Identificatie van de functie

Functiecode : DFI351

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 05. Fiscaliteit (FI)

Doel van de functie

verantwoordelijkheid nemen over en behandelen van complexe dossiers die een doorgedreven kennis vereisen, opstellen van adviesaanvragen, opstellen van ontwerpen van grensoverschrijdende vergunningen (GOV) en complexe vergunningen en aansturen van andere medewerkers (niveaus B en C)

teneinde

een correcte en accurate afhandeling van de dossiers te garanderen

 

beantwoorden van vragen en leveren van bijstand aan ondernemingen en burgers en/of interne klanten

teneinde

de klantentevredenheid te optimaliseren

 

Resultaatgebieden

Als

analist

analyseren van de verzamelde informatie betreffende de dossiers die als complex beoordeeld worden

teneinde

de voorgelegde dossiers binnen de kortste termijn en op de meest efficiënte manier af te handelen

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van informatie

• het analyseren van de elementen van het dossier

• het ordenen van de informatie

 

Als

dossierbeheerder

behandelen en opvolgen van complexe dossiers met veel aandacht voor de kwaliteit van het dossier en het respecteren van de wettelijke termijnen

teneinde

een correcte en accurate afhandeling van de dossiers te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het zelfstandig bepalen van de aanpak van een complex dossier en van de nodige acties na analyse en interpretatie van de gegevens

• het analyseren van de elementen die deel uitmaken van het dossier en, indien nodig, het onderzoeken (vraag naar bijkomende informatie, verzoek om bepaalde elementen te verduidelijken, vraag naar specifieke documenten, etc.)

• het nemen van verantwoordelijkheid van beslissing en het opmaken van verslag / documenten; het doorgeven van beslissingen aan gelinkte activiteiten, processen en diensten
  

• het nagaan of de gegevens overeenstemmen met de reglementering van kracht en conclusies trekken

 

Als

rapporteur

het opstellen van de nodige verslagen

teneinde

zowel de klanten als de eigen FOD te informeren omtrent de behandeling van het dossier

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van de nodige rapporten, verslagen en briefwisseling

 

Als

deskundige

het verstrekken van advies aan andere collega's van het team

teneinde

de afhandeling van de dossiers die aan het team zijn toegewezen, op een snelle, correcte en efficiënte wijze te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de dossiers die door de teamleden worden afgehandeld

• het verlenen van advies met betrekking tot complexe dossiers op vraag van de teamleden

 

Als

specialist

het behandelen van de meest complexe dossiers

teneinde

deze dossiers op een correcte, objectieve en efficënte manier af te handelen

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van de elementen die het dossier vormen

• het opsporen van de problematische aspecten van het dossier

• het nemen van gepaste maatregelen

• het onderzoeken van de bereikte resultaten

 

Als

coördinator

het coördineren van het team

teneinde

tot een goede taakverdeling onder de verschillende teamleden te komen

 

Voorbeelden van taken

• het uitdelen van de dossiers volgens moeilijkheidsgraad

• het uitdelen van de briefwisseling aan de teamleden

• het verdelen van de dossiers onder de verschillende teamleden rekening houdend met hun kennis

• het nemen van beslissingen inzake de prioriteit van bepaalde activiteiten

 

Als

coach

het ondersteunen en adviseren van de medewerkers en nieuwe collega's

teneinde

ervoor te zorgen dat deze medewerkers en collega's, afhankelijk van hun competenties, bijdragen aan de optimale realisatie van het project

 

Voorbeelden van taken

• het openstaan voor vragen en opmerkingen

• zijn ervaring delen (het stellen van een voorbeeld voor de praktische uitoefening van de functie)

• het verlenen van bijstand

• het deelnemen aan seminaries en opleidingen

 

Als

opleider

het in aangepaste vorm doorgeven van kennis aan collega's of medewerkers

teneinde

hen in staat te stellen om hun huidige of toekomstige taken beter uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van opleiding aan nieuwe medewerkers

• het geven van opleiding aan alle medewerkers om hen een beter inzicht te geven in de achtergrond van hun taken, alsook het geven van opleiding aan alle medewerkers bij de invoering van nieuwe werkmethodes of technieken

• het samenvatten van de recent verworven kennis voor collega's zodat zij minstens de beginselen van elk vakgebied blijven beheersen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen/adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen/informatie	persoonlijk contact	ad hoc
andere federale overheidsdiensten/parastatalen	schriftelijke informatie	databanken/ per brief, e-mail	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
eigen FOD	schriftelijke informatie	databanken/ per brief, e-mail	ad hoc
eigen team	mondelinge adviezen/vragen	persoonlijk contact	dagelijks
ander team	schriftelijke/mondelinge adviezen/vragen	persoonlijk contact/als dossier	dagelijks
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen/vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen/vragen	persoonlijk contact	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheidsdiensten/parastatalen	schriftelijke adviezen	databanken	ad hoc
eigen FOD	schriftelijke adviezen	databanken	ad hoc
eigen team	schriftelijke/mondelinge adviezen/vragen	als dossier/ persoonlijk contact	dagelijks
ander team	schriftelijke/mondelinge adviezen/vragen	als dossier/ persoonlijk contact	dagelijks
andere federale overheidsdiensten/parastatalen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de teamchef Werven en Vergunningenbeheer

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de verdeling van de dossiers onder de leden van het team

• de wijze van aanpak van een dossier

• de organisatie van zijn activiteiten in het kader van gerichte doelstellingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• afwijkingen van de procedures en richtlijnen die voorzien zijn in het reglementair/wettelijk kader

• veranderingen inzake prioriteiten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de douane- en accijnswetgeving en de diverse wetgevingen waarvoor Douane en Accijnzen enige bevoegdheid heeft

• de strategische en operationele doelstellingen vastgelegd door zijn managementlijn

 

Welke vernieuwingen

• de functie kan voorstellen doen voor het ontwikkelen, verbeteren en actualiseren van zijn technieken, methodes en werkprocedures en voorstellen om deze te veralgemenen door de operationele richtlijnen te ontwikkelen of te wijzigen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de strategische en operationele richtlijnen vastgelegd door zijn managementlijn

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.