Identificatie van de functie

Functiecode : ISA010

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Een effciënte en effectieve ondersteuning bieden aan de projectmanager of -leider door complexe taken uit te voeren binnen de projectcontext

teneinde

de resultaten te realiseren die verbonden zijn aan de projectdoelstellingen.

 

Resultaatgebieden

Als

analist

analyseren van bestaande processen in functie van de te bereiken doelstellingen

teneinde

de processen te herdefiniëren binnen een afgebakende materie

 

Voorbeelden van taken

• bestuderen van processen

• identificeren van informatiestromen

• voorstellen doen voor het aanpassen van processen

• een cartografie opmaken van de ontlede processen

 

Als

analist

analyseren van gegevens uit verschillende bronnen

teneinde

deze gegevens te integreren en er, op basis van een diepgaande analyse, conclusies uit te trekken

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van statistieken

• vergelijken van allerlei informatie (zoals formulieren, documenten, organigrammen)

• overzichten opmaken van relevante informatie binnen de context van het project

• analysenota's opmaken over onderwerpen die gerelateerd zijn aan het project

 

Als

gegevensbeheerder

verzamelen en consolideren van informatie over een specifiek thema binnen de context van het project en deze doorgeven aan de andere projectleden

teneinde

het continu actualiseren van de aan het project gerelateerde informatie mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• reglementaire informatie verzamelen

• opvolgen van wijzigingen aan relevante reglementering

• doornemen van literatuur en publicaties

• archiveren van interessante informatie

• archiveren van beslissingen van de stuurgroep en/of het directiecomité die een impact hebben op het project

 

Als

administratief medewerker

opstellen van de noodzakelijke ondersteuningsdocumenten

teneinde

administratieve ondersteuning te bieden bij elke fase van het project

 

Voorbeelden van taken

• opmaken van nota's

• opmaken van verslagen van vergaderingen

• voorbereiden van vergaderingen (verzamelen van de nodige documenten, opmaken van de agenda, enz.)

 

Als

contactpersoon

opvragen en doorgeven van relevante informatie binnen de context van het project

teneinde

informatie over de inhoud en het verloop van het project te verspreiden onder de verschillende betrokkenen

 

Voorbeelden van taken

• doormailen van templates, vragenlijsten, enz.

• opstellen van opvolgingsdocumenten en publicaties voor het project

• toelichtingen houden voor interne en externe klanten

• feedback geven aan de mensen op het terrein

• beantwoorden van de vragen van interne en externe klanten

 

Als

kennisbeheerder

op de hoogte blijven van de recente ontwikkelingen binnen het vakgebied

teneinde

te kunnen inspelen op vernieuwingen in functie van de projectdoelstellingen en geactualiseerde informatie aan te bieden

 

Voorbeelden van taken

• volgen van opleidingen

• raadplegen van vakliteratuur

• bijwonen van seminaries, congressen, enz.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
projectleider of -manager	beslissingen, opdrachten	persoonlijk contact, vergaderingen	dagelijks
interne klanten	informatie, opdrachten	persoonlijk contact, vergadering	dagelijks
interne klanten	mondelinge vragen	persoonlijk contact, vergadering	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
interne klanten	mondelinge adviezen	persoonlijk contact, vergaderingen	dagelijks
projectleider of -manager	documenten, nota's	per brief, e-mail ...	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de projectleider of -manager

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie

• opvolgen van vakliteratuur

• geven van mondelinge adviezen tijdens opvolgingsvergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• wijzigingen aan de projectplannen of doelstellingen

• opgemaakte nota's of publicaties

• deelname aan opleidingen en seminaries

• toelichting van het project op interne en externe vergaderingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de aan de projectcontext gebonden reglementering

• de algemene reglementering

• de richtlijnen en beslissingen van het management

• beslissingen van de projectleider of -manager

 

Welke vernieuwingen

• voorstellen ter verbetering van de procedures

• voorstellen ter oplossing van nieuwe probleemsituaties

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de strategische lijnen binnen de organisatie

• de projectdoelstellingen en het projectplan

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.