Identificatie van de functie

Functiecode : DBV143

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Instaan voor de supervisie en coördinatie van de toegewezen dienst

teneinde

de dossierbehandeling te uniformiseren en de dossiers kwaliteitsvol en binnen de vooropgestelde termijn af te werken.

 

Het opvolgen en coachen van de medewerkers van de toegewezen dienst

teneinde

de productiviteit te verhogen.

 

Resultaatgebieden

Als

dienstverantwoordelijke

het organiseren en coördineren van en het dragen van de verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van de toegewezen dienst

teneinde

de continuïteit van de dagelijkse werking te verzekeren en te zorgen dat het werk snel, efficiënt en volledig uitgevoerd wordt

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van het dagelijks werk, rekening houdend met eventuele afwezigheden

• het zo goed mogelijk verdelen van de taken binnen de dienst

• het maandelijkse opmaken van statistieken, alsook het analyseren en het doorgeven ervan aan de hiërarchie

• het ondersteunen van de medewerkers bij delicate vragen/problemen

• het geven van duidelijke richtlijnen met betrekking tot de materie

 

Als

coördinator

het oriënteren van en toezien op de toepassing van de wetgevende teksten en de gegeven richtlijnen

teneinde

te zorgen voor een uniforme toepassing van de wetgeving en de reglementeringen

 

Voorbeelden van taken

• het op regelmatige tijdstippen organiseren van vergaderingen met de medewerkers

• het informeren van de medewerkers van de dienst over alle instructies en nieuwigheden (komende van de hiërarchie, van andere interne diensten of van buitenaf)

• toezien op de correcte toepassing van de wetgeving en de gegeven instructies

• het uitwerken en opvolgen van de werkprocedures

 

Als

deskundige/specialist

het bekrachtigen van beslissingen, het behandelen van de meest complexe dossiers en het opvolgen van de nieuwe ontwikkelingen in de reglementering

teneinde

een zo groot mogelijke uniformiteit in de behandeling te bewerkstelligen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan werkvergaderingen

• anticiperen op moeilijke situaties en het nemen van beslissingen in acute crisissituaties

• het geven van richtlijnen bij complexe dossiers en/of het zelf behandelen van de meest complexe dossiers

• het te gepasten tijde doorgeven van kennis, vanuit zijn/haar expertise, aan de medewerkers (eventueel via interne en externe vormingen)

• zelf op de hoogte blijven van de materie

 

Als

coach

zorgen voor de vorming van nieuwe medewerkers en het verzekeren van de persoonlijke en permanente vorming voor alle medewerkers

teneinde

de kennis van de medewerkers actueel te houden en de medewerkers gemotiveerd te houden

 

Voorbeelden van taken

• het intern geven van opleidingen

• het opvolgen van de medewerkers in hun (permanente en persoonlijke) ontwikkeling

• tussenkomen bij eventuele organisatorische en relationele problemen tussen medewerkers

• het delen van de eigen informatie en kennis met de medewerkers

• het geven van feedback en het motiveren van de medewerkers

 

Als

contactpersoon

het beantwoorden van interne en externe vragen en inlichtingen

teneinde

het werk van alle betrokkenen te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• het beantwoorden van interne en externe vragen en het geven van inlichtingen per telefoon, per mail, enz.

• deelnemen aan vergaderingen en colloquia

• het vertegenwoordigen van de dienst op interne en externe bijeenkomsten

• het onderhouden van de contacten met interne en externe diensten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact, telefonisch	ad hoc
management	mondelingen en schriftelijke vragen	persoonlijk contact, per telefoon, per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	mondelinge en schriftelijke vragen	persoonlijk contact, per telefoon, per brief, e-mail, persoonlijk ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	persoonlijk contact, per telefoon, ...	dagelijks
particulieren/burgers	mondelinge en schriftelijke vragen	persoonlijk contact, per telefoon, per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke vragen	per nota, e-mail ...	ad hoc
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact, per telefoon, e-mail ...	ad hoc
management	beslissingen	per nota, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	mondelinge en schriftelijke adviezen	persoonlijk contact, per telefoon, per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB ...	stuurgroep, vergadering,...	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge en schriftelijke adviezen	persoonlijk contact, per telefoon, brief, e-mail,...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal of de directeur of de coördinator

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het dagelijks beheer van de toegewezen dienst en de organisatie van de dienst

• de organisatie van een uniforme dossierbehandeling

• het beantwoorden van interne en externe vragen

• het behandelen van complexe dossiers

• het coachen van de medewerkers

• het organiseren en bijwonen van relevante vergaderingen

• het uitbouwen van een netwerk dat nodig is voor de uitoefening van de functie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen/handelingen die financiële gevolgen impliceren

• beslissingen die, zoals voorzien in de wet, genomen moeten worden door de minister, de directeur-generaal of de adviseur-generaal

• het vragen van advies inzake het algemeen beleid

• het wijzigen van de prioriteiten

• politiek gevoelige materies

• buitenlandse dienstreizen

• deelname aan bepaalde vergaderingen

• aanpassingen aan de reglementering of de werkwijzen die meerdere diensten aanbelangen

• aanpassingen aan procedures die een interpretatie van de reglementering inhouden

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de kennis van de nationale en internationale vreemdelingenwetgeving

• dienstnota's

 

Welke vernieuwingen

• het formuleren van voorstellen om de bestaande reglementering, richtlijnen en dienstnota's aan te passen

• initiatieven m.b.t. de organisatie van de dienst

• het aankaarten van principekwesties en het formuleren van voorstellen daaromtrent

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de nationale en internationale vreemdelingenwetgeving

• dienstnota's

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.