van de processen binnen de FOD
Voorbeelden van taken
- het ontwikkelen van methoden en processen voor het beheer van de processen binnen de FOD rekening houdende met de maturiteitsgraad van de organisatie
- creatie en ontwikkeling van de forums binnen de FOD
- ondersteunen bij het kiezen van gepaste instrumenten (bv. IT-tools)
- ontwikkeling van de structuur inzake geïntegreerd procesbeheer binnen de FOD inclusief de tools
Alskennisbeheerderter beschikking stellen van de nodige instrumenten (waaronder een vademecum, templates en ICT-applicaties), methodieken en kennis inzake procesbeheer, het documenteren en publiceren van de processen
teneinde
de kennis rond processen binnen de FOD maximaal te garanderen en te verspreiden
Voorbeelden van taken
- het beheer van de omgeving
- het beheren en bewaken van de procesinventaris van de FOD, inclusief het omgaan met de historiek
- het ter beschikking stellen van de standaarden (methodologie en ICT-tool), normen en richtlijnen rond procesbeheer binnen de FOD
- het creëren van een draagvlak rond kennisbeheer inzake processen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Voorzitter directiecomité
|
genomen beslissingen
|
schriftelijk en mondeling
|
wekelijks
|
Directeur strategische communicatie en coördinatie
|
instructies en objectieven
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
Operationele PMO's
|
staat van voortgang van dossiers, inclusief eventuele problemen
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
Operationele PMO's
|
vraag voor specifieke ondersteuning
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Voorzitter directiecomité
|
voorstellen van aanpak
|
schriftelijk en mondeling
|
wekelijks
|
Directeur strategische communicatie en coördinatie
|
aale informatie nodig voor het nemen van beslissingen
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
leden van het directiecomité en hun operationele PMO's
|
staat van voortgang van dossiers
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
leden van het directiecomité en hun operationele PMO's
|
instructies
|
schriftelijk en mondeling
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
hoofd van de afdelingen strategisch PMO en BPM (functie A4)
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
De functie moet autorisatie vragen voor
- strategische keuzes in verband met procesbeheer
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- managementplan directiecomité
- regelgeving inzake management (managementplan, beheercontrole, ...) toepasbaar aan de federale overheid
Welke vernieuwingen
- creëren en bewaken van een beleid en een visie rond procesbeheer
- installeren uniforme aanpak van procesmanagement binnen de FOD
- installeren en ondersteunen werking overlegorganen
- constante verbeteringen van de gehanteerde methodes
Gebaseerd op welk referentiekader
- managementplan directiecomité
|