Identificatie van de functie

Functiecode : DPO035

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het mee ontwikkelen, operationaliseren en implementeren van het beleid inzake personeel (en organisatie), in ondersteuning van de stafdirecteur P&O

teneinde

een optimale inzet van het personeel (en een optimale organisatiestructuur) te bekomen binnen de strategische doelstellingen van de organisatie, en de stafdienst P&O de mogelijkheid te bieden zijn taak van strategische en methodologische ondersteuning van de verticale diensten te volbrengen.

 

Het coördineren, ondersteunen en superviseren van de personeelsplanning en -aanwerving, de budgettaire dossiers, de sociale onderhandelingen en het sociaal overleg, alsook het loonbeleid, in nauw overleg met de stafdirecteur P&O

teneinde

het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen te optimaliseren (de kredietaanvragen functioneel te onderbouwen, het personeel te verlonen in functie van de zwaarte van hun functie of andere elementen die duidelijk objectief onderscheiden kunnen worden), alsook de dialoog met het personeel en de vakorganisaties uit te bouwen.

 

Het coördineren, ondersteunen en superviseren van de P&O-gerelateerde juridische dossiers, inzonderheid de geschillendossiers voor de Raad van State en de gewone hoven en rechtbanken (met of zonder interventie van advocaten), alsook het normatief proces (de voorbereiding, de opmaak van de wetsvoorstellen en de opvolging van de goedkeuring, op vraag van de hiërarchie, de beleidscellen of op eigen initiatief)

teneinde

de andere diensten van de organisatie te ondersteunen via nauwkeurig juridisch advies en de samenhang en de conformiteit van de beleidsbeslissingen met het geldend recht te verzekeren.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsadviseur

het ondersteunen van de stafdirecteur P&O als strategische en operationele partner

teneinde

tot consistente en coherente concepten of beslissingen te komen in het kader van het hr-beheer, en bij het uitwerken van het beleid oog te hebben voor de eigenheid van de organisatie en haar maatschappelijke opdrachten

 

Voorbeelden van taken

• het formuleren van voorstellen voor de concrete uitvoering van de strategische doelstellingen, het beoordelen van de impact van de hr-wetgeving en het volgen van de evolutie ervan, ten behoeve van de stafdirecteur P&O, de voorzitter van het directiecomité en de beleidscellen

• het analyseren en behandelen van complexe kwesties op verzoek van de stafdirecteur P&O, de voorzitter van het directiecomité of de beleidscellen

• als kwaliteitsbeheerder, het formuleren van voorstellen om de processen en de werking van de diensten te vereenvoudigen en te optimaliseren

• het bijstaan van de stafdirecteur P&O, de voorzitter van het directiecomité of de beleidscellen tijdens onderhandelingsvergaderingen die een specifieke expertise vereisen

• het bevorderen van de aanpassing van de regels met het oog op een harmonisering, het beheren van de goedkeurings- en opvolgingsprocedures m.b.t. de reglementaire aanpassingen

 

Als

coördinator

het coördineren en op elkaar afstemmen van de P&O-activiteiten (planning, werving, administratief en geldelijk personeelsbeheer, competentie- en kennismanagement, organisatieontwikkeling, e-hr, alsook de juridische en budgettaire ondersteuning van deze activiteiten) en als horizontale dienst overleggen met de verticale diensten en hun SPOC’s (single points of contact), alsook het beheer en de opvolging van de uitvoering van de verschillende beleids- en operationele plannen (in hoofdorde de personeels- en wervingsplannen)

teneinde

de processen van ondersteuning aan de andere diensten te ontwikkelen en hun de diensten te verlenen die zij van een horizontale dienst verwachten

 

Voorbeelden van taken

• het toezien op de invoering van de instrumenten die nodig zijn voor de goede overdracht van de informatie, alsook het toezien op de invoering van instrumenten van interne controle

• het stimuleren van de uitwisseling van informatie, het overleg en de samenwerking (meer bepaald door vergaderingen en regelmatige contacten te organiseren), alsook het overtuigen van de SPOC's van de verticale diensten van de HR-initiatieven

• het toezien op de coherentie van de behandelde hr-materies in de verschillende diensten, evenals het toezien op de coherentie van de functionele organogrammen van de verscheidene directies en diensten en van de functiecartografie

• op basis van de samenwerking met de betrokken diensten en het overleg, het doen van voorstellen aan de stafdirecteur P&O betreffende de vereiste HR-acties (b.v. het opstellen van de personeelsplannen, het formuleren van de begrotingsvoorstellen, het doen van voorstellen voor gemeenschappelijk of specifieke reglementering)

• het coördineren van de budgettaire cyclus wat de personeelsuitgaven betreft, met naleving van de opgelegde planning en het opgelegde formaat

 

Als

budgettair expert

een personeelsplan opstellen dat rekening houdt met de budgettaire mogelijkheden, de verschillende personeelsbehoeften van de directies en dat inspeelt op nieuwe maatschappelijke tendensen en de evoluerende maatschappelijke rol van de FOD

teneinde

binnen de FOD een geïntegreerd personeelsbeleid te voeren worden waardoor een coherente belonings- en promotiepolitiek en een politiek van 'de juiste man/vrouw op de juiste plaats gerealiseerd wordt

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van een visie in verband met personeelsbeleid, die inspeelt op korte en lange termijntendensen (bijvoorbeeld de vergrijzing, de retentie van high potentials, de knelpuntberoepen),

• het deelnemen aan de begrotingsonderhandelingen met de FOD B&B en de FOD P&O, samen met de stafdirecteur P&O, de voorzitter van het directiecomité en de beleidscellen

• het onderhandelen met de directie- en diensthoofden om tot een evenwichtige behoeftenanalyse te komen, het transversaal in de FOD coördineren van de voorbereiding voor het tot standkomen van een jaarlijks personeelsplan, alsook het opmaken van een transparant en coherent personeelsplan waarin een evenwicht wordt gevonden tussen aanwervings-, promotie- en beloningspolitiek

• het opvolgen van de realisaties van de personeelskredieten en het anticiperen op maatschappelijke ontwikkelingen (o.m. in het kader van begrotingsconclaven of andere beslissingen van de Ministerraad, ...) door aanpassingen voor te stellen indien dit vereist is.

• het geven van adviezen over de impact van nieuwe maatregelen (bijv. interne reglementering eigen aan de FOD voor specifieke diensten) op het personeelsbudget, alsook het nemen van beslissingen hieromtrent en het uitwerken van methodes om het budget optimaal te beheren

 

Als

juridisch expert/beheerder

het ontwikkelen van nieuwe reglementering voor personeelsleden van specifieke diensten, wakende over de coherentie tussen de verschillende van toepassing zijnde reglementeringen, in functie van de finaliteiten van deze diensten binnen de FOD

teneinde

alle medewerkers van deze diensten binnen de FOD te laten beschikken over een statuut, een arbeidsregime en een loopbaan die tegemoet komen aan de Belgische en de Europese wettelijke bepalingen, aan de maatschappelijke opdrachten van deze diensten en aan de noden van hun personeel

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van aanpassingen van de bestaande reglementering met betrekking tot het arbeidsreglement, de loopbanen.... ten behoeve van specifieke diensten binnen de FOD (bijvoorbeeld de operationele eenheden van de Civiele veiligheid, de gesloten centra van Dienst Vreemdelingenzaken, de calltakers van de noodhulpcentrales), in overleg met de beleidscellen, vakbonden, en andere partners

• het uitwerken van nieuwe reglementering met betrekking tot het statuut, het arbeidsreglement en de loopbanen, ... ten behoeve van specifieke diensten binnen de FOD (bijvoorbeeld de gefederaliseerde 100-aangestelden) in overleg met de de beleidscellen, de vakbonden en de andere partners

• het advies verstrekken over de budgettaire impact van bepaalde reglementaire wijzigingen

• als eindverantwoordelijke, het controleren van ontslagdossiers op zowel de inhoudelijke motieven als op vorm, alsook het controleren van de ontwerpen van verweerschriften met betrekking tot HR-gelieerd contentieux

• het adviseren van het Directiecomité met betrekking tot complexe geschillendossiers

 

Als

vertegenwoordiger

het vertegenwoordigen van de stafdienst P&O in het kader van vergaderingen en contacten met andere FOD’s en organisaties

teneinde

de dienst zichtbaar te maken en de communicatie van de doelstellingen en van prioriteiten te verzekeren, alsook de HR-visie van de FOD uit te dragen en ingang te doen vinden

 

Voorbeelden van taken

• het uitbouwen van relaties met de vakbonden, directeur-generaals van de FOD B&B en de FOD P&O om tot een goede samenwerking te komen en permanent overleg te stimuleren

• het vertegenwoordigen van de stafdienst P&O in de overlegorganen met de vakbonden en andere partners, het verdedigen van het P&O standpunt, het afstemmen van de verschillende standpunten, het overtuigen van de vakbonden en de andere partners van de HR-maatregelen die de FOD wenst te nemen alsook het zoeken naar allianties in bepaalde dossiers

• het voorzitten van de paritair samengestelde commissies (bijv. departementale stagecommissie, ...)

• het verdedigen van de standpunten van de FOD in netwerken/overleggroepen rond juridische en budgettaire thema's georganiseerd door de FOD P&O en/of FOD B&B

• de SPOC zijn (single point of contact) voor budgettaire en reglementaire materies en de gesprekspartner zijn van de stafdienst B&B, de FOD P&O en de FOD B&B

 

Als

leidinggevende

het verzekeren van de organisatie en coördinatie van de diensten die onder zijn/haar bevoegdheid vallen, alsook het vertalen van de strategische doelstellingen naar operationele doelstellingen, wat die diensten betreft

teneinde

een efficiënte en gerichte werking van deze diensten te verzekeren, de HR-doelstellingen te behalen en het P&O-beleid consistent uit te voeren binnen heel de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• het geven van duidelijke doelstellingen aan de dienstverantwoordelijken, het verdelen van de taken en het coördineren van de activiteiten, alsook het bepalen van de planning en de prioriteiten, het informeren van de medewerkers en de diensten, en het compatibel maken van de kennis en de competenties van de medewerkers

• het opvolgen en bijsturen van de resultaten van de medewerkers, het sturen, motiveren, evalueren en ontwikkelen van de medewerkers, of dit mogelijk maken

• het handelen zowel op individueel niveau als op het niveau van het team

• het beleggen van teamvergaderingen

• het (laten) uitwerken van werkprocedures en plannen voor de activiteiten

 

Als

coach

de medewerkers continu ondersteunen en begeleiden, en relevantie informatie onder de medewerkers en collega’s verspreiden

teneinde

de goede ideeën te identificeren en te realiseren, de autonomie te bevorderen, de expertise binnen de dienst te verhogen, alsook de mogelijkheid te bieden de competenties te ontwikkelen om zo de prestaties van de dienst te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• het helpen bij de realisatie van de beste visie en de best practices

• het vergroten van de verantwoordelijkheid van de medewerkers op het vlak van de resultaten, het motiveren van de medewerkers

• het evalueren van en feedback geven aan de medewerkers in het kader van b.v. de ontwikkelcirkels, het bepalen van de opleidingsbehoeften van het personeel en plannen van de acties voor de ontwikkeling van de competenties

• het bieden van ondersteuning op conceptueel vlak, het delen van eigen ervaringen, het uitwisselen van standpunten

• het organiseren van vergaderingen rond een specifiek thema of een specifieke zaak om het kennisniveau van de medewerkers op peil te houden

 

Als

projectleider

projecten met betrekking tot het personeelsbeleid (zoals b.v. het ontwerpen van een eenvormige tool voor het monitoren en plannen van het aantal VTE’s en de kredieten of het uitwerken van een loopbaan voor de 112-operatoren) verder uitwerken, implementeren en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan verdelen over de teamchefs en deze opvolgen

teneinde

de projectdoelstellingen te realiseren binnen de vereisten op vlak van timing en kwaliteit

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van de projectfiches

• het kiezen van de leden van het team, rekening houdend met hun kennis en competenties en hun onderlinge verschillen op dit vlak

• het beleggen van vergaderingen met de verantwoordelijken en stakeholders

• het geven van duidelijke en precieze opdrachten en tijdsschema’s aan alle teams

• het onderhouden van een ononderbroken contact met de verantwoordelijken en stakeholders

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	als dossier	dagelijks
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	informeel	dagelijks
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	per brief, e-mail ...	dagelijks
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	persoonlijk contact	dagelijks
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	vragen, adviezen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	vragen, adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	vragen, adviezen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	vragen, adviezen	persoonlijk contact	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	als dossier	dagelijks
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	informeel	dagelijks
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	per brief, e-mail ...	dagelijks
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	persoonlijk contact	dagelijks
eigen FOD, andere overheidsdiensten, beleidscellen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	informeel	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	informeel	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen, vragen, adviezen, wetgeving	persoonlijk contact	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de stafdirecteur P&O

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de opvolging van de specifieke projecten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is en de verwezenlijking van de acties die vooraf bepaald werden in functie van deze projecten

• de coördinatie en afstemming van de werkzaamheden in het kader van het opstellen van het personeelsplan

• de organisatie, de planning en de prioriteiten van de dienst, de aanpak van de voorgelegde problemen, de gebruikte werkwijzen en de presentatie

• de organisatie van het overleg met andere overheidsdiensten, de vakbonden en de particulieren

• de beslissingen met betrekking tot de toepassing van de reglementering

• het samenstellen van de teams in de rol van projectleider

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de strategische opties

• elke beslissing die een verbintenis van de algemene directie inhoudt tegenover de buitenwereld of afwijkt van de rechtspraak of een substantiële budgettaire impact heeft

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

de personeelskredieten bedroegen in 2011 ruim 262 miljoen euro, of ongeveer de helft van de totale kredieten van de FOD

 

Eigen werkbudget

-

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. de FOD Binnenlandse Zaken telde in 2011 ruim 5 000 personeelsleden, waarvan 25 % in continudiensten

2. het totale budget van de staf-, coördinatie en logistieke diensten bedroeg in 2011 ruim 18 miljoen euro, waarvan iets meer dan de helft door de stafdienst P&O werd besteed

3. de functie stuurt onrechtstreeks een 100-tal personeelsleden aan van de stafdienst P&O, met inbegrip van de P&O en de B&B-correspondenten van de verschillende directies en diensten

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• De algemene doelstellingen vastgesteld door de stafdirecteur P&O of een lead manager

• De beslissingen van het directiecomité

• De regels en procedures die in de FOD van kracht zijn

• De algemeen geldende wetgeving en de reglementering die rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden is met het domein

• De richtlijnen van de bevoegde Minister, de beleidscellen en de regering

 

Welke vernieuwingen

• Werkmethoden ontwikkelen die kunnen dienen als basis om tot een globaal en coherent personeelsplan te komen, zoals werklastmetingen, methodes voor het vastleggen van organogrammen, methodes om een objectieve input te krijgen vanuit het beheer van de competenties in het personeelsplan

• Het ontwikkelen van specifieke reglementering voor continudiensten, waarvoor de FOD een eigen arbeidsreglement en loopbanen moet voorzien, alsook het doen van voorstellen met betrekking tot de algemene HR-reglementering

• Vernieuwende budgettaire werkmethodes ontwikkelen en implementeren in de volledige FOD

• Alternatieven voor de reglementaire teksten voorstellen in het kader van de administratieve vereenvoudiging

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Het managementplan van de organisatie en de operationele doelstellingen van de stafdienst P&O

• De wettelijke en reglementaire context

• De richtlijnen en onderrichtingen van de FOD P&O en de FOD B&B

• De best practices op het domein van hr

• De hr-tendenzen

• De ervaringen van anderen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.