Attaché ondersteuning interne controle (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DPO100
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Meewerken aan de ontwikkeling, de implementatie en het beheer van organisatiestructuren, processen en -instrumenten
teneinde
bij te dragen tot de realisatie van een performante organisatie, vooral : valideren en verifiëren van de uitvoering van de procedures, het doen van voorstellen voor verbetering, door het rapporteren aan het management met betrekking tot disfuncties, ...
Resultaatgebieden
Alsanalistverzamelen, analyseren en integreren van informatie m.b.t. een domein binnen organisatiebeheer in de interne controle (organisatieontwikkeling, kwaliteit, procesaudit, veranderingsbeheer, integriteit, risk management, ...)
teneinde
een duidelijk beeld te krijgen van de behoeften van de interne klanten
Voorbeelden van taken
- verzamelen van gegevens in de verschillende entiteiten van de organisatie
- uitvoeren van procesanalyses
- analyseren van de reeds aanwezige structuren, procedures en systemen, en de toepassing ervan
- verwerken van de gegevens in nota's
- analyseren van specifieke vragen
Alsinterne raadgever/adviseurHet samenwerken in de voorgestelde mededeling, de cel leider en hoofd van het departement, van inhoudelijke adviezen omtrent de kwetsbaarheden van de organisatie op het vlak van risicobeheer en integriteitsbeleid, aangevuld met eventuele oplossingen
teneinde
de controleomgeving en het interne controlesysteem te verbeteren
Voorbeelden van taken
- het oplijsten van risico's en kwetsbaarheden naar aanleiding van uitgevoerde risico-analyses
- het doen van voorstellen van interne controlemaatregelen aan het management met het oog op een vermindering van de opgelijste risico's tot een aanvaardbaar niveau
- het verstrekken van adviezen aan het management tot vermindering van organisatorische kwetsbaarheden
- het verstrekken van adviezen met het oog op een reductie van door hun geïdentificeerde risico's en pijnpunten
Alsprojectmedewerkermeewerken aan en uitvoeren van analyse- of verbeterprojecten i.v.m. de bestaande processen, procedures en systemen
teneinde
het betrokken organisatieonderdeel of -proces performanter te maken
Voorbeelden van taken
- analyseren van een onderdeel/proces van de organisatie en identificeren van knelpunten
- lanceren en opvolgen van tevredenheidsmetingen
- meewerken aan de voorbereiding, de implementatie en de opvolging van een BPR(-onderdeel)
- uitwerken van opvolgings- en rapporteringsmechanismen
- deelnemen aan werk- en projectvergaderingen i.v.m. het betrokken project(onderdeel)
AlsteamcoördinatorVervanging van de celleider in de planning van de taken van het team in zijn afwezigheid
teneinde
de doelstellingen van de dienst en de ontwikkeling van de medewerkers te verwezenlijken
Voorbeelden van taken
- het plannen van het werk: de taken verdelen en de uitvoering ervan opvolgen
- het opsporen en analyseren van de behoeften en de leden van het speciale team toewijzen
- zorgen voor reporting aan het hoofd cel van de problemen
- het opleiden van of de opleiding verzekeren van de medewerkers, knowhow doorgeven
- het motiveren, coachen en evalueren van de medewerkers en het voeren van functioneringsgesprekken of meewerken bij de recrutering
Alscontactpersoonadviseren en informeren van de interne klanten i.v.m. de betrokken materie
teneinde
de interne klanten te ondersteunen bij de implementatie van veranderingstrajecten (organisatieontwikkeling, kwaliteit, procesaudit, veranderingsbeheer, integriteit, risk management, ...)
Voorbeelden van taken
- verlenen van advies bij operationele problemen bij de implementatie van nieuwe procedures en systemen
- verspreiden van informatie aan de interne klanten (presentaties, brochures, richtlijnen, infosessies, enz.)
Alskennisbeheerderopvolgen van het vakgebied en verspreiden van de relevante informatie onder de collega's
teneinde
de expertise van de dienst te vergroten
Voorbeelden van taken
- raadplegen van vakliteratuur
- vergelijken met andere organisaties binnen en buiten de overheid en identificeren van de goede praktijken
- schrijven van nota's met bevindingen en presenteren van de resultaten aan collega's
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Adviseur
|
richtlijnen, nota's, vragen
|
mondeling en schriftelijk
|
dagelijks
|
Verantwoordelijk voor de cel
|
richtlijnen, nota's, vragen
|
mondeling en schriftelijk
|
dagelijks
|
Agenten
|
Antwoorden op de verzoeken om informatie
|
mondeling en schriftelijk
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
ad hoc informatie
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Adviseur
|
Antwoorden, orientatie nota's, voorstellen, adviezen, rapporting over de stand van zaken
|
mondeling en schriftelijk
|
dagelijks
|
Verantwoordelijk voor de cel
|
Antwoorden, orientatie nota's, voorstellen, adviezen, rapporting over de stand van zaken
|
mondeling en schriftelijk
|
dagelijks
|
Agenten
|
Antwoorden
|
mondeling en schriftelijk
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
ad hoc informatie
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Attaché A2 organisatiebeheer - teamverantwoordelijke
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de eigen werkorganisatie en planning
- operationele routinebeslissingen
- operationeel advies aan klanten
- voorstellen voor nieuwe/verbeterde processen, procedures, systemen en instrumenten
De functie moet autorisatie vragen voor
- beslissingen met een impact op andere domeinen
- complexe operationele beslissingen
- wijzigingen in prioriteiten
- belangrijke wijzigingen in projecten (of projectonderdelen)
Impact
Totaal werkbudget entiteit
0
Eigen werkbudget
0
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- beleidslijnen van de organisatie
- eventuele specifieke regelgeving
Welke vernieuwingen
- verbeteringen aanbrengen aan de bestaande processen, procedures, systemen en instrumenten
Gebaseerd op welk referentiekader
- de richtlijnen en instructies
|