Afdrukken

Adviseur begrotingsadvies - Coördinator (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB035

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Op basis van expertise het inhoudelijk sturen van de door de medewerkers jr. en sr. uitgevoerde werkzaamheden inzake begroting, beheerscontrole, interne controle, beheerscontracten, ...

teneinde

de activiteiten van de dienst op een optimale, professionele wijze uit te werken, de medewerkers van de dienst in hun taken te oriënteren en te begeleiden en de kwaliteit van de diensten aan de verschillende klanten te bewaken

 

Zowel voor de andere medewerkers als voor de klanten van de dienst, binnen zijn/haar bevoegdheidsdomein, de referentiepersoon zijn voor alle aangelegenheden inzake begroting, beheerscontrole, interne controle en beheerscontracten

teneinde

op basis van zijn expertise de federale regering en meer in het bijzonder de minister van Begroting bij te staan in de uitwerking en uitvoering inclusief de controle op de uitvoering van het begrotingsbeleid

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    het voorbereiden van en gedetailleerde instructies geven aan de leden van de dienst, het coördineren van de werkzaamheden, leiden, visie bepalen, informeren, adviseren, het bijstaan en opvolgen van de acties, verrichtingen en ontwikkelingen die zich voordoen om het goed functioneren van de dienst mogelijk te maken

teneinde

    zo optimaal mogelijke diensten te kunnen aanbieden aan de andere overheidsinstellingen opdat deze de hun ter beschikking gestelde overheidsmiddelen op een doeltreffende, doelmatige en zo zuinig mogelijke manier zouden kunnen aanwenden om hun voorgenomen doelstellingen te bereiken.

 

Voorbeelden van taken
  • het vertalen van de doelstellingen van het managementplan van de directeur-generaal van de dienst Begeleiding Begroting in een duidelijke planning van acties die men wenst te verwezenlijken met de dienst voor het lopende jaar;het inzetten en beheren van de toegekende middelen ten einde deze opdrachten effectief, efficiënt en kwaliteitsvol in te vullen (het werk op de meest efficiënte wijze verdelen en organiseren binnen de cel rekening houdend met de competenties van de medewerkers);op basis van de ingediende dossiers de balanced scorecard opstellen en opvolgen
  • het ondersteunen van medewerkers bij de opmaak van wet- en regelgeving voor de publieke overheidsdiensten m.b.t. begrotingsaangelegenheden, beheerscontrole, interne controle, interne audit, beheerscontracten, &, alsmede bij de uitvoering van bepaalde projecten, methoden, technieken in het kader van dezelfde aangelegenheden en het ondersteunen van de finalisatie van de begrotingswerkzaamheden (initiële begroting en begrotingscontrole) en van het proces van de administratieve en begrotingscontrole (inclusief de beroepsprocedures ten opzichte van de adviezen van de Inspecteur van Financiën en de regeringscommissarissen)
  • het aanpassen, ontwikkelen en communiceren van richtlijnen en parameters, modellen, handleidingen en rapporten, evenals van de aan de gang zijnde veranderingen in de wetgeving en technieken;het uniformiseren en ontwikkelen van technieken om dossiers administratieve en begrotingscontrole te behandelen
  • het op zich nemen van het Human Resources-luik voor de betrokken dienst, in samenspraak met de directeur-generaal Begeleiding Begroting de nodige initiatieven nemen tot aanwerving en selectie van kandidaat-medewerkers (experts) voor de dienst (cf. ook de rol van coach inzake evaluatie)
  • het uitbrengen van verslag aan de medewerkers over de besprekingen en de beslissingen die tijdens de coördinatievergaderingen genomen werden

 

Als
vertegenwoordiger
    van de FOD B&B en van de minister van Begroting op diverse nationale en internationale platformen en fora performant optreden

teneinde

    als horizontale FOD op methodologisch en operationeel niveau bij de andere FOD's, POD's en parastatalen aan te sturen op de naleving van de begrotingsnormen en de realisatie van de begrotingsdoelstellingen en op het helpen ontwikkelen (en het doen ingang vinden) van nieuwe denkpistes inzake begrotingstechnieken, beheerscontrole en interne controlesystemen m.b.t. de federale begroting en op boekhoudkundig vlak en ook het kenbaar maken van de inspanningen op internationaal vlak.

 

Voorbeelden van taken
  • met raadgevende stem deelnemen aan vergaderingen op verschillende vlakken m.b.t. de opmaak en de uitvoering van de begroting :- vergaderingen van de begrotingscel van een aantal andere FOD's- de technische bilaterale vergaderingen m.b.t. diverse FOD's- bepaalde postbilaterale vergaderingen met vertegenwoordigers van een betrokken FOD en zijn beleidscel en de beleidscel Begroting
  • met deskundige inbreng deelnemen aan vergaderingen van werkgroepen in andere FOD's en POD's, al dan niet samen met de beleidscel Begroting, om oplossingen uit te werken voor bepaalde begrotingsaangelegenheden
  • het vertegenwoordigen van de minister van Begroting in diverse parastatale instellingen of in het beheerscomité van andere overheidsdiensten of als regeringscommissaris optreden
  • vanuit een budgettair standpunt de onderhandelingen van diverse comités en overlegfora volgen en de besluitvorming beïnvloeden (comité B, sectorcomités)
  • het voorbereiden van werkdocumenten en tussenkomsten op internationaal vlak (Europese commissie, OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling ))

 

Als
coach
    het begeleiden, ondersteunen, responsabiliseren, motiveren, evalueren en ontwikkelen van de competenties van de medewerkers (coördinatoren sr. en jr. en financieel deskundigen)

teneinde

    hen in staat te stellen om de nodige kennis en ervaring op een optimale en professionele wijze te kunnen gebruiken bij de uitvoering van hun taak (training on-the-job), hen in hun taken te oriënteren en te begeleiden en de kwaliteit van de diensten aan de verschillende klanten te bewaken, en op die manier eveneens de teamgeest te bevorderen.

 

Voorbeelden van taken
  • onder meer door het samen bekijken van de te behandelen of behandelde dossiers het geven van de nodige feedback om de medewerker gericht te vormen in begrotingsmateries, beheerscontrole, ..., en het geven van specifieke onderrichtingen bij de behandeling van dossiers, toezien op en begeleiden bij de werkzaamheden in het kader van de begrotingscoördinatie en bij de behandeling van dossiers inzake administratieve en begrotingscontrole en begeleiden bij vergaderingen: voorbereiding, deelname, rapportage.
  • het steunen van de coördinator sr. in zijn/haar rol als coach bij de begeleiding van de nieuwe medewerkers doorheen het hele leerproces en hen mee helpen groeien naar zelfstandigheid bij de uitoefening van hun functie
  • op een constructieve en aanvaardbare manier zowel positieve als negatieve feedback geven aan medewerkers over hun functioneren; inzicht verstrekken in sterke en zwakke punten en altijd tijd vrijmaken voor de medewerkers
  • in overleg met de medewerkers, zowel individueel als in teamverband, het uitwerken van een vormings- en loopbaantraject (o.a.ontwikkelcirkels)
  • het vervullen van een voorbeeldfunctie en zorgen voor een goede werksfeer, het bevorderen van de teamgeest, borg staan voor een correcte, tijdige interne communicatie in de dienst en voor goede contacten met de andere diensten en andere klanten

 

Als
beleidsadviseur
    het informeren en adviseren van de minister van Begroting, de regeringsleden en de voorzitter van de FOD's; het aanbrengen van ontwerpen en het bespreekbaar maken van de budgettaire aspecten van het functioneren van de overheidssector met als centraal aandachtspunt het goed beheer van schaarse middelen en helpen bij de strategie en het beheer van het financieel beleid in de overheidssector

teneinde

    een gecoördineerde werking te verkrijgen binnen en tussen de verschillende overheidsinstellingen en op die manier de doelstellingen van de regering en het parlement op een zo doeltreffend, doelmatig en zo zuinig mogelijke wijze te realiseren.

 

Voorbeelden van taken
  • het adviseren, hoofdzakelijk via schriftelijke adviezen, van de minister van Begroting in het bijzonder op het vlak van de administratieve en begrotingscontrole en in het voorbereiden van parlementaire discussies
  • het zowel mondeling (tijdens vergaderingen) als schriftelijk adviseren van de ministers, de voorzitter van de directiecomités en de directeur-generaal Begeleiding Begroting in onderhandelingen omtrent budgettaire kwesties
  • het zowel mondeling (tijdens vergaderingen, telefonisch) als schriftelijk (brief, e-mail) adviseren van de beleidsvoorbereidende en van de stafdiensten B&B van elke FOD, POD (programmatorische overheidsdienst) en ION (Instelling van Openbaar Nut)
  • het zowel mondeling (tijdens vergaderingen, telefonisch) als schriftelijk (brief, e-mail) geven van advies aan de deskundigen van de Stafdiensten B&B in elke FOD, POD en ION, en aan de staf- en lijndiensten van alle FOD's, POD's en ION's
  • het ontwerpen van een begrotingsomzendbriefhet geven van advies bij de uitwerking van de programmawetalle vermelde adviezen kunnen worden opgesteld na overleg met externe consultants

 

Als
kennisbeheerder
    het op een deskundige en sturende wijze organiseren van processen waarin nieuwe kennis wordt ontwikkeld, toegankelijk gemaakt voor en gedeeld met verschillende medewerkers in de organisatie en waarbij de beschikbare kennis wordt gevaloriseerd

teneinde

    doelbewust kennis, vaardigheden en competenties te ontwikkelen en een centraal kenniscentrum op te bouwen omtrent begrotingsaangelegenheden (de federale begroting, beheersovereenkomsten sociale zekerheidsinstellingen), inclusief nieuwe budgettaire technieken, beheerscontrole, overheidsopdrachten, dubbele boekhouding en analytische kostprijsberekening, interne controle, audit en verschillende kennisgebieden te combineren over verschillende werkterreinen heen

 

Voorbeelden van taken
  • de medewerkers stimuleren om gegevens (dossiers) aan te brengen in het centraal kenniscentrum omtrent begrotingsaangelegenheden en dan het verifîëren van opgestelde en bijgewerkte principedossiers die de mechanismen en parameters verduidelijken die aan de basis liggen van de samenstelling en evolutie van de grote begrotingsposten (responsabiliseren en kwaliteitscontrole)
  • het verifiëren van door de medewerkers gegroepeerde, geïntegreerde en geïnterpreteerde (cijfer)gegevens met betrekking tot de opmaak en uitvoering van de federale begroting ten behoeve van de beleidscel Begroting (overzichtstabellen kredieten - provisies - enveloppes e.d.)
  • het permanent evalueren van het door de medewerkers aangelegde en bijgewerkte informatiebestand met gegevens van FOD's en van andere instellingen, met het oog op het opstellen van interpretatieve nota's en de adequate opvolging ervan in de tijd
  • op een gestructureerde wijze het identificeren en groeperen van meer algemene informatie omtrent het vakgebied uit diverse kennisbronnen met het oog op een duiding in een zo breed mogelijk kader (specifieke deelaspecten van een begroting);het formaliseren en standaardiseren van kennis en het opzetten en implementeren van een kennisinfrastructuur die het kennisbeleid ondersteunt op basis van de strategische en operationele doelstellingen (kennismanagement)
  • het identificeren van kennisbronnen en kennisvragers en het creëren van kanalen voor de doorstroming van de eerste naar de tweede categorie binnen of buiten de organisatie en op die manier werken aan kennisoverdracht omtrent alle aspecten van de federale begroting en beheerscontrole (coaching / training)

 

Als
facilitator/raadgever
    de interne en externe interveniënten op alle niveaus deelgenoot maken van de budgettaire doelstellingen van de regering in het algemeen en van de minister van Begroting in het bijzonder

teneinde

    de medewerking van deze interveniënten te bekomen tot het realiseren van deze doelstellingen en hen, op basis van deskundigheid, te ondersteunen om hen toe te laten hun projecten in dit kader zo doeltreffend mogelijk te kunnen ontwikkelen.

 

Voorbeelden van taken
  • het bevorderen van de samenwerking in teams over de grenzen van de cellen, de interne diensten en de FOD's heen; het opstarten van werkgroepen, netwerken, &, opstarten en zorgen voor een goed imago
  • meedenken rond de voorbereiding en de uitwerking van de strategische keuzes in het kader van begroting en beheerscontrole en dit zowel voor de federale overheid zelf als in het kader van te sluiten beheerscontracten
  • het vertalen van de strategische keuzes en beleidslijnen in operationele en rationele richtlijnen en standaarden die bruikbaar zijn voor de hele federale overheid met inbegrip van de ervan afhangende instellingen
  • vanuit een strategische en methodologische reflectiecapaciteit, het ondersteunen, begeleiden, coördineren en evalueren van het proces van de invoering van een nieuwe begrotingsstructuur en beheerscontrole
  • het constant in herinnering brengen van de bestaansredenen van de begrotingsdoelstellingen aan elke correspondent

 

Als
deskundige/specialist
    beschikken over een heel goed kennisniveau in de meest verschillende domeinen en eveneens het capteren, promoten en implementeren van nieuwe technieken inzake begroting en beheerscontrole

teneinde

    de door de medwerkers ten behoeve van de minister van Begroting geformuleerde adviezen op hun correctheid te verifiëren, evenals op hun opportuniteit, goed beheer, doeltreffendheid en efficiëntie, regelmatigheid en budgettaire haalbaarheid en in het kader van de dienst zijn rol als horizontale partner een kwalitatieve ondersteuning te bieden aan het management en aan de andere FOD's, ION's, sociale zekerheidsinstellingen.

 

Voorbeelden van taken
  • het bieden van precieze antwoorden op vragen, inclusief het verifiëren van de door de medewerkers geformuleerde antwoorden inzake rijkscomptabiliteit en begrotingsrecht, en het leveren van gemotiveerde adviezen (incl. verificatie) bij dossiers inzake administratieve en begrotingscontrole, met inbegrip van dossiers bestemd voor de ministerraad
  • probleemoplossend en proactief optreden met het oog op het beïnvloeden van debeslissingsprocessen en het leveren van voorafgaande adviezen omtrent begrotingsopties in meerjarenperspectief (voor de minister van Begroting, voor de andere regeringsleden, voor werkgroepen, enz.)
  • het adviseren van de minister van Begroting m.b.t. het gevolg dat gegeven moet worden aan adviezen van de Inspectie van Financiën, regeringscommissarissen en vertegenwoordigers van de minister van Begroting
  • het doen nadenken van de medewerkers over het standaardiseren van procedures en het formuleren van voorstellen tot verbetering van de procedures en hen hiervoor ook gegevensbestanden laten aanleggen en bijhouden en grondige analyses laten maken omtrent specifieke problemen;het appreciëren en ondersteunen van het gebruik van technieken inzake beheerscontrole, analytische boekhouding, audit, interne controle en prestatiemeting voor de hele federale overheid (FOD's, ION's, soc.zekerheidsinstellingen, overheidsbedrijven);het ondersteunen van de opstelling, de analyse en de opvolging van beheersovereenkomsten die tussen de federale overheid en diverse instellingen werden afgesloten
  • België vertegenwoordigen op vergaderingen in nationaal en Europees/internationaal verband

 

Als
projectleider
    het coördineren, leiden en ontwikkelen van diverse projecten (zowel direct gerelateerd aan begrotingsprocedures als meer ondersteunend)

teneinde

    de werking van de dienst te optimaliseren, de bestaande begrotingsprocedures en -processen en technieken inzake beheerscontrole te verbeteren en nieuwe technieken te ontwikkelen met het oog op het bereiken van een meer performante overheidsbegroting en -comptabiliteit

 

Voorbeelden van taken
  • het opstellen van een planning middels het uittekenen van projectfiches en het bewaken van deze planning door het permanent beheren en opvolgen van deze fiches
  • het uitvoeren of laten uitvoeren van studieopdrachten (benchmarking), &; samenwerken en contacten onderhouden met de consultancywereld, onderzoeksinstellingen en universiteiten
  • het organiseren van vergaderingen, het opstarten en dynamiseren van werkgroepen (met internen en externen) en het uitbouwen van netwerken
  • het evalueren van de bereikte resultaten en het dragen van de verantwoordelijkheid voor tussentijdse en finale rapporteringen.
  • het nemen van de nodige initiatieven om de projecten te laten valideren, deze te helpen implementeren en het opvolgen van de implementatie

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal (n-1)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.