Afdrukken

Adviseur-generaal managementondersteuning (overheidsbegroting en overheidsfinanciën) - Directeur (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB021

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Het leiden, plannen, coördineren, richten, ondersteunen, begeleiden, aanmoedigen, onderhandelen en innemen van standpunten alsook het nemen van beslissingen die nodig zijn in het kader van het uitbouwen van de dienst en een expertisecentrum voor het onderzoek, de opmaak en de ontwikkeling van methodes, normen en technieken inzake begroting, interne controle, beheerscontrole, kwaliteitstoezicht en toezicht op het vlak van de evaluatie (ex ante en ex post) en interne audit

teneinde

ervoor te zorgen dat de betrokken medewerkers (zowel interne - statutaire en tijdelijke - als externe) over een gecoördineerde visie en leiding kunnen beschikken en dat zij bij problemen bijgestaan en ondersteund worden. Dit alles kadert in een gecoördineerde samenwerking met de verantwoordelijken van de verschillende openbare instellingen (de voorzitters en de mandaathouders van de verschillende FOD's). Dit om deze laatsten een beter inzicht te geven op de werking van hun FOD, zowel op operationeel als op budgettair vlak, alsook om ervoor te zorgen dat de uitgebouwde interne controle, beheerscontrole en interne audit binnen de verschillende FOD's gebaseerd zouden zijn op goede methodes en normen die aanpasbaar zijn aan de continue wijziging van de omgeving en de omstandigheden.

 

De nieuwe beheerscultuur gecoördineerd te laten ingang vinden in de verschillende FOD's en ervoor zorgen dat er een intern controlesysteem en een interne audit op een geordende manier ingevoerd wordt, rekening houdend met de bestaande methoden en technieken die aanleiding moeten geven tot het optimaliseren van de bestaande werkzaamheden zowel voor de medewerkers als voor de leidinggevenden van de FOD

teneinde

het toezicht, de controle, de beheersing, het overzicht, de kwaliteit, de ontwikkeling, de kengetallen, de communicatie, de processen met betrekking tot de interne controle, de beheerscontrole en de audits binnen de verschillende openbare diensten te realiseren die door de bevoegde instanties (de bevoegde ministers, de minister van Begroting, de ministerraad, de Inspectie van Financiën, het Rekenhof, de EU en de OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling) en andere externe toezichthouders (zoals revisoren, IIA (Institute of Internal Auditors))) ook erkend worden wat betreft opbouw, kwaliteit en uitvoering.

 

Het verzekeren van een kwalitatief erkend expertisecentrum op het vlak van begroting, interne controle, beheerscontrole, audit, kwaliteitstoezicht en op het vlak van de evaluatie (ex ante en ex post). Daarnaast dient dit expertisecentrum ook aangepaste technieken aan te reiken die het mogelijk moeten maken om bepaalde evoluties binnen de begroting, op basis van macro-economische veranderingen, te kunnen inschatten.
Dit zowel op budgettair vlak als op het vlak van de interne beheersing en de processen ervan

teneinde

ervoor te zorgen dat de vooropgestelde doelstellingen van de betrokken ministers (en van hun voorzitters) kunnen bereikt worden op een zo optimaal mogelijke manier en dat deze verantwoordelijken tijdig op de hoogte gesteld worden van de toekomstige budgettaire gevolgen van de wijzigende economische indicatoren opdat zij passende maatregelen zouden kunnen treffen op basis van een adequaat uitgebouwd intern controlesysteem en een goed werkende audit. Deze laatsten zullen op basis van correcte, concrete en geactualiseerde KPI's (Key Performance Indicators) de nodige budgettaire en operationele inlichtingen en informatie aan de bevoegde verantwoordelijken moeten kunnen aanbieden.

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    het coördineren, leiden, een visie bepalen en communiceren, richten, informeren, ondersteunen, adviseren, bijstaan en opvolgen van de acties, verrichtingen en ontwikkelingen die zich voordoen m.b.t. het goed functioneren van de dienst, de goede verstandhouding en de atmosfeer binnen de groep en een goed imago naar de omgeving toe, zijnde de voorzitters en hun mandaathouders van de verschillende FOD's en dit in het kader van de ondersteuning, het expertisecentrum en het ontwikkelen van aangepaste methoden en technieken m.b.t. het uitbouwen van interne controlesystemen, beheerssystemen en een interne audit binnen de federale overheidsinstellingen

teneinde

    door een duidelijke communicatie en een goede sfeer en verstandhouding binnen de dienst, die gebaseerd is op transparantie en open communicatie, zo optimaal mogelijke diensten, hulp en bijstand te kunnen aanbieden aan de andere FOD's opdat deze laatste, op een zo verantwoordelijk mogelijke manier, de hen ter beschikking gestelde overheidsmiddelen op een zo doeltreffend, doelmatig en zuinig mogelijke manier kunnen aanwenden om hun voorgenomen doelstellingen te bereiken. De leiding van de dienst (intern) en de leiding van de verschillende initiatieven van de dienst (extern) zijn beiden gebaseerd op een duidelijke visie , transparantie  (het doorgeven van informatie en goede praktijken), op een open communicatie  (rekening houdend met de vertrouwelijkheid van de gegevens van elk van de organisaties waarmee samengewerkt wordt), alsook een luisterend oor zijn  voor de vragen en de opmerkingen die overgemaakt worden en dit om samen met de betrokken personen een positieve  oplossing te zoeken of eventuele aanpassingen voor te stellen.

 

Voorbeelden van taken
  • het opmaken van een duidelijke planning van acties die men voor het lopende jaar wenst te verwezenlijken met de dienst en hoe dit kadert in de algemene plannen van de voorzitter van de FOD alsook binnen de door de regering bekendgemaakte beleidsplannen en regelgeving. Daarnaast het bepalen van de strategie voor de lange en middellange termijn - rekening houdend met de mogelijke risico's die zich zouden kunnen voordoen - en bijdragen tot het realiseren van een nieuwe managementcultuur binnen de organisatie en binnen de federale overheid m.b.t. de interne controle, beheerscontrole en interne audit.
  • op basis van het beleid van de bevoegde minister of op eigen initiatief en rekening houdend met de geconstateerde problemen binnen de verschillende overheidsinstellingen, op aanvraag van specifieke FOD's, van het forum van de voorzitters, van het forum van de stafdirecteurs B&B (die als opdracht hebben de beheerscontrole binnen hun organisatie te coördineren) het selecteren, afbakenen en toekennen van prioriteiten bij de uitvoering van projecten die de dienst wenst te verwezenlijken
  • het coördineren van de HR voor de betrokken dienst. In samenspraak met de voorzitter en de stafdirecteur P&O (Personeel en Organisatie) de nodige initiatieven nemen tot aanwerving en selectie van kandidaat-medewerkers (experts) voor de dienst Management Support. Het informeren en communiceren van de bestaande en de op til zijnde ontwikkelingen, alsook van de werking van de verschillende toezichts-, beheers- en auditinstrumenten, strategieontwikkelingen en de besturingsmodellen van overheidsorganisaties. Samen met de betrokken medewerkers toezien op de opvolging van de verschillende projecten van de dienst en, overeenkomstig de operationele plannen van het management, ervoor zorgen dat de nodige middelen beschikbaar zijn om deze tijdig te realiseren.
  • het begeleiden en ondersteunen van de medewerkers (intern of extern) bij de uitvoering van bepaalde projecten, methoden en technieken in het kader van interne controle, beheerscontrole, kwaliteitscontrole, risico-inschatting en interne audit. Helpen bij de opmaak van wet en regelgeving voor de publieke overheidsdiensten m.b.t. interne controle, beheerscontrole, interne audit, enz.
  • de leiding van grote projecten met vele externe betrokkenen op zich nemen en de uitvoering en de resultaten op een duidelijke, gestructureerde manier communiceren naar alle deelnemers en verantwoordelijken opdat de vooropgestelde planning tijdig gehaald zou worden en opdat er bruikbare resultaten verkregen zouden worden voor de betrokken clienten, (zijnde de voorzitters, de minister, de betrokken mandaathouders, de burger) en het opvolgen van de verschillende ontwikkelcirkels van de verschillende medewerkers. Hierbij inbegrepen het zorgen voor een tijdige vorming en bijscholing opdat deze medewerkers als kundigen aanvaard zouden worden door de andere FOD's en hun verantwoordelijken en zodoende een positief imago van de dienst zouden uitstralen.

 

Als
beleidsadviseur
    het adviseren, ontwerpen, aanbrengen, informeren en bespreekbaar maken van de algemene economische aspecten van het functioneren van de overheidssector met als centraal aandachtspunt het goed beheer van schaarse middelen. Helpen bij de strategie en het beheer van het financieel en operationeel beleid in de overheidssector. De relaties tussen overheidsdiensten in de overheidssector en de besturingsmiddelen en strategieën van overheidsorganisaties helpen organiseren. Met betrekking tot deze materies (interne beheersing, interne controle, beheerscontrole, audit, kwaliteitscontrole, enz.) helpen een op elkaar afgestemd en correct beeld te geven naar de Europese en internationale instellingen toe

teneinde

    het imago van de Belgische administratieve publieke instellingen zo positief mogelijk over te brengen, alsook om een gecoördineerde werking te verkrijgen binnen en tussen de verschillende overheidsinstellingen die op deze manier de wensen en verlangens van de burgers, de verenigingen en het parlement op een zo doeltreffend, doelmatig en zuinig mogelijke manier invullen. Hierbij zal rekening gehouden worden met de wijzigende omstandigheden en noden van de verschillende personen en organisaties.

 

Voorbeelden van taken
  • het verschaffen van informatie over de algemene economische aspecten van het functioneren van de overheidssector, het omgaan met schaarse overheidsmiddelen, de inrichting van de begrotings- en beleidscyclus en helpen bij de wetgeving en techniek van de externe verslaggeving van organisaties, externe verantwoording van overheidsmiddelen, soorten verslaggevingsregels, de wetgeving inzake externe verslaggeving, waarderingsvragen, deelnemingen en consolidatie
  • het geven van adviezen en het helpen ontwikkelen van de wetgeving en regelgeving met betrekking tot de inrichting van de planning- en controlecyclus, de managementverslaggeving, de budgettering, het leveren van kengetallen, het opzetten, ontwikkelen en onderhouden van controle-instrumenten, kwaliteitsmodellen en operationele en prestatieaudits.
  • deelnemen aan internationale en Europese bijeenkomsten die betrekking hebben op interne controle, beheerscontrole, audit, kwaliteitscontroles - zowel op budgettair als operationeel vlak - in de hoedanigheid van vertegenwoordiger van België.
  • in de hoedanigheid van coördinator het verzamelen en ordenen van de verschillende analytische componenten die door de verschillende FOD's worden aangebracht (cf. FEDCOM, het nieuw te ontwikkelen systeem voor het beheer van de federale comptabiliteit)
  • het bijstaan van de minister van Begroting in en hem adviseren bij parlementaire commissies of op andere momenten waarop hij antwoorden dient te geven die betrekking hebben op onder andere het toezicht, de controle, het beheer en de audit van de overheidsinstellingen.

 

Als
beheerder
    het coördineren, opvolgen, inschatten en aanwijzen van de nodige mensen en middelen die door de dienst ter beschikking kunnen gesteld worden voor de verwezenlijking van de voornaamste projecten, in het kader van de realisatie van de vooropgestelde doelstellingen van de dienst die binnen de gemeenschappelijke doelstellingen van de FOD en van de federale publieke overheid kaderen

teneinde

    door middel van een duidelijke visie, die aan de medewerkers meegedeeld en door de voorzitter goedgekeurd wordt, prioriteiten over de te realiseren doelen i.v.m.SMART vast te leggen. Hierbij wordt de nodige aandacht besteed aan het doeltreffend, doelmatig en zuinig omspringen met de ter beschikking gestelde middelen. De beheerder zal de specifieke projecten aan zijn/haar medewerkers toewijzen op basis van hun kwaliteiten en bekwaamheden, zodat er optimaal gebruik kan gemaakt worden van het aanwezige potentieel om de verwezenlijking van de vooropgestelde doelstellingen van de klanten en van de organisatie tot stand te brengen. Door middel van een goede communicatie en rapportage een transparantie trachten teweeg te brengen die de sfeer binnen de dienst ten goede komt en die deze goede, positieve houding ook overbrengt naar de partners van de dienst. De beheerder zal de voorzitter en de mandaathouders ook tijdig op de hoogte brengen van mogelijke problemen die zich zouden kunnen voordoen en die het verwezenlijken van de doelstellingen in gevaar zouden kunnen brengen.

 

Voorbeelden van taken
  • het opstellen van een duidelijke, klare planning van middelen (personeel en andere) en projecten alsook de doelstellingen van de dienst afstemmen op het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijd) en ook duidelijk meedelen aan de medewerkers op basis van welke parameters dit zal gebeuren ( open communicatie ); daarnaast is er een regelmatige opvolging van de verschillende projecten en hun resultaten en het duidelijk communiceren naar de medewerkers toe
  • het bijstaan, ondersteunen en helpen van de medewerkers indien er zich problemen voordoen, op eenvoudige vraag van de betrokkenen of bij wijzigende omstandigheden; het duidelijk vastleggen van de prioriteiten binnen de doelstellingen opdat de strategische doelstellingen van de organisatie waartoe de dienst bijdraagt niet in gevaar zouden komen; hierbij voorzien in een goede coördinatie bij het inzetten van mensen, HRM, op basis van hun capaciteiten, mogelijkheden en expertise opdat deze zo optimaal mogelijk ten dienste zou komen van de verschillende partners (klanten)
  • borg staan voor een goede planning van de vaste en variabele uitgaven van de dienst opdat er voor het volledige jaar voldoende middelen beschikbaar zouden zijn om de gevraagde opdrachten tot een goed einde te brengen; er ook voor zorgen dat men vooruitziend is qua vorming van de medewerkers opdat zij steeds de nodige expertise zouden kunnen behouden om hun taken correct uit te voeren.
  • luisteren naar de wensen en verwachtingen van de klanten en het nemen van de nodige initiatieven om deze te realiseren of er zo goed mogelijk aan tegemoet te komen; hierbij ook zorgen voor een goede communicatie van de genomen initiatieven en de reeds bereikte resultaten, alsook de risico's inschatten van de mogelijke obstakels die zich zouden kunnen voordoen
  • het realiseren van een netwerk van specialisten m.b.t. de materie interne controle, beheerscontrole, kwaliteitscontrole opdat er een betere informatie-uitwisseling zou ontstaan tussen de verschillende verantwoordelijken van de verschillende FOD's

 

Als
coach
    het ondersteunen, aanmoedigen en adviseren van leidinggevenden van een organisatie of leidinggevenden die binnen een organisatie aangesteld zijn (door de wet, door de minister of door hun hiërarchische meerdere) en het aanreiken en aanwijzen van methodes en technieken, instrumenten en modellen, systemen en realisaties, normen en ratio's

teneinde

    een beter toezicht te krijgen op de organisatie en haar werking, de realisaties en de resultaten, het efficiënt gebruik van middelen, de kwaliteit van de gegevens en de prestaties en de tevredenheid van de klanten en shareholders.

 

Voorbeelden van taken
  • het helpen van de leidinggevende bij het verduidelijken en bepalen van de 'rangorde' van doelstellingen (zijnde de doelstellingen van de organisatie), inclusief helpen bij en wijzen op de noodzaak van het concreet bepalen van de verantwoordelijkheden binnen de organisatie en de opvolging van deze verantwoordelijkheden en het helpen ontwikkelen en aanpassen van specifieke systemen, templates en instrumenten opdat zij bruikbaar zouden zijn voor hun specifieke organisatie of deelorganisatie.
  • het onderrichten en vormen van groepen mensen die zullen aangesteld worden om de risico's binnen de organisaties correct, adequaat en waarheidsgetrouw in te schatten
  • wijzen op gevaren, risico's, onvolkomenheden, goede praktijken, enz.; hen in contact brengen met mogelijke andere oplossingen of andere systemen om specifieke problemen op te lossen evenals hen wijzen op hun verantwoordelijkheden en op de nieuwe ontwikkelingen die zich voordoen op nationaal, Europees of internationaal vlak op het gebied van interne controle, beheerssystemen, kwaliteitsnormen, IIA-normen, nieuwe modellen of technieken, financiële of budgettaire ratio's, ICT-ontwikkelingen en dergelijke.
  • hen begeleiden bij en hun aandacht vestigen op bepaalde wettelijke verplichtingen (nationale, Europese of internationale) waaraan zij, overeenkomstig de door België geratificeerde verdragen en de door België uit te voeren Europese verordeningen en richtlijnen, binnen bepaalde tijdspannes dienen te beantwoorden
  • hen voorbeelden geven op het vlak van rapportage naar Europese of internationale organisaties toe met betrekking tot de door België ingenomen standpunten

 

Als
extern raadgever/adviseur
    met betrekking tot de initiatieven en ontwikkelingen binnen de verschillende FOD's , POD's en andere overheidsdiensten, informatie en ondersteunende adviezen geven om de risico's duidelijk kenbaar te maken en deze zo goed mogelijk in de toekomst te helpen afdekken om zodoende de doelstellingen van de FOD's en POD's op budgettair en operationeel vlak te helpen verwezenlijken. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de vooropgestelde doelstellingen, hoe de hun toegewezen middelen overeenkomstig de 3 E's aangewend worden om de risico's zo optimaal mogelijk af te dekken (Hier vindt men de link ook terug met de interne en externe auditors)

teneinde

    een correct beeld te geven van de strategische en beleidskundige ontwikkelingen, positieve en negatieve effecten van beheersingssystemen, de gerealiseerde of de opgestarte interne controlesystemen, beheerssystemen, kwaliteitscontroles, de gebruikte normen en de interne & externe audits aan de OESO, Europese Commissie, Internationale organisaties, het Rekenhof, externe consultants, universiteiten, het Kabinet van de Minister van Begroting, het Parlement en natuurlijk de burger om op een correcte en betrouwbare manier verantwoording te kunnen afleggen over de hun toegewezen en de gebruikte overheidsmiddelen.

 

Voorbeelden van taken
  • Deelnemen aan internationale fora binnen en buiten Europa in het kader van de interne controle, beheerscontrole, risicobeheersing, kwaliteitscontrole, audit en andere gebieden die er nauw bij betrokken zijn, inclusief verslaggeving naar de betrokken internationale en Europese instellingen over het niveau van de invoering van een adequaat intern controlesysteem (beheerssysteem) en audit die kunnen instaan voor een correcte opvolging van de toegewezen middelen.
  • Het informeren en communiceren over de bestaande en de op til zijnde ontwikkelingen en over de werking van de verschillende toezichts-, beheers- en auditinstrumenten, strategie-ontwikkelingen en besturingsmodellen van overheidsorganisaties.
  • Het analyseren en rapporteren over bestaande berekeningsvaardigheden en inzichten, investeringsselecties, beslissingsberekeningen en waarderingsmethoden binnen de federale overheidsdiensten en hun projecten die worden gefinancierd met Europese gelden
  • In onderling overleg (met deze externe organisaties) het opstellen en overmaken van evaluatierapporten over de ontwikkelingen binnen de federale overheidsdiensten m.b.t. de kwantitatieve en kwalitatieve kengetallen van het beleid en management omtrent financiële en menselijke middelen die ingezet worden met betrekking tot specifieke projecten die kaderen binnen de Europese of Internationale regelgeving (richtlijnen, verdragen, bilaterale overeenkomsten tussen België en andere internationale instellingen of landen.)
  • Het uitbouwen en onderhouden van netwerken met ambtenaren uit andere landen binnen en buiten Europa om nieuwe ideeën, ervaringen en initiatieven te leren kennen en te ontwikkelen die bruikbaar kunnen zijn voor de Belgische overheidsdiensten (FOD's, POD's, Ministeries en andere openbare instellingen).

 

Als
intern raadgever/adviseur
    het aanvoeren van aanbevelingen, suggesties, adviezen, voorstellen, het bijdragen van gegevens, methoden, tips, hindernissen, documentatie en aandachtspunten aan de voorzitters van de FOD's (verticaal en horizontaal) , POD's, het Ministerie van Defensie en andere parastatale instellingen alsook aan de andere mandaathouders zoals de stafdirecteurs Budget & Beheerscontrole die dienen als rechtstreeks raadgever naar hun voorzitter en het directiecomité toe met betrekking tot de ontwikkelingen binnen de organisatie op het vlak van de interne controle, de beheerscontrole en de interne audit. Daarnaast is er ook een zeer nauw contact met de mensen van het Rekenhof en de beleidscel van de FOD Budget & Beheerscontrole, alsook met de verantwoordelijken van de Kanselarij, de FOD P&O en Fedict die ook deel uitmaken van de Shared Services (horizontale FOD's)

teneinde

    binnen de verschillende Belgische federale instellingen een intern controlesysteem, een beheerssysteem en een interne audit op te bouwen die voldoen aan de internationale normen met betrekking tot deze materies en die zodoende aan het Directiecomité onder leiding van de voorzitter, aan de Inspecteur van Financiën en aan het Rekenhof de nodige zekerheden moeten kunnen aanbieden en verzekeren m.b.t. de geleverde budgettaire elementen qua correctheid, volledigheid, betrouwbaarheid en juistheid en die duidelijk moeten maken dat de betrokken organisaties op een efficiënte, effectieve en zuinige manier geleid worden en under control  zijn opdat zij dan zouden kunnen overgaan naar een ex-post controle in plaats van de huidige ex-ante controle.

 

Voorbeelden van taken
  • het uitbouwen van een netwerk en forum met de verschillende mandaathouders, in het bijzonder met de stafdirecteurs B&B, die dienen in te staan voor de opvolging van de interne controle en beheerscontrole binnen hun organisatie, inclusief het geven van advies over strategische en beleidskundige vraagstukken in de overheidssector; het helpen evalueren van de positieve en negatieve effecten van beheerssystemen en de relatie tussen management, controle en strategievorming.
  • binnen afzonderlijke instellingen van de overheidssector antwoorden bieden met betrekking tot sturingsvraagstukken en het geven van adviezen inzake de invoering van een plannings- en controlecyclus, managementverslaggeving, interne budgettering, analytische verwerking van financiële gegevens; het aanreiken en mee helpen creëren van controle-instrumenten, kwaliteitsmodellen, operationele en prestatieaudits
  • de mandaathouders ervoor warm maken dat de cultuur binnen hun organisaties dient te veranderen, dat deze meer en meer moet gaan naar een vorm van autocontrole opdat zij meer zelfstandigheid zouden kunnen krijgen over het beheer van hun middelen en hen vorming geven over de noodzaak en de mogelijke middelen, instrumenten en methoden die bestaan om een goed werkend intern controlesysteem te realiseren
  • het bijstaan van het Rekenhof, als toezichthouder voor het parlement, bij het bijeenbrengen van informatie met betrekking tot de bestaande en in ontwikkeling zijnde projecten binnen de verschillende federale overheidsdiensten met betrekking tot de interne controle, de beheerscontrole en het opstarten van interne audits
  • het helpen van het interfederaal korps van de Inspectie van Financiën bij het bewustwordingsproces van de leidinggevenden van de verschillende organisaties dat er slechts kan overgegaan worden naar een gehele of gedeeltelijke controle ex post in de plaats van de huidige controle ex ante indien de voorgelegde gegevens voldoende betrouwbaar, volledig en correct zijn en indien de verschillende processen zowel budgettair als operationeel volledig onder controle zijn

 

Als
deskundige/specialist
    betreffende zowel operationele als budgettaire elementen van de interne controle, beheerscontrole, kwaliteitscontrole en de audit, het aanbrengen en analyseren van processen, het inschatten en evalueren van de risico's die een invloed zouden kunnen hebben op de goede werking van de dienst en het realiseren van de door de leidinggevende vooropgestelde doelstellingen (zowel op budgettair als op operationeel vlak)

teneinde

    de risico's met betrekking tot die doelstellingen, de kwaliteit, de budgettaire implicaties en de communicatie te beheersen en in te spelen op opportuniteiten die zich aanbieden en zodoende de FOD, POD, het directoraat-generaal of een andere publieke instelling efficiënter en zuiniger te laten werken.

 

Voorbeelden van taken
  • het doorlichten van de strategische, management- en operationele plannen, met name SMART-doelstellingen, processen, procedures, KPI's en indicatoren die gekend zijn en die door de duidelijkheid, compactheid en verstaanbaarheid van de formulering en communicatie gedragen worden door de volledige dienst of organisatie
  • het geven van aanwijzingen met betrekking tot de impact van bepaalde economische wijzigende evoluties op de verschillende indicatoren, KPI's en dan in het bijzonder met betrekking tot hun budgettaire en operationele impact; hierbij worden ook ratio's, technieken en instrumenten aangeboden om deze evoluties op een meer gecoördineerde manier te kunnen opvolgen; deze moeten de verantwoordelijken helpen bij het bijsturen en het onder controle houden van hun organisatie en de risico's zo veel mogelijk beperken zonder echter de kwaliteit van de dienstverlening in gevaar te brengen
  • het brengen van duidelijkheid en klaarheid bij leemten m.b.t. de toewijzing van verantwoordelijken' en eventueel 'aansprakelijkheid' voor de verschillende taken, inclusief een duidelijke vermelding van de te verwachten resultaten en op basis van welke indicatoren deze zullen berekend worden en binnen welke tijdspanne deze gerealiseerd moeten zijn
  • het helpen van de mandaathouders en de verantwoordelijken bij het onder controle brengen van de verschillende gegevensstromen, budgettaire stromen en de communicatie of overdracht van gegevens binnen de organisatie; hierbij ook het actueel houden van de balanced scorecards door op regelmatige wijze de gebruikte parameters en indicatoren door te lichten
  • schriftelijk (rapporten) en mondeling informeren over de ontwikkelingen, tendensen, gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan binnen de organisatie of federale overheid en op basis hiervan nieuwe oplossingen (goede praktijken) aanbieden

 

Als
projectleider
    de leiding, oriëntatie, organisatie en realisatie van nieuwe initiatieven en projecten op zich nemen die door de dienst of op initiatief van een overheidsinstelling (al dan niet in samenwerking met externe consultants) worden opgestart in het kader van het verhogen en/of het verbeteren van het toezicht, de kwaliteit, de interne controle, de beheerscontrole en de risicocontrole op budgettair en/of operationeel vlak alsook op het vlak van de invoering en uitwerking van een adequate auditdienst

teneinde

    adviezen en alle mogelijke hulpmiddelen te kunnen aanbieden aan de verschillende voorzitters en hun directiecomités om hun organisatie beter onder controle (toezicht) te krijgen op het vlak van risico's, betrouwbaarheid, correctheid en volledigheid van de informatie, kwaliteitsniveau's en kwaliteitsnormen, beheerscontroles (budgettair en operationeel), communicatie en bestaande procedures en processen, om zo de vooropgestelde doelstellingen te realiseren.

 

Voorbeelden van taken
  • het samenbrengen van de verschillende verantwoordelijken binnen en buiten de verschillende federale overheidsdiensten, ministeries of andere openbare of privé-instellingen die werkzaam zijn in een concreet domein binnen hun organisatie en op eigen initiatief of op initiatief van een voorzitter een projectgroep opstarten die de weg dient te effenen of initiatieven dient te nemen voor het uitschrijven van bepaalde ontwerpen van een wet of KB met betrekking tot het toezicht op hun organisatie, hun processen, de werking en de 3 E's (zijnde de doeltreffendheid, doelmatigheid en zuinigheid) alsook m.b.t. de audit
  • ten behoeve van de deelnemers het zoeken en aanbrengen van goede praktijken' binnen of buiten (privé) de publieke sector en het zoeken naar een consensus over bepaalde minimumnormen met betrekking tot het financiële en operationele toezicht die behaald dienen te worden binnen elke organisatie
  • met bepaalde groepen bezoeken afleggen aan specifieke diensten die zich bezighouden met de hierboven vermelde problematiek om hen ter plaatse de werking of de instrumenten te tonen die eventueel nuttig zouden kunnen zijn binnen hun organisaties
  • het opstellen van projectfiches met een duidelijke afbakening van de nieuwe projecten, de tijdspanne waarbinnen er resultaten dienen voorgelegd te worden aan bepaalde verantwoordelijken van binnen of buiten de publieke sector
  • aanmoedigen, het voorbereiden van de werksessies, organiseren, het aanvoeren van instrumenten, zoeken naar een consensus, het opmaken van verslagen van de vergaderingen die plaatsvonden en het verslag opmaken van de verkregen resultaten door middel van het opmaken van rapporten met de nodige statistische gegevens en van aanbevelingen voor de leidinggevenden van de verschillende overheidsdiensten of voor een specifieke groep van verantwoordelijken (bv. het forum van de stafdirecteurs Budget & Beheerscontrole en het netwerk van de verantwoordelijken m.b.t. de interne controle)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

internationale & Europese organisaties en instellingen

technische informatie m.b.t. management, IC, IA

vergadering, dossier,allerlei

afh v.h. geval,maandelijks

OESO,ECB,Europese Commissie,IIA

reglementering,bevraging alg.

dossier,comm.,resultaten,e-mail

zeer regelmatig, frequent

internationale & Europese organisaties & admin.

methodes,techniek,model,instr.

formeel, pers. contact, internet

afh. v.d. org,thema dagelijks

andere fed. overh. diensten

techn. info m.b.t. management

forum,inform.,tel,e-mail,divers

meermaals per week,frequent

Rekenhof

info Europese regelgeving.toezicht IC

tel.,email,brief,werkgr,dossier

zeer regelmatig,freuent colleg+form

parlement plenair+commiss

wetgeving (wet, KB, MB ...

dossier, parlementaire vraag, advies

afh. v.h. geval,meermaals per maand

parlement + min v Begroting

advies uitvoering wetgeving

vraag samenvatting, advies

zr regelm, meermaals per week

voorzitters, mandaathouders

info m.b.t. management,IC,IA

allerlei info result, goede praktijken

afh. v.d. org,thema dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

internationale & Europese organisaties en instellingen

technische info m.b.t. management,IC,IA

vergadering,dossier, allerlei

afh v.h. geval,maandelijks

OESO,ECB,Europese Commissie,IIA

antwoorden, vragen,enquêtes

dossier,comm.,resultaten, e-mail

zeer regelmatig, frequent

internationale & Europese organisaties & admin.

realisaties, modellen, techniek

form,pers. contact, internet

afh. v.d. org, thema dagelijks

andere fed. overh. diensten

technische info m.b.t. management,IC,IA

forum,tel.,e-mail,lesgeven,divers

meermaals per week,frequent

Rekenhof

info evoluties realisaties IC

tel,email,brief,werkgroep,dossier

zeer regelmatig, frequent colleg+form

parlement + min v Begroting

wetgeving (wet,KB,.)uitvoering

samenvatting,advies S + M

zeer regelmatig,meermaals per week

voorzitters, mandaathouders

info m.b.t management,IC,IA,risico

allerlei info resultaten,best practices

afh. v.d. org, thema dagelijks

universiteiten en extern org

techniek,method,goede praktijken

ontwikkelingen,website,tel.

regelmatige basis maandelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de voorzitter van de FOD B&B

DE FUNCTIE GEEFT LEIDING AAN medewerkers van de dienst Management Support en aan het secretariaat

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de analyses van de verschillende elementen die binnen de FOD's van toepassing zijn
  • de informele contacten met de internationale en Europese organisaties en/of instellingen en de buitenlandse collega-ambtenaren die ook betrokken zijn bij interne controle, ... binnen hun organisaties.
  • de aanpak van de voorgelegde problemen
  • de contacten met de verschillende consultants, universiteiten, enz.
  • de gebruikte werkwijzen en presentatie
  • de contacten met de vertegenwoordigers van het Rekenhof en het kabinet van de minister.
  • de contacten met de verschillende mandaathouders, in het bijzonder met de stafdirecteuren B&B en hun vertegenwoordigers
  • de aangereikte methodes, templates, schema's of andere elementen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • formele standpunten die door de verschillende federale overheidsdiensten dienen ingenomen te worden via nieuwe wetgeving of regelgeving
  • de formele uitnodiging via onze voorzitter, aan de voorzitter van het Rekenhof om zich te laten vertegenwoordigen binnen bepaalde projectgroepen.
  • de standpunten die de minister van Begroting inneemt met betrekking tot specifieke punten in zware dossiers (bv. FEDCOM)
  • (autorisatie vragen aan de voorzitter) voor deelname aan internationale congressen in het buitenland

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

cf. de begroting, niet specifiek vastgelegd

 

Eigen werkbudget

niet specifiek vastgelegd.

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. bv. bij FEDCOM aangesteld als coördinator van de verschillende analytische componenten die door de verschillende FOD's zullen worden overgemaakt. Dit project gaat in het totaal over zo'n 50 miljoen euro

2. bv. coördinator bij een consultantsopdracht bij de 4 horizontale FOD's. Die opdracht heeft een kostprijs van zo'n 875000 euro en binnen de verschillende FOD's zijn er continu consultantsopdrachten bezig om de invoering van een intern controle systeem, enz. te realiseren.

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Internationale en Europese regelgeving met betrekking tot audits het voorleggen van bewijsstukken voor specifieke projecten en de opvolging ervan.
  • Het koninklijk besluit m.b.t. de interne controle van de overheids-instellingen en het koninklijk besluit m.b.t. de interne audit binnen de overheidsinstellingen
  • De internationale normen m.b.t. de audit IIA-normen en de internationale en nationale normen m.b.t. good governance
  • De omzendbrieven, instructies, richtlijnen, aanbevelingen, de regelgeving m.b.t. de werking van het Rekenhof en de regelgeving m.b.t. de begroting en budgettaire opvolging

 

Welke vernieuwingen
  • invoering door middel van aangepaste templates en methoden, technieken en instrumenten van interne controlesystemen binnen de FOD's en POD's
  • het mee helpen ontwikkelen van een nieuwe begrotingscyclus voor de federale overheidsdiensten
  • het ontwikkelen van aangepaste boordtabellen voor de specifieke opvolging van bepaalde risico's binnen specifieke overheidsdiensten of voor specifieke overheidsfuncties
  • Meehelpen bij de ontwikkeling van een nieuw federaal accountsysteem (FEDCOM) dat de nodige analytische gegevens moet kunnen vrijgeven waarop beslissingen gestoeld kunnen worden

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • internationale ervaringen, normen en bestaande technieken die aangepast worden aan de specifieke Belgische situaties
  • ISA/IIA-normen
  • boekhoudkundige normen als IAS (International Accounting Standard), IFAC (International federation of accountants), IPSAS (International Public Sector Accountancy Standards)
  • internationale kwaliteitsnormen en de werking en procedures van internationale organisaties.
  • de internationale statistische modellen, econometrie, operationeel onderzoek, enz.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.