Identificatie van de functie

Functiecode : DFI331

Niveau: A

Klasse : A5

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 05. Fiscaliteit (FI)

Doel van de functie

de risico's (kans dat een wettelijke of reglementaire bepaling niet, onvolledig of onjuist wordt toegepast) of de risicosectoren (elk domein waarin de Patrimoniumdocumentatie en meer specifiek Rechtszekerheid, haar bevoegdheid uitoefent en waarin een risico kan optreden) identificeren, ze analyseren en beschrijven in een risicoprofiel dat de identificatie inhoudt van de risicosector, van de opgelopen risico's , de risico-indicatoren die erbij horen alsook het risiconiveau en actief op zoek gaan naar aangewende bepalingen om de wettelijke of reglementaire bepalingen om te buigen, vooral deze die op een systematische manier aangewend zijn, ze analyseren, de nodige maatregelen nemen om er een einde aan te maken en diverse oplossingen voorstellen om ze te vermijden in de toekomst

teneinde

een zo volledig en correct mogelijk beeld te krijgen van de risico's of de risicosectoren, van de risico-indicatoren (factor of type van informatie die het/de risico('s) uitdrukt waardoor men het risiconiveau afzonderlijk of in samenhang met andere indicatoren kan bepalen, na een analyse en een evaluatie) en van het risiconiveau (evaluatie van de risicograad die inherent is aan elke fiscale of niet-fiscale activiteit, een evaluatie die bestemd is om de definiëring van de prioriteiten mogelijk te maken met name inzake bijstand, controle en invordering, maar ook wat betreft de preventieve maatregelen en de voorstellen tot wettelijke of reglementaire wijzigingen) en te komen tot een uniforme en billijke applicatie van toegepaste wetgeving, het toestaan van de ontdekking van de betreffende mechanismen, het aanwenden van corrigerende maatregelen, de follow-up en de voorstellen van wetswijzigingen en reglementaire wijzigingen voor in de toekomst het sneller detecteren van het mechanisme toe te staan en de onvoorziene komst tegen te houden

 

geprivilegieerde gesprekspartner zijn van interne en externe partners voor de goede werking van de administratie (bijvoorbeeld de Koninklijke Federatie van Belgische notarissen, de provinciale notarissenkamers, de gewestelijke en regionale instellingen, de rechterlijke macht…) wat betreft risico’s, risicoprofielen, fraude en fraudemechanismen, wetgeving en dienstverlening

teneinde

een goede werking, transparantie, permanente innovatie in de administratie te garanderen en daaraan volgend een communicatieplatform te ontwikkelen met de gepriviligeerde partners van de administratie

 

de doelstellingen bepalen van de administratie Rechtszekerheid in overeenstemming met de initiële missie en in overeenstemming met de administrateur Rechtszekerheid en de politiek van de centrumdirecteurs, de verantwoordelijkheid opnemen ivm de gestelde doelstellingen en op deze punten de administratie leiden volgens operationeel plan

teneinde

de doelstellingen van de administratie te bereiken op efficiënte en effectieve wijze

 

Resultaatgebieden

Als

specialist

definiëren en wegen van de risico-indicatoren en het mogelijk risiconiveau die kunnen voorkomen in de administratie; zowel actief onderzoeken als de nodige maatregelen nemen om er een einde aan te stellen, controleren, fraudemechanismen de kop indrukken

teneinde

de risico’s te indentificeren waarmee de administratie Rechtszekerheid geconfronteerd wordt (vb: prijsafspraken, interne fraude,...), een oplossing te vinden om het op te lossen en deze oplossing te bewerkstellingen

 

Voorbeelden van taken

• grondige studies houden ivm vragen

• de aan- of afwezigheid van recurrente fenomenen identificeren en hiervoor oplossingen aanbrengen (vb: prijsafspraken, interne fraude,...)

• fraudedossiers oplossen (occasioneel of recurrent)

 

Als

contactpersoon

intern en extern aanknopen van de nodige informele en formele contacten om de missie te realiseren en een communicatie – en informatieplatform opzetten met privilegepartners van de administratie (notarissen, deurwaarders, gemeenschappen, gewesten, …)

teneinde

de goede werking, de transparantie en de blijvende vernieuwing in de afdeling te waarborgen en een structuur in te voeren die verbetering toelaat zowel op vlak van communicatie als op vlak van identificatie en risicobesluiten in geval van fraude

 

Voorbeelden van taken

• de administratie vertegenwoordigen bij interne en externe vergaderingen

• communicatieplatformen opzetten

• deelnemen en tussenkomen aan/ bij conferenties

• intern en extern relevante informatie verspreiden

 

Als

adviseur/ rapporteur

geven van regelmatige en punctuele feedback van de activiteiten en resultaten van de administratie aan de administrateur, oplossingen aandragen bij problemen en te nemen maatregelen adviseren

teneinde

de administrateur toe te laten om deze activiteiten te evalueren en integreren in zijn managementsbeleid, adequate beslissingen te nemen en desgevallend de hiërarchie te adviseren

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van verslagen en rapporten

• voorbereiden van ontwerpen van administratieve beslissingen en reglementaire teksten

• organiseren en houden van vergaderingen (formeel en informeel) enkel met de administrateur of met sommige centrumdirecteuren

 

Als

leidinggevende

motiveren, evalueren en aansturen van de verschillende teamchefs tot wie men zich moeten wenden voor de realisatie van de opdrachten (hoofdzakelijk de centrumdirecteurs, de centruminspecteurs, de inspecteurs diensthoofd, de verantwoordelijken voor de antennes, de hypotheekbewaarders in zijn ambtsgebied, hetzij Brussel, Vlaanderen of Wallonië)

teneinde

de resultaten te behalen en een optimale inzet van iedereen te doen ontstaan

 

Voorbeelden van taken

• medewerkers in zaken betrekken door te delegeren

• coachen op individueel niveau en op niveau van het team

• risico’s identificeren en bijgevolg reageren om het werk van de medewerkers te verbeteren

 

Als

organisator

bepalen van de te ondernemen acties, behorend tot de bevoegdheid van de verschillende teams in functie van de beschikbare middelen

teneinde

de vastgelegde doelstellingen te bereiken en duidelijke richtlijnen te geven aan de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• het objectief inschatten van het werkvolume
  
  

• doelgerichte acties voorstellen

• geregeld vergaderingen organiseren met (interne en externe) contactpersonen over de aan de missie gerelateerde materie

• opstellen van procedures van interne controle en procedures om fraudemechanismen te verhinderen om te komen tot coördinatie met bevoorrechte externe partners (notarissen, deurwaarders, ...)

 

Als

controleur

de kwantitatieve en kwalitatieve opvolging van het werk verzekeren aangeleverd door de verschillende teams, afhankelijk van hun competenties

teneinde

het beoordelen van de realisatie van de vastgelegde doelstellingen in verhouding tot de ter beschikking gestelde middelen en tot de doeltreffendheid van de genomen maatregelen om een einde te stellen, te controleren en risico's de kop in te drukken

 

Voorbeelden van taken

• geregeld boordtabellen onderzoeken

• analyseren en conclusies trekken op basis van verzamelde info

• innovatieve oplossingen zoeken

• positieve resultaten communiceren , effecten erkennen

• waken over regels ivm wederzijds respect en desgevallend ivm beroepsgeheim

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
de personene die info aanreiken ivm risico's, ofwel door administraites of door fraudegevallen	alle nodige info om het risico of de fraude te documenteren, identificeren, analyseren en om adequate maatregelen te kunnen nemen	als dossier	voor risicoanalyse: per controle, in geval van fraude afhankelijk van het ontdekken en de oplossing

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management (administrateur)	voorstellen van maatregelen, ...	geformaliseerd	wekelijks
collega's, centrumdirecteuren	feedback over dossiers, communicatieuitwisseling en maatregelen	geformaliseerd	maandelijks
bevoorrechte partners (notarissen, deurwaarders, gewesten, ...)	alle info die toelaat de transparantie, de dienstkwaliteit, het ontdekken van risico's en de oplossingsmogelijkheden in geval van fraude te verbeteren	persoonlijk contact, per brief, e-mail ...	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de Administrateur Rechtszekerheid

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het geheel van adequate maatregelen uit te voeren als gevolg van de vastgelegde doelstellingen met de administrateur en met respect voor de initiele opdrachten die hem zijn toevertrouwd

• Hij kan alle nodige maatregelen nemen om de doelstellingen van de administratie beter te bereiken, o.a. vergaderingen en onderhoud organiseren, overleg plegen met externe partners, tot samenwerkingsakkoorden komen met externe partners, in autonomie de diensten onderzoeken waar hij zijn autoriteit uitoefent, opleidingen organiseren over zaken relevant aan zijn competentie, controleprogramma's opzetten, het operationele plan van de Administrateur ten uitvoer brengen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Binnen de grenzen van zijn opdracht moet geen enkele voorafgaande toestemming gevraagd worden om te onderzoeken in een directie, de toezichtambtenaar is onafhankelijk in de uitvoering van zijn opdracht op voorwaarde dat hij zijn voortgang rapporteert aan de administrateur Rechtszekerheid

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• De nationale, Europese en internationale wetgeving

• Het administratieve en geldelijke statuut, het statuut van de hyporheekbewaarders en de bedienden van de hypotheekbewaarders

• het operationeel plan en de richtlijnen van de Administrateur Rechtszekerheid

 

Welke vernieuwingen

• Creatie van een eenheid van controle, van audit, overleg, wederzijdse mededeling die ontbreekt in de huidige structuur

• verbetering van werkmethodes, instrumenten en controlemiddelen

• samenwerking met externe partners

• poractieve bestrijdingsmethode tegen de fraude en anticipatie op risico's,...

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Heel het kader met betrekking tot de competenties toegekend aan een toezichtsambtenaar

• De instructies van de Administrateur Rechtszekerheid

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.