Adviseur beheer nationale en internationale wetenschappelijke programma's - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DWO006
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 14. Wetenschappen, Toegepaste wetenschappen, Studie en Onderzoek (WO)
Doel van de functie
De activiteiten van een eenheid en de werkzaamheden van haar leden coördineren
teneinde
de coherentie en doeltreffendheid te verzekeren ten bate van de doelstellingen en de werking van de dienst
Voorbereiden, lanceren, beheren en valoriseren van nationale en internationale Onderzoeks- en Ontwikkelings (O&O)-projecten (met inbegrip van de deelname aan nationale en internationale overleg-, advies- en beslissingsorganen)
teneinde
op een gecoördineerde wijze de belangen van het Federaal Wetenschapsbeleid te behartigen en het Belgisch onderzoekspotentieel te vergroten en te optimaliseren
Resultaatgebieden
Alscoördinatororganiseren en op mekaar afstemmen van acties of activiteiten binnen de eenheid
teneinde
de doelstellingen van de dienst te bereiken en de inhoudelijke, technische en financiële coherentie van de acties te vergroten in een complexe context, rekening houdende met de noden van de gebruikers (wetenschappers, onderzoeksinstellingen, overheidsdiensten, ondernemingen)
Voorbeelden van taken
- identificeren van de verschillende activiteiten
- organiseren van intern en extern overleg
- het op punt stellen en uitvoeren van concrete actiepunten
- rapporteren aan diensthoofd
Alscoördinatorsuperviseren, motiveren en omkaderen van de medewerkers en het delen van adviezen en ideeën binnen de eenheid bevorderen
teneinde
de dienst optimaal te laten functioneren en de prestaties van de medewerkers op te drijven
Voorbeelden van taken
- organisatie van formele en informele vergaderingen met de leden van de eenheid
- uitwerken van duidelijke beleidslijnen en doelstellingen voor het personeel
- alle vragen omtrent het personeelsbeleid kanaliseren
- actief zoeken naar een consensus
Alsprogrammabeheerderdefiniëren en voorbereiden van O&O-programma's in een nationaal en internationaal kader
teneinde
nieuwe programma's/ acties op te starten in samenspraak met en/of onderhandeling met het diensthoofd, de departementsvoorzitter, het kabinet, andere departementen (op nationaal, internationaal vlak)
Voorbeelden van taken
- identificatie van de behoeften, maken van voorstellen tot selectie van de prioritaire thema's, een uitvoeringskader uitwerken..
- onderhandeling met de verschillende betrokken actoren op het vlak van een specifiek programmathema, zowel via officieel als informeel overleg
- proactief en reactief expertise uitbouwen via het opvolgen van nationale en internationale wetenschappelijke evenementen (via deelname aan interne, nationale en officiële vergaderingen en conferenties, via publicaties en verslagen)
Alsprogrammabeheerdercoördineren en uitvoeren van nationale O&O-programma's en/of deelnemen aan en valoriseren van internationale programma's
teneinde
te komen tot een coherent geheel van O&O-programma's die beantwoorden aan het federaal wetenschapsbeleid
Voorbeelden van taken
- beheren van programma's op wetenschappelijk, industrieel, administratief, juridisch en financieel vlak (evaluatieprocessen, werking van de begeleidingscomités)
- oproep lanceren, evalueren, selecteren, opstellen van contracten, organiseren van de begeleidingscomités
- waken over de coherentie van de projecten die uitgevoerd worden binnen het kader van een programma
- valoriseren van programma's (publicaties, studidagen, overdracht van de resultaten aan de gebruikers)
Alsprojectbeheerderopstarten en opvolgen van O&O-projecten, alsook van ruimtevaartprogramma's
teneinde
een goede uitvoering te verzekeren
Voorbeelden van taken
- beheren van projecten op wetenschappelijk, industrieel, administratief, juridisch en financieel vlak (evaluatieprocessen, werking van projectcomités,...)
- verslag uitbrengen en overbrengen van informatie aan een breder publiek
- proactief en reactief expertise uitbouwen
Alsvertegenwoordiger in Belgische en internationale organenstandpunten van ons departement en/of van België voorbereiden
teneinde
het Federaal Wetenschapsbeleid binnen nationale en/of internationale initiatieven te positioneren en/of de belangen van de Belgische actoren te behartigen
Voorbeelden van taken
- bestuderen van de voorstellen van beslissingen
- betrekken van de relevante actoren
- synthetiseren van standpunten en ze, in samenwerking met de betrokken deskundigen, vertalen naar een Belgisch standpunt
- voortbrengen en verdedigen van het Belgische standpunt (presentaties geven, actief deelnemen aan vergaderingen)
Alsassistent van het diensthoofdinhoudelijke en administratieve ondersteuning bieden aan het diensthoofd
teneinde
de uitvoering van zijn taken met het oog op de goede werking en coördinatie van de dienst te vergemakkelijken opdat de objectieven van de dienst gerealiseerd kunnen worden
Voorbeelden van taken
- selecteren van medewerkers, voorbereiden van budgetten
- voorbereiden van dossiers voor interne en externe aanvragen
- zo nodig, het diensthoofd vervangen
- organiseren en plannen van de dienstdoelstellingen en stafvergaderingen in overleg met het diensthoofd
- waken over de interne communicatie onder medewerkers binnen de dienst en tussen verschillende diensten
Alskennisbeheerder op permanente wijze de expertise/ informatie inzake specifieke vakdomeinen verzamelen en de circulatie ervan verzekeren
teneinde
de informatie maximaal te ontsluiten en de overdracht van de programmaresultaten te garanderen aan de gebruikers
Voorbeelden van taken
- opvolgen van dossiers inzake specifieke vakdomeinen
- opvolgen van de wetgeving en rechtspraak, trends en beschikbaarheid van informatiebronnen
- uitbouwen van een netwerk (interne en externe contacten, officieel en informeel)
- het verzekeren van de overdracht van acties, resultaten, ondernomen in het kader van de programma's naar de buitenwereld en gebruikers toe in functie van gerichte vragen en noden
Alscoachbegeleiden van junior experts (voorbeeldfunctie)
teneinde
hen te motiveren, hun snelle integratie in de werkomgeving te realiseren en hun kennisniveau te verhogen
Voorbeelden van taken
- informatie en werkervaring doorgeven
- het sturen van de werkaanpak en het geven van feedback
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
andere federale overheidsdiensten
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, begeleidingscomités
|
ad hoc
|
andere overheden
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, begeleidingscomités
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, begeleidingscomités
|
ad hoc
|
cel beleidsvoorbereiding
|
schriftelijke/mondelinge vragen
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, nota aan de voorzitter
|
ad hoc
|
collega's
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, stafvergaderingen
|
dagelijks
|
universiteiten en onderzoekscentra
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
experten
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
internationale instellingen
|
schriftelijke vragen en adviezen, studiemateriaal, studierapporten
|
per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, vergaderingen
|
wekelijks (ESA), ad hoc (andere)
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke/mondelinge adviezen, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
ad hoc
|
federale en gefedereerde overheidsdiensten
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB,...), studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, vergaderingen
|
ad hoc
|
universiteiten en onderzoeksinstellingen
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB,...), studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB,..., in de vorm van een dossier, vergaderingen
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB,...), studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, vergaderingen
|
ad hoc
|
cel beleidsvoorbereiding
|
schriftelijke/mondelinge adviezen
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
ad hoc
|
collega's
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB,...), studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
internationale instellingen
|
schriftelijke/mondelinge vragen, schriftelijke/mondelingen adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB,...), studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, vergaderingen
|
wekelijks (ESA), ad hoc (andere)
|
experten
|
schriftelijke/mondelinge vragen, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier, vergaderingen
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- beheer van het programma (keuze van experts, vorm van valorisatie, overleg met gebruikers, vorm van de evaluatie)
- dagelijks projectbeheer in een (inter)nationaal kader
- concrete organisatie van het werk / dagelijks beheer
- contacten leggen, netwerken uitbouwen
- prioriteitsbepalingen en voorstellen van acties / projecten aan het kabinet in overleg met het diensthoofd
- bijwonen van workshops/conferenties door medewerkers
De functie moet autorisatie vragen voor
- beslissingen met budgettarie impact (behalve waar het een vooraf goedgekeurd algemeen kader betreft)
Impact
Totaal werkbudget entiteit
233 miljoen eur per jaar
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. toezicht en beheer van 2 tot 15 miljoen Euro per jaar
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- art. 6bis van de bijzondere wet tot hervorming der instellingen van 8 augustus 1980
- KB houdende oprichting van de programmatorische federale overheidsdienst Wetenschapsbeleid van 12 december 2002
- relevante internationale & intergouvernementele Akkoorden, Conventies en Ricthlijnen (ESA, EUMETSAT, COST, EU, Antarctica, Klimaat-en biodiversiteit)
- relevante beslissingen van de MR
Welke vernieuwingen
- voorstellen doen tot nieuwe selectie-en evaluatieprocedures
- voorstellen doen tot nieuwe werkprocedures en gebruik maken van nieuwe technologieën
- onderzoeksacties voorstellen die inspelen op nieuwe maatschappelije behoeften
- voorstellen doen tot nieuwe samenwerkingsvormen met partners (onderzoekscentra, overheids-, privé- en non-profitinstellingen)
- meewerken aan de ontwikkeling van nieuwe actieterreinen (inschakelen in Europese-en internationale programma's, uibouw van de Europese onderzoeksruimte)
Gebaseerd op welk referentiekader
- Europese en internationale instellingen
- gespecialiseerde literatuur
|