Attaché A2 asiel en migratie - Dienstverantwoordelijke (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBV143
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Instaan voor de supervisie en coördinatie van de toegewezen dienst
teneinde
de dossierbehandeling te uniformiseren en de dossiers kwaliteitsvol en binnen de vooropgestelde termijn af te werken.
Het opvolgen en coachen van de medewerkers van de toegewezen dienst
teneinde
de productiviteit te verhogen.
Resultaatgebieden
Alsdienstverantwoordelijkehet organiseren en coördineren van en het dragen van de verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van de toegewezen dienst
teneinde
de continuïteit van de dagelijkse werking te verzekeren en te zorgen dat het werk snel, efficiënt en volledig uitgevoerd wordt
Voorbeelden van taken
- het organiseren van het dagelijks werk, rekening houdend met eventuele afwezigheden
- het zo goed mogelijk verdelen van de taken binnen de dienst
- het maandelijkse opmaken van statistieken, alsook het analyseren en het doorgeven ervan aan de hiërarchie
- het ondersteunen van de medewerkers bij delicate vragen/problemen
- het geven van duidelijke richtlijnen met betrekking tot de materie
Alscoördinatorhet oriënteren van en toezien op de toepassing van de wetgevende teksten en de gegeven richtlijnen
teneinde
te zorgen voor een uniforme toepassing van de wetgeving en de reglementeringen
Voorbeelden van taken
- het op regelmatige tijdstippen organiseren van vergaderingen met de medewerkers
- het informeren van de medewerkers van de dienst over alle instructies en nieuwigheden (komende van de hiërarchie, van andere interne diensten of van buitenaf)
- toezien op de correcte toepassing van de wetgeving en de gegeven instructies
- het uitwerken en opvolgen van de werkprocedures
Alsdeskundige/specialisthet bekrachtigen van beslissingen, het behandelen van de meest complexe dossiers en het opvolgen van de nieuwe ontwikkelingen in de reglementering
teneinde
een zo groot mogelijke uniformiteit in de behandeling te bewerkstelligen
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan werkvergaderingen
- anticiperen op moeilijke situaties en het nemen van beslissingen in acute crisissituaties
- het geven van richtlijnen bij complexe dossiers en/of het zelf behandelen van de meest complexe dossiers
- het te gepasten tijde doorgeven van kennis, vanuit zijn/haar expertise, aan de medewerkers (eventueel via interne en externe vormingen)
- zelf op de hoogte blijven van de materie
Alscoachzorgen voor de vorming van nieuwe medewerkers en het verzekeren van de persoonlijke en permanente vorming voor alle medewerkers
teneinde
de kennis van de medewerkers actueel te houden en de medewerkers gemotiveerd te houden
Voorbeelden van taken
- het intern geven van opleidingen
- het opvolgen van de medewerkers in hun (permanente en persoonlijke) ontwikkeling
- tussenkomen bij eventuele organisatorische en relationele problemen tussen medewerkers
- het delen van de eigen informatie en kennis met de medewerkers
- het geven van feedback en het motiveren van de medewerkers
Alscontactpersoonhet beantwoorden van interne en externe vragen en inlichtingen
teneinde
het werk van alle betrokkenen te vergemakkelijken
Voorbeelden van taken
- het beantwoorden van interne en externe vragen en het geven van inlichtingen per telefoon, per mail, enz.
- deelnemen aan vergaderingen en colloquia
- het vertegenwoordigen van de dienst op interne en externe bijeenkomsten
- het onderhouden van de contacten met interne en externe diensten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact, telefonisch
|
ad hoc
|
management
|
mondelingen en schriftelijke vragen
|
persoonlijk contact, per telefoon, per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
persoonlijk contact, per telefoon, per brief, e-mail, persoonlijk ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact, per telefoon, ...
|
dagelijks
|
particulieren/burgers
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
persoonlijk contact, per telefoon, per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per nota, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact, per telefoon, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
beslissingen
|
per nota, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
persoonlijk contact, per telefoon, per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
stuurgroep, vergadering,...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
persoonlijk contact, per telefoon, brief, e-mail,...
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur-generaal of de directeur of de coördinator
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het dagelijks beheer van de toegewezen dienst en de organisatie van de dienst
- de organisatie van een uniforme dossierbehandeling
- het beantwoorden van interne en externe vragen
- het behandelen van complexe dossiers
- het coachen van de medewerkers
- het organiseren en bijwonen van relevante vergaderingen
- het uitbouwen van een netwerk dat nodig is voor de uitoefening van de functie
De functie moet autorisatie vragen voor
- beslissingen/handelingen die financiële gevolgen impliceren
- beslissingen die, zoals voorzien in de wet, genomen moeten worden door de minister, de directeur-generaal of de adviseur-generaal
- het vragen van advies inzake het algemeen beleid
- het wijzigen van de prioriteiten
- politiek gevoelige materies
- buitenlandse dienstreizen
- deelname aan bepaalde vergaderingen
- aanpassingen aan de reglementering of de werkwijzen die meerdere diensten aanbelangen
- aanpassingen aan procedures die een interpretatie van de reglementering inhouden
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de kennis van de nationale en internationale vreemdelingenwetgeving
Welke vernieuwingen
- het formuleren van voorstellen om de bestaande reglementering, richtlijnen en dienstnota's aan te passen
- initiatieven m.b.t. de organisatie van de dienst
- het aankaarten van principekwesties en het formuleren van voorstellen daaromtrent
Gebaseerd op welk referentiekader
- de nationale en internationale vreemdelingenwetgeving
|