Identification de la fonction

Code de la fonction : DFI167

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 05. Fiscalité (FI)

Raison d'être de la fonction

Informer, de manière proactive, de nouvelles entreprises et des entreprises où de nouvelles activités économiques sont mises sur pied en matière de droits et d'obligations fiscales

afin de

pouvoir fournir les autorisations adéquates (= autoristion pour pouvoir exécuter certaines activités dans le cadre de la législation des douanes et accises).

 

Collaborer activement à la promotion des produits, comme des autorisations et certification, et du fonctionnement de l'organisation, aussi bien auprès du grand public qu'auprès de groupes cibles spécifiques, être coresponsable des relations publiques de l'organisation et élaborer et mettre en œuvre d’une politique adéquate de gestion des clients

afin de

donner au "monde extérieur" une bonne vision des produits et du fonctionnement de l'Administration Générale Douane et Accises et maximaliser la satisfaction des clients

 

Finalités

En tant que

coordinateur

surveiller l'utilisation et l'application des autorisations par les entreprises individuelles

afin de

garantir le respect des droits et obligations prévus dans les autorisations

 

Exemples de tâches

• suivi du dossier d'autorisation lors d'une amélioration du système par le client dans les 6 mois qui suivent la délivrance de l'autorisation

• accompagner le détenteur d'une autorisation afin qu'il puisse satisfaire aux conditions de cette autorisation, y compris la dispense d’une formation relative à l’utilisation de l’autorisation

• enregistrer et transmettre au service compétent des demandes du client relatives à des activités spécifiques qu’il souhaite exercer et pour lesquelles un contrôle ou un suivi des Douanes et Accises est nécessaire

 

En tant que

personne de contact (SPOC = Single Point of Contact)

entretenir de bonnes relations directes avec les clients (potentiels)

afin de

assurer une bonne circulation de l'information en ce qui concerne les affaires relatives à la clientèle et simplifier au maximum les contact entre le client et l’Administration

 

Exemples de tâches

• être le premier point de contact avec le client

• veiller à une circulation adéquate des informations (internes et externes)

• répondre aux questions des clients relatives à l’usage de ses autorisations

• remplir en interne le rôle d'ambassadeur pour le client

 

En tant que

conseiller externe

conseiller les opérateurs économiques et autres institutions dans certaines matières spécifiques

afin de

garantir une application aussi efficace que possible des procédures

 

Exemples de tâches

• accueillir et conseiller les entreprises et d’autres institutions

• préparer et traiter des dossiers

• assurer le suivi du dossier et collecter les informations y afférentes

• rédiger des notes de synthèse

• établir et expliquer de points de vue

 

En tant que

représentant de l’ Administration Générale Douane et Accises

collaborer activement à la promotion systématique des produits et du fonctionnement de l'organisation, aussi bien auprès du grand public qu'auprès de groupes cibles spécifiques, et être coresponsable des relations publiques de l'organisation

afin de

donner au "monde extérieur" une bonne vision des produits et du fonctionnement de l'organisation

 

Exemples de tâches

• participer à la rédaction de textes de vulgarisation, de descriptions et de fiches concernant les produits et le fonctionnement de l'organisation

• donner des conférences pour des associations dont les activités sont proches de celles de l'organisation

• participer de manière active aux événements professionnels (journées d'étude, colloques, foires, etc.) et représenter l'organisation lors d'événements nationaux et internationaux

• des explications techniques aux visiteurs et aux clients potentiels

 

En tant que

coordinateur de nouvelles entreprises

accompagner tous les clients de manière bienveillante lors d'une demande de nouvelle autorisation ou modification d'une autorisation

afin de

compléter le dossier d'autorisation en ce qui concerne la recevabilité de la demande

 

Exemples de tâches

• mettre en oeuvre un dossier d'autorisation électronique après réception d'une demande d'autorisation

• envoyer un questionnaire au client et, par la suite, vérifier que ce questionnaire a été entièrement complété

• analyser les activités du client: > vérifier que le régime de l'autorisation répond aux besoins du client et vérifier si une autorisation complémentaire pourrait être utile

• démarrer un dossier client

 

En tant que

expert

étudier l'impact de l'innovation d'une autorisation (à l'initiative du client, suite à des développements du marché ou conformément au plan stratégique D&A) sur les modalités actuelles de l'autorisation et participer à l’élaborations des nouveaux modèles de prestations de service

afin de

assurer une meilleure collaboration entre le client et les D&A

 

Exemples de tâches

• analyse de l'impact de l'innovation du Grand Client sur l'autorisation actuelle

• s'il y a présomption d'impact, définir les actions et les objectifs du projet d'innovation

• exécuter des projets d'innovation et veiller à ce que les objectifs formulés soient atteints

• suivre les développements du marché et analyser l'impact éventuel sur la collaboration du Grand Client et des D&A > analyser les développements de marché > proposer un projet d'innovation au Grand Client

• proposer au Grand Client d'assurer une meilleure collaboration dans le cadre du plan stratégique D&A > vérifier les priorités du plan stratégique D&A > proposer un projet d'innovation au Grand Client

 

En tant que

coach

soutenir et conseiller les collaborateurs et les nouveaux collègues

afin de

permettre à ces collaborateurs et ces collègues de contribuer de manière optimale au bon fonctionnement du service, en fonction de leurs compétences

 

Exemples de tâches

• être ouvert aux questions et aux remarques

• partager son expérience (faire un exemple pour l'exercice pratique de la fonction)

• fournir une assistance

• participer à des séminaires et à des formations

 

En tant que

formateur

transmettre des connaissances sous une forme appropriée à des collègues ou à des collaborateurs

afin de

leur permettre de mieux exécuter leurs tâches actuelles ou futures

 

Exemples de tâches

• donner une formation à de nouveaux collaborateurs

• donner une formation à tous les collaborateurs afin de leur apporter une meilleure compréhension du contexte de leurs tâches; donner une formation à tous les collaborateurs lors de l'introduction de nouvelles méthodes de travail ou de nouvelles techniques

• résumer les connaissances récemment acquises pour les collègues de façon à ce qu'ils continuent à maîtriser au moins les principes de chaque discipline

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	ad hoc
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres services publics féderales/parastataux	conseils écrits	banques de données	ad hoc
propre SPF	conseils écrits	banques de données	ad hoc
propre équipe	questions orales	contact personnel	quotidien
autre équipe	questions/conseils orales/écrites	en tant que dossier	quotidien
management	législation (loi, AR, AM,...)	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	conseils écrits/questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	conseils oraux/questions orales	contact personnel	ad hoc
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres services publics féderales/parastataux	conseils écrits	banques de données	ad hoc
propre SPF	conseils écrits	banques de données	ad hoc
propre équipe	questions orales/écrites	en tant que dossier	quotidien
autre équipe	questions orales/écrites	en tant que dossier	quotidien
autres services publics féderales/parastataux	questions/conseils écrit(e)s	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef d'équipe Démarchage et Gestion des Autorisations

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la planification des missions propres (dans les limites d'objectifs clairement définis et de directives opérationnelles, conformément à un cadre réglementaire/légal et dans les accords de planification annuel et trimestriel)

• la surveillance de l'utilisation et de l'application des autorisations par les entreprises individuelles

• l'information du client/de l'entreprise en ce qui concerne les droits et obligations au niveau fiscal

• l'identification des intérêts et des besoins de l'entreprise, outre les sécurités que l'entreprise peut offrir en matière de respect de ses obligations à l'égard de l'autorité

• l'exécution ou pas de projets d'innovation relatifs aux autorisations et aux accords de collaboration entre le client et l'autorité

• la mise sur pied et l'entretien d'une relation avec des clients potentiels/individuels

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les dérogations aux procédures et aux directives prévues au cadre réglementaire/légal

• des changements relative aux priorités

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• à la législation relative aux Douanes et Accises et aux diverses législations pour lesquelles les Douanes et Accises ont certaines compétences

 

Quelles innovations

• L'exécution de projets d'innovation qui améliorent la collaboration entre le Grand Client et les D&A, peut donner lieu à des adaptations/innovations des méthodes de travail des D&A en général

 

Sur base de quel cadre de référence

• Best practices et les objectifs du management

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.