Identificatie van de functie

Functiecode : DSA080

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Coördineren van de activiteiten en het leiden van de gespecialiseerde dienst tolken

teneinde

het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen bij te staan om op een doeltreffende wijze zijn operationele en strategische doelstellingen te behalen (beheersplan) door op elk moment voor elk gehoor en vertaalopdracht de beschikbaarheid van een vertaler-tolk te verzekeren die één van de talen gesproken door de asielzoeker beheerst.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

verzekeren dat er op elk moment voldoende, kwalitatieve tolken-vertalers beschikbaar zijn en toezien op een zo optimaal mogelijke aanduiding van een tolk/vertaling voor een bepaalde tolk- of vertaalopdracht, rekening houdend met de bijzondere situatie van de asielzoeker

teneinde

de geografische secties en andere diensten van het Commissariaat-generaal zo goed mogelijk bij te staan in de uitoefening van hun taken en verantwoordelijkheden.

 

Voorbeelden van taken

• Het zoeken, selecteren en engageren van tolken-vertalers die hun prestaties leveren op zelfstandige of occasionele basis

• het toezien op een zo optimaal mogelijke aanduiding van een tolk/vertaler voor deze of gene tolk/vertaalopdracht

• het organiseren en opvolgen van de veiligheidsscreening door de Nationale Veiligheidsoverheid

• het organiseren van de toewijzing van de zelfstandige tolken/vertalers aan de concrete tolk-en vertaalopdrachten

 

Als

budgetbeheerder

instaan voor het beheer van het budget van de dienst, de betalingen en de boekhoudkundige verwerking ervan

teneinde

een correcte en tijdige betaling van de tolken-vertalers te garanderen en het management te ondersteunen in een goed beheer van de financiën.

 

Voorbeelden van taken

• Jaarlijks opmaken van een gemotiveerde raming van de voorziene uitgaven

• Onder controle houden van de uitgaven door strikt toe te zien op het naleven van de gemaakte afspraken en bijhouden van de boekhouding

• Maandelijks opmaken van de individuele kostenstaten, uitbetalen van de verschuldigde kosten en erelonen, jaarlijks een individuele belastingsfiche opstellen en overmaken aan de FOD Financiën
  

• Maandelijks opstellen en verzenden van een gemotiveerde en gedetailleerde staat van inkomsten en uitgaven (persoonlijke en financiële verantwoordelijkheid van de rekenplichtige) teneinde een controle a posteriori door het Rekenhof mogelijk te maken.

 

Als

leidinggevende

de organisatie van de taken en activiteiten binnen de dienst leiden en beheren

teneinde

een optimale werking van de dienst en de samenwerking met de andere diensten van het CGVS te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• Het plannen en organiseren van de activiteiten en het bepalen van prioriteiten bij het uitvoeren van de taken

• Het verdelen en coördineren van de verantwoordelijkheden en taken van de medewerkers

• Het opvolgen van de aan de medewerkers toevertrouwde taken, het verzekeren en toezien op de kwaliteit van het geleverde werk

• Het coachen, begeleiden, vormen en evalueren van de medewerkers

• Het beheren van de coördinatie met andere administratieve diensten en vooral de administratieve cellen van de geografische secties

 

Als

kwaliteitsbeheerder

evalueren en opvolgen van de geleverde tolk- en vertaalprestaties

teneinde

een optimale dienstverlening van de dienst te kunnen waarborgen en bij te dragen aan het behalen van de kwalitatieve doelstellingen van het CGVS

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van eventuele klachten m.b.t. de vertalers-tolken
  

• doen naleven van deontologische regels inzake vertalen en tolken
  

• organiseren en opvolgen van evaluatiemomenten van de vertalers-tolken
  

• organiseren van de nodige vormingen voor de vertalers-tolken
  

 

Als

vertegenwoordiger van de dienst

onderhouden van betrekkingen met alle diensten van het Commissariaat-generaal alsook het uitbouwen van externe contacten

teneinde

een optimale werking van de dienst te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Het vertegenwoordigen van de dienst bij overlegprocessen van de organisatie

• Het beschikbaar zijn als contactpersoon van de dienst

• Het opbouwen van een netwerk van contacten, bijvoorbeeld met tolk-en vertaaldiensten van andere organisaties (DVZ, RVV, lokale en regionale tolk-en vertaaldiensten,…)

• De vertalers-tolken voorzien van de nodige informatie m.b.t. hun taak en hun sociaal statuut alsook hen daarin zo optimaal mogelijk begeleiden

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere federale overheids[...]	beslissingen	per brief, e-mail ...	maandelijks
andere federale overheids[...]	wetgeving (wet, KB, MB,...)	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	informeel	maandelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	wekelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
particulieren/burgers	financiële gegevens	betalingen	maandelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	informeel	maandelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier	maandelijks
andere federale overheids[...]	mondelinge vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de Commissaris-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen

de functie geeft zelf ook functioneel leiding aan een groep van 200 zelfstandige tolken

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Zijn eigen werkorganisatie

• Het beheer van de tolkendienst, namelijk de verdeling van het werk, de coördinatie van de pool van tolken-vertalers en de opvolging van hun prestaties

• De uitwerking van de actieplannen voor het verwezenlijken van de operationele doelstellingen van de dienst

• De goede samenwerkingsverbanden die moeten ontwikkeld worden met de verschillende diensten van het Commissariaat-generaal

• Het bijwerken van de materie

• De operationele activiteiten als rekenplichtige en budgetbeheerder

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Basisprincipes van de actieplannen voor het verwezenlijken van de operationele doelstellingen

• Belangrijke wijzigingen aan de werking van de dienst

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

2.600.000

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Coördineert een pool van een een 200-tal vertalers-tolken van universitair niveau voor een 90-tal verschillende talen en dialecten die hun prestaties leveren als zelfstandige of op occasionele basis

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het Verdrag van Genève van 1951 en de vreemdelingenwet

• de richtlijnen en instructies van de commissarissen

• de boekhoudkundige principes en regels

• budgettaire cyclus

 

Welke vernieuwingen

• Suggesties om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen, alsook inbreng in principebeslissingen en bij het wijzigen van procedures.

• Suggesties voor het optimaliseren van werkprocessen

• Suggesties voor de verbetering van de werking van de dienst

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de vernieuwing gebeurt gebruik makend van de eigen ervaring, de gevolgde opleidingen, evenals van de kennis verzameld door deel uit te maken van werkgroepen en door het lezen van vakliteratuur

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.