Afdrukken

Adviseur-generaal externe betrekkingen, verkiezingen, bevolking, identiteitskaarten - Directeur (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBV130

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)




Doel van de functie

Het organiseren van verkiezingen die tot de bevoegdheid van een federaal beleidsniveau behoren (Europese, regionale en federale verkiezingen)

teneinde

te garanderen dat de verkiezingen volgens de internationale en de grondwettelijk vastgestelde principes kunnen plaatsvinden en ervoor te zorgen dat alle kiesgerechtigde burgers hun democratisch recht op deelname aan verkiezingen kunnen uitoefenen.

 

Het organiseren van de administratieve aspecten van het Rijksregister van de natuurlijke personen, verzekeren van de noodzakelijke controle- en ondersteuningsfuncties t.o.v. de klanten, en opvolgen van de reglementering inzake bevolkingszaken

teneinde

kwaliteitsvolle gegevens over de burger ter beschikking te stellen die permanent bijgewerkt zijn en vlot toegankelijk, en het beheer van de bevolking in de gemeenten correct te laten verlopen.

 

Het opvolgen van de administratieve aspecten van de elektronische identificatie en het promoten ervan

teneinde

het gebruik van de elektronische identiteitskaart als veilig identificatiemiddel in het maatschappelijk gebeuren te verankeren en de burger toegang te verlenen tot de beschikbare faciliteiten op het vlak van e-government.

 

Resultaatgebieden
Als
projectleider
    het organiseren van de verkiezingen die tot de bevoegdheid op het federale beleidsniveau horen (Europese, regionale en federale verkiezingen)

teneinde

    'free and fair elections' te garanderen met respect voor alle internationale standaarden

 

Voorbeelden van taken
  • het permanent bijhouden en updaten van een 'draaiboek Verkiezingen' en het uitrollen daarvan bij effectieve verkiezingen
  • het organiseren van 'de verkiezingsnacht' met focus op het opvolgen van de start van het kiesproces (opening van de stembureaus) en de inzameling en de verspreiding van de verkiezingsresultaten
  • het organiseren, opvolgen en controleren van alle technische voorbereidingen opdat de elektronische component zowel bij het stemmen als bij het inzamelen van de verkiezingsresultaten bij het verkiezingsproces optimaal zou kunnen ingezet worden
  • het uitschrijven en opvolgen van overheidsopdrachten die nieuwe technologieën in het verkiezingsproces introduceren
  • het integreren van 'lessons learned', van politieke beleidsinitiatieven en van Europese of internationale vereisten in de kieswetgeving

 

Als
informatieambtenaar
    het organiseren van de informatievoorziening in het kader van de organisatie van de verkiezingen en het opzetten van informatiecampagnes over de elektronische identiteitskaart, dit laatste in samenwerking met de projectmanager

teneinde

    de verkiezingen vlot te laten verlopen en het gebruik van de elektronische identiteitskaart te promoten bij de burgers, de bedrijven en de instellingen

 

Voorbeelden van taken
  • zorgen voor het tijdig openstellen van de verkiezingswebsite
  • het organiseren van persconferenties en andere evenementen ter informatie van pers en publiek
  • het leveren van informatie en teksten aan de webmaster
  • deelnemen aan redactievergaderingen en vergaderingen met de voorlichtingsdienst van de FOD
  • het opstellen van brochures en andere teksten en/of het nalezen ervan op wettelijkheid en taalfouten

 

Als
coach
    het leiden en controleren van de regionale afvaardigingen van het Rijksregister in hun bijstand aan de gemeenten

teneinde

    de gemeentebesturen de gegevens omtrent de fysieke personen correct en binnen de wettelijke termijnen te doen inbrengen of bijwerken in het Rijksregister

 

Voorbeelden van taken
  • het verzekeren van werkvergaderingen met de regionale afgevaardigden
  • het doorspelen van informatie en het uiteenzetten van nieuwe instructies aan de regionale afgevaardigden
  • bevorderen van celoverschrijdende samenwerking en toezien op een uniforme werkwijze
  • het bewerkstelligen van een betere opvolging van de gemeenten via de regionale afgevaardigden (ondermeer door middel van SLA's)
  • het controleren op het volume en de kwaliteit van het werk van de afgevaardigden en het bijhouden van statistieken

 

Als
projectleider
    het regelmatig organiseren van een tevredenheidsenquête bij de gebruikers van het Rijksregister

teneinde

    enerzijds een beter inzicht te verkrijgen in de eigen werking van het Rijksregister en van de kwaliteit van de dienstverlening, en anderzijds beter te kunnen inspelen op de noden en wensen van de klanten, onder meer inzake ondersteuning

 

Voorbeelden van taken
  • het initiëren van de nodige acties voor de voorbereiding van de enquête
  • het toezien en desgewenst bijsturen van de uitvoering van de enquête
  • het analyseren van de antwoorden van de gebruikers
  • het opstellen van een rapport met de conclusies van de enquête
  • het opstellen van een actieplan voor een betere dienstverlening aan de klanten overeenkomstig de conclusies van de enquête

 

Als
adviseur
    het instaan voor de opmaak en de concretisering van de reglementering inzake bevolkingszaken en (deels) voor de identiteitskaarten

teneinde

    te komen tot een goede, voor iedereen begrijpbare en vlot toepasbare, conflictvermijdende reglementering en ze correct te laten toepassen

 

Voorbeelden van taken
  • het verzekeren van voorbereidende activiteiten zoals het overleg met betrokken stakeholders (bv. De Vereniging van Steden en Gemeenten voor elektronische identiteitskaart)
  • overleggen met interne betrokken collega's (bv. de informatici voor de elektronische identiteitskaart)
  • het opstellen van de reglementering op basis van de wetgeving en het bovenvermelde overleg (bijv. algemene onderrichtingen i.v.m. de elektronische identiteitskaart en het bevolkingsregister ten behoeve van de gemeentebesturen)

 

Als
jurist
    het opvolgen van nieuwe ontwikkelingen op het vlak van nieuwe wetgeving, rechtsleer en rechtspraak die relevant zijn voor het vakdomein

teneinde

    de laatste evoluties te incorporeren in de adviezen die aan interne en externe partners worden gegeven en in de beslissingen die door de Algemene Directie Instellingen en Bevolking worden genomen

 

Voorbeelden van taken
  • het regelmatig en op eigen initiatief doornemen van vakliteratuur en deelnemen aan seminaries
  • organiseren van acties die gericht zijn op kennisoverdracht
  • het beantwoorden van parlementaire vragen
  • het begeleiden van de regionale delegaties in hun informatietaak ten opzichte van de gemeenten
  • het schriftelijk beantwoorden van meer complexe vragen / klachten

 

Als
leidinggevende
    leiden van de verschillende diensten die onder zijn/haar verantwoordelijkheid ressorteren

teneinde

    de effectieve en efficiënte werking van de diensten te verzekeren

 

Voorbeelden van taken
  • meewerken aan de uitwerking van het managementplan, aan de bepaling van de strategische en operationele doelstellingen
  • bepalen van doelstellingen op middellange termijn
  • ondersteunen, ontwikkelen en motiveren van de diensthoofden van de cellen
  • formuleren van de mogelijkheden tot verbetering
  • opvolgen en eventueel bijsturen van de verwezenlijking van de doelstellingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

particulieren/burgers

schriftelijke vragen

informeel

dagelijks

andere fed. overh. diensten

mondelinge adviezen

per brief, e-mail ...

wekelijks

andere overheden

schriftelijke adviezen

formele afspraak

wekelijks

organisaties/ondernemingen

mondelinge adviezen

in de vorm van een voorstel van wet,KB,MB.......

jaarlijks

collega's

wetgeving (wet, KB, MB ...

als dossier

dagelijks

juristen/advocaten

reglementaire voorstellen (wet,KB,MB.)

maandelijks

gebruikers v/h Rijksregister

studierapporten

maandelijks

gemeentebesturen

jaarlijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

particulieren/burgers

bestaande wetgeving (wet, KB, MB ...

in de vorm v/e voorstel van wet,KB,MB

dagelijks

andere fed. overh. diensten

reglementaire voorstellen (wet,KB,

informeel

wekelijks

andere overheidsdiensten

mondelinge adviezen

per brief, e-mail ...

wekelijks

organisaties/ondernemingen

schriftelijke vragen

formele afspraak

maandelijks

cel beleidsvoorbereiding

schriftelijke adviezen

per omzendbrief

maandelijks

collega's

mondelinge vragen

als dossier

dagelijks

juristen/advocaten

maandelijks

gebruikers Rijksregister

maandelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal Instellingen en Bevolking

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • in het kader van de verkiezingen : het in de praktijk brengen van alle aspecten die aan de organisatie van de verkiezingen verbonden zijn (met rapportering aan de directie). Dit zijn o.a.: -het laten uitvoeren van controles van het verkiezingsmateriaal; -het opstellen en uitvaardigen van richtlijnen en instructies ten behoeve van diverse actoren in het verkiezingsproces; -de organisatie van de lottrekking van de nationale nummers; -de organisatie van de “Nacht van de Verkiezingen”; -de organisatie van persconferenties op vraag van het kabinet en in samenwerking met de verantwoordelijke voor de communicatie binnen ADIB
  • in het kader van het Rijksregister: de uitvoering van de administratieve acties verbonden aan het verzekeren van kwaliteitsvolle informatie in het Rijksregister. Dit zijn o.a. -het updaten van administratieve teksten; -het onderhouden van contacten met de klanten die gegevens uit het Rijksregister willen bekomen -het laten uitvoeren van inspecties in de gemeenten m.b.t. het respecteren van SLA’s voor het invoeren van bepaalde gegevens in het Rijksregister -autonomie voor de organisatie van een tevredenheidsenquête -autonomie voor de organisatie van het werk binnen de regionale delegaties van het Rijksregister
  • in het kader van de elektronische identiteitskaart: -het opstellen van administratieve teksten -het beantwoorden van parlementaire vragen en vragen van burgers (met uitzondering van de gevoelige dossiers)
  • als informatieambtenaar: -het praktisch gedeelte van het organiseren van persconferenties (de beslissing om een conferentie te houden wordt op kabinetsniveau of op managementniveau genomen) -de uitvoering van het communicatieplan van de informatiecampagne in verband met de elektronische identiteitskaart - het verstrekken van informatie aan burgers of klanten (met uitzondering van de gevoelige dossiers)
  • als leidinggevende bepaalt de functie de doelstellingen op middellange termijn van het geheel van de diensten waarvoor de functie verantwoordelijk is

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • het verlenen van toegang tot de gegevens van het Rijksregister of het verlenen van toelating voor het gebruik van het Rijksregisternummer
  • de belangrijke omzendbrieven aan de gebruikers van het Rijksregister
  • de officiële interpretatie van de wet en antwoorden op parlementaire vragen
  • nota's en suggesties aan de minister
  • principiële /gevoelige dossiers
  • deelname aan studiedagen

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

In een verkiezingsjaar bedraagt het werkingsbudget voor de organisatie van de verkiezingen 10 miljoen €

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. het aantal dossiers per jaar kan desgewenst nagegaan worden

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • de wetten op het Rijksregister, de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de kieswetgeving, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, enz.

 

Welke vernieuwingen
  • de modernisering van het Rijksregister door een betere ondersteuning van de gebruikers en de evaluatie van de kwaliteit van het door het Rijksregister geleverde werk door het houden van een tweejaarlijkse tevredenheidsenquête bij de gebruikers
  • de invoering van nieuwe maatregelen, reglementering en technologieën zo vlug en zo vlot mogelijk laten verlopen voor burgers, gemeenten en bedrijven
  • de principiële innovatie gebeurt door de wetgever (bv. de invoering van de elektronische identiteitskaart); deze wetgeving wordt verder uitgewerkt in omzendbrieven en andere instructies aan de gemeenten

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • de ter beschikking gestelde middelen, zowel inzake personeel als inzake materieel

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.