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Conseiller général relations externes, élections, population, cartes d'identité - Directeur (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV130

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)




Raison d'être de la fonction

Organiser les élections relevant de la compétence d’un niveau politique fédéral (élections européennes, régionales et fédérales)

afin de

garantir le déroulement des élections selon les principes internationaux et les principes fixés par la constitution et veiller à ce que tous les citoyens jouissant du droit de vote puissent exercer leur droit démocratique à participer aux élections.

 

Organiser les aspects administratifs du le Registre national des personnes physiques, assurer les fonctions de contrôle et de soutien nécessaires à l’égard des clients et suivre la réglementation relative à la population

afin de

mettre à disposition des données qualitatives sur le citoyen, mises à jour en permanence et facilement accessibles, et garantir le bon déroulement de la gestion de la population dans les communes.

 

Suivre les aspects administratifs de l'identification électronique et en assurer la promotion

afin de

ancrer l’utilisation de la carte d’identité électronique comme moyen d’identification sûr dans la vie sociale et donner au citoyen l'accès aux facilités disponibles dans le domaine du gouvernement électronique.

 

Finalités
En tant que
chef de projet
    organiser les élections relevant de la compétence du niveau politique fédérale (élections européennes, régionales et fédérales)

afin de

    garantir des ‘free and fair elections’, respectueuses de l’ensemble des standards internationaux

 

Exemples de tâches
  • tenir à jour un ‘scénario Elections’ et le mettre en œuvre lors d’élections effectives
  • organiser la ‘nuit des élections’ en mettant l’accent sur le suivi du début du processus électoral (ouverture des bureaux de vote) et la collecte et la diffusion des résultats des élections
  • organiser, suivre et contrôler l’ensemble des préparatifs techniques de sorte que la composante électronique puisse être engagée de manière optimale tant lors du vote que lors de la collecte des résultats des élections dans le cadre du processus électoral
  • lancer et suivre des marchés publics introduisant de nouvelles technologies dans le processus électoral
  • intégrer les 'lessons learned', les initiatives politiques et les exigences européennes ou internationales dans la législation électorale

 

En tant que
fonctionnaire d'information
    organiser la fourniture d’informations dans le cadre de l’organisation des élections et mettre sur pied des campagnes d’information sur la carte d’identité électronique, cette dernière tâche se fera en collaboration avec le projectmanager

afin de

    garantir le bon déroulement des élections et promouvoir l’utilisation de la carte d’identité électronique auprès des citoyens, des entreprises et des institutions

 

Exemples de tâches
  • assurer l’ouverture du site Internet des élections en temps utile
  • organiser des conférences de presse et d’autres événements en vue d’informer la presse et le public
  • fournir des informations et des textes au 'webmaster'
  • participer aux réunions de rédaction et aux réunions avec le service d'information du SPF
  • écrire des brochures et autres textes et vérifier la légalité et les fautes de langage

 

En tant que
coach
    diriger et contrôler les délégations régionales du Registre national dans leur assistance aux communes

afin de

    faire encoder ou mettre à jour, correctement et dans les délais légaux, les informations relatives aux personnes physiques dans le Registre national par les administrations

 

Exemples de tâches
  • assurer de réunions de travail avec les délégations régionales
  • transférer les informations et expliquer les nouvelles instructions aux délégués régionaux
  • favoriser la collaboration transcellulaire et veiller que les cellules travaillent de manière uniforme
  • réaliser un meilleur suivi des communes par l’intermédiaire des délégués régionaux (notamment au moyen des SLA)
  • contrôler le volume et la qualité du travail des délégués et tenir à jour des statistiques

 

En tant que
chef de projet
    organiser régulièrement une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs du Registre national

afin de

    d'une part, mieux comprendre le fonctionnement du Registre national et de la qualité de la prestation de service, et d'autre part, pouvoir mieux répondre aux besoins et aux attentes des clients, notamment en matière de soutien

 

Exemples de tâches
  • initier les actions nécessaires pour la préparation de l’enquête
  • veiller à l’exécution de l’enquête et l’adapter sur demande
  • analyser les réponses des utilisateurs
  • rédiger un rapport avec les conclusions de l'enquête
  • élaborer un plan d'action pour un meilleur service aux clients, conformément aux conclusions de l'enquête

 

En tant que
conseiller
    assurer la rédaction et la concrétisation de la réglementation en matière de population et (partiellement) des cartes d'identité

afin de

    parvenir à une réglementation correcte, compréhensible pour tout le monde, facilement applicable et visant à éviter les conflits et la faire appliquer correctement

 

Exemples de tâches
  • assurer des activités préparatoires telles que la concertation avec les stakeholders concernés (par exemple l'association des Villes et Communes pour la carte d'identité électronique)
  • concerter les collègues internes concernés (par exemple les informaticiens pour la carte d'identité électronique)
  • élaborer la réglementation sur la base de la législation et de la concertation susmentionnée (par exemple des instructions générales relatives aux cartes d’identité électroniques et aux registres de la population au profit des administrations communales)

 

En tant que
juriste
    suivre les nouveaux développements dans le domaine de la nouvelle législation, de la doctrine et de la jurisprudence pertinentes dans le domaine

afin de

    incorporer les dernières évolutions dans les conseils prodigués aux partenaires internes et externes ainsi que dans les décisions prises par la Direction générale Institutions et Population

 

Exemples de tâches
  • lire régulièrement et de sa propre initiative la littérature dans le domaine et participer à des séminaires
  • organiser des actions ciblées sur le transfert de connaissances
  • répondre aux questions parlementaires
  • accompagner les délégués régionaux dans leur tâche d’information à l’égard des communes
  • répondre par écrit à des questions plus complexes /plaintes

 

En tant que
dirigeant
    assurer la direction de l’ensemble des services sous sa responsabilité

afin de

    garantir un fonctionnement effectif et efficace des services

 

Exemples de tâches
  • participer à l’élaboration du plan de management, à la définition des objectifs stratégiques et opérationnels
  • définir les objectifs à moyen terme
  • soutenir, développer et motiver les chefs de service des cellules
  • formuler des propositions d'amélioration
  • superviser et éventuellement adapter la réalisation des objectifs

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

particuliers/citoyens

questions écrites

informel

quotidien

autres serv. pub. féd.

conseils oraux

par lettre, e-mail ...

hebdomadaire

autres autorités

conseils écrits

rendez-vous formel

hebdomadaire

organisations/entreprises

conseils oraux

sous forme d'une proposition

annuel

collègues

législation (loi, AR, AM ...

sous forme d'un dossier

quotidien

juristes/avocats

questions écrites, questions orales

mensuel

utilisateurs du Registre national

rapports d'étude

mensuel

administrations communales

annuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

particuliers/citoyens

législation existante (loi, AR, AM ...

sous forme d'une proposition de loi, AR, AM

quotidien

autres serv. pub. féd.

propositions réglermentaires

informel

hebdomadaire

organisations en Belgique et à l'étranger

conseils oraux

par lettre, e-mail ...

hebdomadaire

organisations/entreprises

questions écrites

rendez-vous formel

mensuel

organisations/entreprises

conseils écrits

par circulaire

mensuel

collègues

questions orales

sous forme d'un dossier

quotidien

juristes/avocats

mensuel

utilisateurs Registre national

mensuel

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

le directeur général Institutions et Population

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • dans le cadre des élections: mettre en pratique tous les aspects liés à l'organisation des élections (avec rapport à la direction). Il s'agit notamment de: - faire réaliser des contrôles du matériel électoral; - rédiger et promulguer des directives et instructions à l'attention des différents acteurs du processus électoral; - organiser le tirage au sort des numéros nationaux; - organiser la "Nuit des Elections"; - organiser des conférences de presse à la demande du cabinet et en collaboration avec le responsable de la communication au sein de la DGIP
  • dans le cadre du Registre national: l'exécution des actions administratives qui sont associées à la garantie d'encoder des informations de qualité dans le Registre national. Il s'agit notamment de: - mettre à jour les textes administratifs; - entretenir des contacts avec les clients qui souhaitent recevoir des données du Registre national, - faire réaliser des inspections dans les communes en ce qui concerne le respect des SLA pour l'encodage de certaines données dans le Registre national; - l'autonomie pour l'organisation d'une enquête de satisfaction; - l'autonomie pour l'organisation du travail au sein des délégations régionales du Registre national
  • dans le cadre de la carte d'identité électronique: - rédiger des textes administratifs; - répondre aux questions parlementaires et aux questions des citoyens (à l'exception des dossiers sensibles)
  • en tant que fonctionnaire d'information: se charger de la partie pratique de l'organisation de conférences de presse (la décision de tenir une conférence est prise au niveau du cabinet ou au niveau du management); - exécuter le plan de communication de la campagne d'information relative à la carte d'identité électronique; - fournir des informations aux citoyens ou clients (à l'exception des dossiers sensibles)
  • en tant que dirigeant, la fonction définit les objectifs à moyen terme pour l'ensemble des services sous sa responsabilité

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • octroyer l'accès aux informations du Registre national ou octroyer une autorisation pour l'utilisation du numéro de Registre national
  • circulaires importantes aux utilisateurs du Registre national
  • interprétation officielle de la loi et réponse aux questions parlementaires
  • notes et suggestions au ministre
  • dossiers fondamentaux / sensibles
  • participer à des journées d'étude

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

Dans une année où ont lieu des élections, le budget opérationel de l'organisation des élections s'élève à 10 million €

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. le nombre de dossiers par année peut être vérifié sur demande

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • les lois relatives au Registre national, aux registres de la population, aux cartes d'identité, à la législation électorale, à la protection de la vie privée, etc.

 

Quelles innovations
  • moderniser le Registre national grâce à un meilleur soutien des utilisateurs et évaluer la qualité du travail fourni par le Registre national en organisant, tous les deux ans, une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs
  • permettre l'introduction aussi rapide et aisée que possible de nouvelles mesures, règlementation et technologies pour les citoyens, les communes et les entreprises
  • l'innovation principale est réalisée par le législateur (par exemple l'introduction de la carte d'identité électronique) ; l'élaboration de cette législation est poursuivie par des circulaires et d'autres instructions aux communes

 

Sur base de quel cadre de référence
  • les moyens mis à disposition tant en personnel qu'en matériel

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.