Conseiller général documentation patrimoniale – Fonctionnaire de la surveillance (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DFI331
Niveau: A
Classe : A5 Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques Catégorie de métiers : 05. Fiscalité (FI)
Raison d'être de la fonction
Identifier les risques (possibilités qu’un dispositif légal ou réglementaire ne soit pas appliqué ou soit appliqué de manière incomplète ou inexacte) ou les secteurs de risque (tout domaine dans lequel la Documentation patrimoniale, et plus particulièrement Sécurité juridique, exerce ses compétences et dans lequel un risque peut se présenter), les analyser et les décrire dans un profil de risque, qui contient l’identification du secteur de risque, des risques encourus, des indicateurs de risques y afférents ainsi que le niveau de risque et rechercher activement les dispositifs mis en œuvre pour contourner les dispositifs légaux ou réglementaires, surtout ceux mis en œuvre de manière systématique, les analyser, prendre les dispositions nécessaires pour y mettre un terme et proposer les diverses solutions pour y remédier à l’avenir
afin de
obtenir une vision aussi complète et correcte que possible des risques ou secteurs de risque, des indicateurs de risques (facteur ou type d’information qui expriment les risques et qui pris isolément ou mis en corrélation avec d’autres indicateurs, après analyse et évaluation, permet de déterminer le niveau de risque) et du niveau de risque (évaluation du degré de risque inhérent à toute activité fiscale ou non fiscale, évaluation destinée à permettre la définition des priorités notamment en matière d’assistance, de contrôle ou de recouvrement, mais également en ce qui concerne les mesures préventives ainsi que les propositions de modifications législatives ou réglementaires) et obtenir une application uniforme et équitable des législations applicables, permettre la découverte des mécanismes en question, la mise en œuvre de mesures correctrices, le suivi ainsi que les propositions de modifications législatives ou réglementaires devant permettre d’identifier plus rapidement le mécanisme à l’avenir et en empêcher la survenance
Etre l’interlocuteur privilégié des partenaires internes et externes nécessaires au bon fonctionnement de l'administration (par exemple le FRNB (Fédération Royale des notaires de Belgique), les chambres provinciales notariales, les institutions communautaires, régionales, le pouvoir judiciaire, …) en matière de risques, de profils de risque, de fraude et de mécanisme frauduleux, de législation et de prestation de service
afin de
garantir le bon fonctionnement, la transparence et l’innovation permanente au sein de l'administration, et partant de développer une plate-forme de communication avec les partenaires « privilégiés » de l'administration.
Déterminer les objectifs du département Sécurité juridique en relation avec ses missions initiales en concertation avec l’Administrateur Sécurité juridique et en accord avec la politique des Directeurs de Centre, assumer la responsabilité de la partie des objectifs déterminés lui incombant et diriger sur ces points l'administration sur le plan opérationnel
afin de
atteindre les objectifs de l'administration sur les points relevant de ses missions de façon effective et efficace
Finalités
En tant quespécialisteDéfinir et pondérer les indicateurs de risque et les niveaux de risque susceptibles de survenir dans l'administration; ainsi que rechercher activement et prendre toutes les mesures nécessaires pour mettre un terme, contrôler, juguler les mécanismes de fraude
afin de
identifier les risques auxquels le département Sécurité juridique est confronté (p.e.:ententes sur les prix, fraude interne, …), trouver une solution pour les résoudre et mettre cette solution en œuvre
Exemples de tâches
- Mener des études approfondies sur les questions
- Identifier l’existence ou l’absence de phénomènes récurrents et y apporter des solutions (p.e.:ententes sur les prix, fraude interne, …)
- Solutionner des dossiers de fraude (occasionnelle ou récurrente)
En tant quepersonne de contactEtablir des contacts formels et informels internes et externes nécessaires à la réalisation de ses missions et établir une plate-forme de communication et d’information avec les partenaires « privilégiés » de l'administration (notaires, huissiers, communautés, régions, …)
afin de
garantir le bon fonctionnement, la transparence et l’innovation permanente au sein du département et mettre en place une structure permettant d’améliorer la communication ainsi que l’identification et la résolution des risques et cas de fraude
Exemples de tâches
- Représenter le département à des réunions externes et internes
- Mettre en place des plate-formes de communication
- Participer et intervenir à des conférences
- Assurer la diffusion des informations relevantes autant en interne qu’en externe
En tant queconseiller/ rapporteurAssurer le feed-back régulier et ponctuel des activités et des résultats du département auprès de l’Administrateur Sécurité juridique, apporter des propositions de solutions aux problématiques soulevées et le conseiller dans les mesures à mettre en œuvre
afin de
permettre à l’Administrateur de les évaluer, de les intégrer dans sa politique de gestion, de prendre les décisions adéquates à mettre en œuvre, et le cas échéant d’aviser la hiérarchie
Exemples de tâches
- Rédiger des rapports, des compte-rendus
- Préparer des ébauches de décisions administratives et de textes réglementaires
- mener des réunions formelles et informelles avec l’Administrateur Sécurité juridique, seul ou avec certains Directeurs de Centre
En tant quedirigeantMotiver, évaluer, diriger les différents chefs d’équipe auxquels il est susceptible d’avoir à s’adresser dans le cadre de la réalisation de ses missions (principalement les Directeurs de Centre, les Inspecteurs de Centre, les Inspecteurs Chefs de Service, les responsables d’équipes d’Antenne et de Satellites, les Conservateurs des Hypothèques dépendant de son ressort, à savoir soit Bruxelles, soit Flandres, soit Wallonie)
afin de
obtenir des résultats concluants et susciter un investissement optimal des collaborateurs concernés
Exemples de tâches
- Impliquer les collaborateurs en déléguant
- Coacher sur un plan individuel et collectif
- Identifier les risques et agir en conséquence pour optimiser le travail des collaborateurs
En tant queorganisateurdéterminer les actions à mettre en œuvre par les différentes équipes relevant de ses compétences en fonction des moyens disponibles
afin de
atteindre les objectifs fixés et donner des directives claires aux collaborateurs
Exemples de tâches
- Apprécier objectivement le volume de travail
- Proposer des actions ciblées
- organiser des réunions régulières avec les personnes ressources (internes et externes) sur les matières relatives à ses missions,
- mettre en place des procédures de contrôle interne et des procédures en vue d'empêcher des mécanismes de fraude de survenir coordination avec les partenaires privilégiés externes (notaires, huissiers, ...),
En tant quecontrôleurAssurer le suivi qualitatif et quantitatif du travail fourni par les différentes équipes relevant de ses compétences
afin de
apprécier la réalisation des objectifs fixés par rapport aux moyens mis en œuvre et par rapport à l’efficacité des mesures prises pour mettre fin, contrôler, juguler un risque documenté ou pour une fraude repérée
Exemples de tâches
- Examiner régulièrement les tableaux de bords
- Analyser et tirer des conclusions sur base des informations recueillies
- Chercher des solutions innovantes
- Apprécier et communiquer les résultats positifs, reconnaître les efforts
- Veiller aux règles du respect mutuel et le cas échéant du respect du secret professionnel
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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De l’ensemble des personnes susceptibles de lui fournir de l’information relative à des risques encourus par le département ou par des cas (ou des suspicions de cas) de fraude
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Toute information utile pour documenter, identifier, analyser le risque ou la fraude relevé et permettre de prendre les mesures adéquates pour gérer le risque ou mettre fin à la fraude
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en tant que dossier
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Pour l’analyse des risques (relevés ou nouveaux) il convient d’instituer une fréquence de contrôle, pour ce qui est des cas de fraude c’est dès leur découverte et jusqu’à leur résolution
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management (administrateur)
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proositions de mesures
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formalisé
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hebdomadaire
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collègues, les directeurs de centre
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feed-back des dossiers, communication des cas rencontrés et des mesures envisagée
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formalisé
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mensuel
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les partenaires priviligiés (notaires, huissiers, régions, ...)
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Toute communication pouvant permettre d’améliorer la transparence, la qualité du service, la détection des risques et des cas de fraude, ainsi que des possibilités de résolution
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contact personnel, par lettre, e-mail ...
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mensuel
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Positionnement
La fonction est dirigée par
L’Administrateur Sécurité juridique
La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- L’ensemble des mesures adéquates à mettre en œuvre dans la poursuite des objectifs fixés avec l’Administrateur Sécurité juridique et dans le respect des missions initiales lui étant attribuées
- Il peut prendre toutes les mesures utiles pour agir au mieux des intérêts de l’Administration, à savoir organiser réunions et entretiens, se concerter avec les partenaires externes, conclure des accords de collaboration avec les externes, initier des instances, investiguer en autonomie les services sur lesquels il exerce son autorité, organiser des formations sur des questions relevant de sa compétence, mettre en place des programmes de contrôle, mettre en œuvre le plan opérationnel de l’Administrateur, … . A noter que la fonction ne bénéficie pas de compétences financière.
La fonction doit demander une autorisation pour
- Dans la limite de ses missions aucune autorisation préalable ne doit être demandée pour investiguer dans une direction, le Fonctionnaire de la surveillance est indépendant dans la poursuite de ses missions à condition de rapporter ses démarches à l’Administrateur Sécurité juridique
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Les règlementations nationales, européennes et internationales
- le statut administratif et le statut pécuniaire, le statut particulier des conservateurs des Hypothèques et de leur agents
- le plan opérationnel et les directives de l’Administrateur Sécurité juridique
Quelles innovations
- Création d’une entité de contrôle, d’audit, de concertation, d’échange qui manque dans la structure actuelle
- amélioration des méthodes de travail, des instruments et des moyens de contrôle
- collaboration avec des partenaires externes
- méthode proactive de lutte contre la fraude et d’anticipation des risques, …
Sur base de quel cadre de référence
- Tout cadre susceptible d’entrer dans les compétences attribuées au fonctionnaire de la surveillance
- Instructions émanant de l’Administrateur Sécurité juridique
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