Identificatie van de functie

Functiecode : DBV049

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Coördineren van de activiteiten met betrekking tot een horizontale asielproblematiek (minderjarigen, gender, openbare orde,…)

teneinde

een harmonisatie van het beleid inzake het eigen expertisedomein te realiseren en te verzekeren dat de nationale en de internationale reglementering in dit domein wordt opgevolgd en zo het Commissariaat-generaal voor Vluchtelingen en Staatlozen op doeltreffende wijze bij te staan om zijn operationele en strategische doelstellingen (beheersplan) te behalen.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

bepalen van de operationele doelstellingen met betrekking tot de eigen horizontale asielproblematiek - minderjarigen, gender, openbare orde, ... - en het coördineren van de realisatie ervan

teneinde

een harmonisatie te verzekeren in de behandeling van de asielaanvragen, conform de nationale en internationale reglementering.

 

Voorbeelden van taken

• het vertalen van het strategische en operationele plan van de commissaris-generaal naar het actieplan voor de eigen horizontale asielproblematiek;

• het bepalen van de specifieke behandelingsrichtlijnen voor de eigen horizontale asielproblematiek die gevolgd moeten worden door de medewerkers die de aanvragen behandelen (geografische secties) en door de administratieve diensten;

• het verzekeren van steun aan de diensten van het CGVS, met name door op de vragen te antwoorden, door de (initiële en permanente) vorming te organiseren en door de nodige informatie te verschaffen aan de betrokken medewerkers en diensten of door de opvolging van bepaalde moeilijke of omstreden dossiers op zich te nemen;

• het beheren van de coördinatie met alle diensten van het CGVS (geografische secties, juridische dienst,…), het beantwoorden van de vragen die specifiek betrekking hebben op deze problematiek;

• het organiseren van de opvolging van de activiteiten en van de doelstellingen met het oog op de verwezenlijking van de operationele doelstellingen van de dienst en het verzekeren van de regelmatige feedback over de activiteiten en de verwezenlijking van de doelstellingen.

 

Als

intern raadgever/adviseur

adviezen verschaffen aan de hiërarchie en aan de diensten van het CGVS

teneinde

de behandeling van de asieldossiers te ondersteunen en zo de kwaliteit van de voorstellen van beslissing te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• het delen van informatie, het verschaffen van raad, advies en antwoorden op specifieke vragen ;

• het helpen van collega's bij het afsluiten van moeilijke en gevoelige dossiers ;

• het opstellen van de noodzakelijke instructies voor de behandeling van asieldossiers ;

• het samenstellen, opvolgen en persoonlijk afsluiten van complexe moeillijke/gevoelige dossiers ;

• in samenspraak met de commissaris-generaal bijdragen tot het reflectieproces m.b.t. deze problematiek.

 

Als

expert/specialist

verwerven van een grondige en relevante kennis en up-to-date houden van de materie

teneinde

deze kennis over te dragen binnen de geografische secties en de expertise en autonomie van de collega’s te vergroten.

 

Voorbeelden van taken

• het volgen van de evolutie van de nationale en internationale voorschriften en rechtspraak op dit gebied

• het controleren van de behandeling van complexe dossiers door het toepassen van de reglementering teneinde een snelle en doeltreffende duurzame oplossing te verschaffen voor de gevoelige punten

• toezien op de beoordeling van de behandeling van de asieldossiers en indien nodig toezien op de aanpassing van de richtlijnen verbonden die verband houden met de problematiek

• de kennis over de materie, over de werkmethodes en over de processen delen.

 

Als

contactpersoon

onderhouden van betrekkingen met alle diensten van het Commissariaat-generaal evenals met alle (interne-externe) medewerkers, ook tijdens de overlegprocessen

teneinde

een optimaal beheer te verzekeren van de informatie die garant staat voor de samenhang en doeltreffendheid van de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• het contactpunt zijn voor externe correspondenten voor de principevragen en de initiële informatie op dit gebied;

• het verzorgen van de communicatie tussen de hiërarchische meerderen/de directie en de medewerkers en tussen de verschillende diensten van het Commissariaat-generaal opdat er wordt voldaan aan de behoeften en doelstellingen van de verschillende diensten;

• het vertegenwoordigen van de cel in het overlegproces van de organisatie;

• het aanknopen en onderhouden van externe contacten;

• het verbeteren van de contacten en de praktijken met de externe diensten die eveneens bevoegd zijn op dit gebied (Dienst Voogdij, Dienst Vreemdelingenzaken, gemeenschapsinstanties voor jeugdzorg, Fedasil, de politie, enz.)

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen en delen van de kennis van de reglementering met betrekking tot de eigen horizontale asielproblematiek

teneinde

een consistente behandeling, volgens deze reglementering, van de dossiers door het geheel van de diensten te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken

• het ter beschikking stellen van de kennis, de methodes en de processen op dit gebied ;

• het verzekeren van de samenhang bij het toepassen van de reglementering en van de materie ;

• het bijwerken van de materie ;

• het verzekeren van een doeltreffende feedback voor de verschillende diensten van het Commissariaat-generaal;

 

Als

coach

aansturen van de medewerker(s) die hem/haar administratief ondersteunen en ondersteunen van de gespecialiseerde medewerkers in de geografische secties

teneinde

een optimale samenwerking met de diensten van het CGVS te verzekeren alsook een kwalitatieve behandeling van de dossiers.

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren en vastleggen van de prioriteiten van de te vervullen taken voor de administratieve medewerkers

• het invoeren van een gepaste organisatiestructuur

• het opstellen van interne regels en procedure m.b.t. de materie die behandeld wordt door de cel en op de samenwerking van de cel met de andere diensten

• het verschaffen van feedback aan de betrokken medewerkers

• het voorzien van opleidingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere federale overheids[...]	wetgeving (wet, KB, MB,...)	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
management	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De Commissaris-generaal (N-1)

De adjunct-commissarissen (N-2)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De eigen werkorganisatie

• De concrete stappen die ondernomen moeten worden in de dossiers

• De prioriteit van de dossiers overeenkomstig de doelstellingen van het Commissariaat-generaal

• De uitwerking van actieplannen

• De goede samenwerkingsverbanden die ontwikkeld moeten worden tussen de verschillende diensten van het Commissariaat-generaal

• Het kennisbeheer binnen de geografische secties

• Het bijwerken van de materie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Basisprincipes van de actieplannen voor het verwezenlijken van de operationele doelstellingen

• Het wijzigen van de termijnen binnen dewelke projecten geïmplementeerd moeten worden

• Belangrijke wijzigingen aan de werking van de cel

• De opstelling van algemene richtlijnen betreffende de beoordeling van het Verdrag van Genève en de behandeling van de dossiers

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Coördineert, zorgt voor de vorming van en de richtlijnen aan een groep van dossierbeheerders niveau A binnen de geografische secties, specialisten in het expertisedomein.

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Aan de richtlijnen en instructies van de commissarissen (inclusief het administratieve handboek van het CGVS), aan de nationale, Europese en internationale wetgeving met betrekking tot het asielrecht, aan de rechtspraak van de Raad van State, aan het Verdrag van Genève met inbegrip van het Aanvullend Protocol van 1967, aan de Wet van 15 december 1980

 

Welke vernieuwingen

• Suggesties inzake wijzigingen in de behandeling van de materie zijn mogelijk. Bovendien kunnen instrumenten voor een beter functioneel en administratief beheer van de dossiers worden ontwikkeld.

• De uitwerking en opstelling van actieplannen en de opstelling van oriënteringsnota(s) over het beheer van de dossiers.

• De opstelling van een/meerdere nota(s) voor de specifieke behandeling van dossiers die verband houden met een duidelijk afgebakende problematiek

• Indien nodig aanpassingen voorstellen aan de interne richtlijnen en aan de behandeling van de asieldossiers die eigen is aan de behandelde materie.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Innovatie baseert zich op persoonlijke ervaring (vaststellingen en analyses), het beheersplan, de operationele richtlijnen, de gevolgde opleidingen, kennis verworven tijdens dienstvergaderingen en werkgroepen, en gespecialieerde literatuur.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.