Identification de la fonction

Code de la fonction : DFI351

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 05. Fiscalité (FI)

Raison d'être de la fonction

traiter et prendre la responsabilité des dossiers complexes qui requièrent une connaissance approfondie, formuler des demandes d’avis, établir des projets d’autorisations transfrontalières (ATF) et des projets d’autorisations complexes et diriger des agents d’autres (niveaux B et C)

afin de

garantir un traitement pertinent et adéquat des dossiers

 

répondre aux questions et fournir de l'assistance aux entreprises et aux citoyens et /ou à des clients internes

afin de

maximaliser la satisfaction des clients

 

Finalités

En tant que

analyste

analyser les informations collectées en rapport avec les dossiers jugés de complexité élevée

afin de

traiter les dossiers soumis dans les meilleurs délais et de manière efficace

 

Exemples de tâches

• collecter les informations

• analyser les éléments composant les dossiers

• organiser l’information

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

traiter et suivre les dossiers complexes avec une attention accrue à la qualité des dossiers et au respect des délais légaux

afin de

garantir un traitement pertinent et adéquat des dossiers

 

Exemples de tâches

• déterminer, de manière autonome, l’approche d’un dossier complexe et les actions nécessaires après analyse et interprétation des données

• analyser les éléments intrinsèques du dossier et, si nécessaire, les approfondir (demande d’informations complémentaires, demandes de clarification d’éléments particuliers, demandes de documents spécifiques, etc.)

• prendre la responsabilité de la décision et établissement de rapports / documents, transmission de décisions aux activités, processus et services liés

• vérifier la concordance des données avec la réglementation applicable et en tirer les conclusions qui s’imposent

 

En tant que

rapporteur

rédiger les rapports nécessaires

afin de

informer les clients et le propre SPF en ce qui concerne le traitement du dossier

 

Exemples de tâches

• rédiger les rapports, les comptes rendus et la correspondance nécessaires

 

En tant que

expert

donner un avis à d'autres collègues de l'équipe

afin de

permettre le règlement rapide, correct et efficace des dossiers qui sont confiés à l'équipe

 

Exemples de tâches

• suivre les dossiers réglés par les membres de l'équipe

• donner un avis en ce qui concerne les dossiers complexes à la demande des membres de l'équipe

 

En tant que

spécialiste

traiter les dossiers les plus complexes

afin de

clôturer ces dossiers d'une manière correcte, objective et efficace

 

Exemples de tâches

• analyser les éléments composant les dossiers

• détecter les aspects problématiques des dossiers

• prendre les mesures adéquates

• examiner les résultats obtenus

 

En tant que

coordinateur

coordonner l'équipe

afin de

d'arriver à une bonne répartition des tâches entre les différents membres de l'équipe

 

Exemples de tâches

• distribuer les dossiers en fonction du degré de difficulté

• distribuer le courrier aux membres de l'équipe

• répartir les dossiers entre les différents membres de l'équipe compte tenu de leurs connaissances et aptitudes

• prendre des décisions en matière de priorité de certaines activités

 

En tant que

coach

soutenir et conseiller les collaborateurs et les nouveaux collègues

afin de

permettre à ces collaborateurs et ces collègues de contribuer de manière optimale au bon fonctionnement du service, en fonction de leurs compétences

 

Exemples de tâches

• être ouvert aux questions et aux remarques

• partager son expérience (exemple d'exercice pratique de la fonction)

• fournir une assistance

• participer aux séminaires et formations

 

En tant que

formateur

transmettre des connaissances sous une forme appropriée à des collègues ou à des collaborateurs

afin de

leur permettre de mieux exécuter leurs tâches actuelles ou futures

 

Exemples de tâches

• donner une formation à de nouveaux collaborateurs

• donner une formation à tous les collaborateurs afin de leur apporter une meilleure compréhension du contexte de leurs tâches; donner une formation à tous les collaborateurs lors de l'introduction de nouvelles méthodes de travail ou de nouvelles techniques

• résumer les connaissances récemment acquises pour les collègues de façon à ce qu'ils continuent à maîtriser au moins les principes de chaque discipline

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	questions/conseils écrit(e)s	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions/informations orales	contact personnel	ad hoc
autres services publics fautres services publics féderales/parastataux	information écrite	banques de données/ par lettre, e-mail	ad hoc
management	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
propre SPF	information écrite	banques de données/ par lettre, e-mail	ad hoc
propre équipe	conseils/questions orales	contact personnel	quotidien
autre équipe	conseils/questions orales/écrit(e)s	contact personnel/en tant que dossier	quotidien
management	législation (loi, AR, AM,...)	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	conseils/questions écrit(e)s	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	conseils/questions orales	contact personnel	ad hoc
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres services publics féderales/parastataux	conseils écrits	banques de données	ad hoc
propre SPF	conseils écrits	banques de données	ad hoc
propre équipe	conseils/questions écrit(e)s/orales	en tant que dossier/ contact personnel	quotidien
autre équipe	conseils/questions écrit(e)s/orales	en tant que dossier/ contact personnel	quotidien
autres services publics féderales/parastataux	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef d'équipe Démarchage et Gestion des Autorisations

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• distribution des dossiers entre les membres de l'équipe

• la manière d’approcher un dossier

• l’organisation de ses activités dans le cadre d’objectifs précis

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les dérogations aux procédures et aux directives prévues au cadre réglementaire/légal

• des changements relatifs aux priorités

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• à la législation relative aux Douanes et Accises et aux diverses législations pour lesquelles les Douanes et Accises ont certaines compétences

• les objectifs stratégiques et opérationnels fixés par sa ligne de management

 

Quelles innovations

• la fonction peut proposer de créer, améliorer et actualiser ses techniques, méthodes et procédures de travail et en proposer la généralisation par la création ou la modification de directives opérationnelles

 

Sur base de quel cadre de référence

• les objectifs stratégiques et opérationnels fixés par sa ligne de management

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.