Adviseur-generaal externe betrekkingen, verkiezingen, bevolking, identiteitskaarten - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBV130
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Het organiseren van verkiezingen die tot de bevoegdheid van een federaal beleidsniveau behoren (Europese, regionale en federale verkiezingen)
teneinde
te garanderen dat de verkiezingen volgens de internationale en de grondwettelijk vastgestelde principes kunnen plaatsvinden en ervoor te zorgen dat alle kiesgerechtigde burgers hun democratisch recht op deelname aan verkiezingen kunnen uitoefenen.
Het organiseren van de administratieve aspecten van het Rijksregister van de natuurlijke personen, verzekeren van de noodzakelijke controle- en ondersteuningsfuncties t.o.v. de klanten, en opvolgen van de reglementering inzake bevolkingszaken
teneinde
kwaliteitsvolle gegevens over de burger ter beschikking te stellen die permanent bijgewerkt zijn en vlot toegankelijk, en het beheer van de bevolking in de gemeenten correct te laten verlopen.
Het opvolgen van de administratieve aspecten van de elektronische identificatie en het promoten ervan
teneinde
het gebruik van de elektronische identiteitskaart als veilig identificatiemiddel in het maatschappelijk gebeuren te verankeren en de burger toegang te verlenen tot de beschikbare faciliteiten op het vlak van e-government.
Resultaatgebieden
Alsprojectleiderhet organiseren van de verkiezingen die tot de bevoegdheid op het federale beleidsniveau horen (Europese, regionale en federale verkiezingen)
teneinde
'free and fair elections' te garanderen met respect voor alle internationale standaarden
Voorbeelden van taken
- het permanent bijhouden en updaten van een 'draaiboek Verkiezingen' en het uitrollen daarvan bij effectieve verkiezingen
- het organiseren van 'de verkiezingsnacht' met focus op het opvolgen van de start van het kiesproces (opening van de stembureaus) en de inzameling en de verspreiding van de verkiezingsresultaten
- het organiseren, opvolgen en controleren van alle technische voorbereidingen opdat de elektronische component zowel bij het stemmen als bij het inzamelen van de verkiezingsresultaten bij het verkiezingsproces optimaal zou kunnen ingezet worden
- het uitschrijven en opvolgen van overheidsopdrachten die nieuwe technologieën in het verkiezingsproces introduceren
- het integreren van 'lessons learned', van politieke beleidsinitiatieven en van Europese of internationale vereisten in de kieswetgeving
Alsinformatieambtenaarhet organiseren van de informatievoorziening in het kader van de organisatie van de verkiezingen en het opzetten van informatiecampagnes over de elektronische identiteitskaart, dit laatste in samenwerking met de projectmanager
teneinde
de verkiezingen vlot te laten verlopen en het gebruik van de elektronische identiteitskaart te promoten bij de burgers, de bedrijven en de instellingen
Voorbeelden van taken
- zorgen voor het tijdig openstellen van de verkiezingswebsite
- het organiseren van persconferenties en andere evenementen ter informatie van pers en publiek
- het leveren van informatie en teksten aan de webmaster
- deelnemen aan redactievergaderingen en vergaderingen met de voorlichtingsdienst van de FOD
- het opstellen van brochures en andere teksten en/of het nalezen ervan op wettelijkheid en taalfouten
Alscoachhet leiden en controleren van de regionale afvaardigingen van het Rijksregister in hun bijstand aan de gemeenten
teneinde
de gemeentebesturen de gegevens omtrent de fysieke personen correct en binnen de wettelijke termijnen te doen inbrengen of bijwerken in het Rijksregister
Voorbeelden van taken
- het verzekeren van werkvergaderingen met de regionale afgevaardigden
- het doorspelen van informatie en het uiteenzetten van nieuwe instructies aan de regionale afgevaardigden
- bevorderen van celoverschrijdende samenwerking en toezien op een uniforme werkwijze
- het bewerkstelligen van een betere opvolging van de gemeenten via de regionale afgevaardigden (ondermeer door middel van SLA's)
- het controleren op het volume en de kwaliteit van het werk van de afgevaardigden en het bijhouden van statistieken
Alsprojectleiderhet regelmatig organiseren van een tevredenheidsenquête bij de gebruikers van het Rijksregister
teneinde
enerzijds een beter inzicht te verkrijgen in de eigen werking van het Rijksregister en van de kwaliteit van de dienstverlening, en anderzijds beter te kunnen inspelen op de noden en wensen van de klanten, onder meer inzake ondersteuning
Voorbeelden van taken
- het initiëren van de nodige acties voor de voorbereiding van de enquête
- het toezien en desgewenst bijsturen van de uitvoering van de enquête
- het analyseren van de antwoorden van de gebruikers
- het opstellen van een rapport met de conclusies van de enquête
- het opstellen van een actieplan voor een betere dienstverlening aan de klanten overeenkomstig de conclusies van de enquête
Alsadviseurhet instaan voor de opmaak en de concretisering van de reglementering inzake bevolkingszaken en (deels) voor de identiteitskaarten
teneinde
te komen tot een goede, voor iedereen begrijpbare en vlot toepasbare, conflictvermijdende reglementering en ze correct te laten toepassen
Voorbeelden van taken
- het verzekeren van voorbereidende activiteiten zoals het overleg met betrokken stakeholders (bv. De Vereniging van Steden en Gemeenten voor elektronische identiteitskaart)
- overleggen met interne betrokken collega's (bv. de informatici voor de elektronische identiteitskaart)
- het opstellen van de reglementering op basis van de wetgeving en het bovenvermelde overleg (bijv. algemene onderrichtingen i.v.m. de elektronische identiteitskaart en het bevolkingsregister ten behoeve van de gemeentebesturen)
Alsjuristhet opvolgen van nieuwe ontwikkelingen op het vlak van nieuwe wetgeving, rechtsleer en rechtspraak die relevant zijn voor het vakdomein
teneinde
de laatste evoluties te incorporeren in de adviezen die aan interne en externe partners worden gegeven en in de beslissingen die door de Algemene Directie Instellingen en Bevolking worden genomen
Voorbeelden van taken
- het regelmatig en op eigen initiatief doornemen van vakliteratuur en deelnemen aan seminaries
- organiseren van acties die gericht zijn op kennisoverdracht
- het beantwoorden van parlementaire vragen
- het begeleiden van de regionale delegaties in hun informatietaak ten opzichte van de gemeenten
- het schriftelijk beantwoorden van meer complexe vragen / klachten
Alsleidinggevendeleiden van de verschillende diensten die onder zijn/haar verantwoordelijkheid ressorteren
teneinde
de effectieve en efficiënte werking van de diensten te verzekeren
Voorbeelden van taken
- meewerken aan de uitwerking van het managementplan, aan de bepaling van de strategische en operationele doelstellingen
- bepalen van doelstellingen op middellange termijn
- ondersteunen, ontwikkelen en motiveren van de diensthoofden van de cellen
- formuleren van de mogelijkheden tot verbetering
- opvolgen en eventueel bijsturen van de verwezenlijking van de doelstellingen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
informeel
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
andere overheden
|
schriftelijke adviezen
|
formele afspraak
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
in de vorm van een voorstel van wet,KB,MB.......
|
jaarlijks
|
collega's
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
als dossier
|
dagelijks
|
juristen/advocaten
|
reglementaire voorstellen (wet,KB,MB.)
|
|
maandelijks
|
gebruikers v/h Rijksregister
|
studierapporten
|
|
maandelijks
|
gemeentebesturen
|
|
|
jaarlijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
bestaande wetgeving (wet, KB, MB ...
|
in de vorm v/e voorstel van wet,KB,MB
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
reglementaire voorstellen (wet,KB,
|
informeel
|
wekelijks
|
andere overheidsdiensten
|
mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
formele afspraak
|
maandelijks
|
cel beleidsvoorbereiding
|
schriftelijke adviezen
|
per omzendbrief
|
maandelijks
|
collega's
|
mondelinge vragen
|
als dossier
|
dagelijks
|
juristen/advocaten
|
|
|
maandelijks
|
gebruikers Rijksregister
|
|
|
maandelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur-generaal Instellingen en Bevolking
De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- in het kader van de verkiezingen :
het in de praktijk brengen van alle aspecten die aan de organisatie van de verkiezingen verbonden zijn (met rapportering aan de directie). Dit zijn o.a.:
-het laten uitvoeren van controles van het verkiezingsmateriaal;
-het opstellen en uitvaardigen van richtlijnen en instructies ten behoeve van diverse actoren in het verkiezingsproces;
-de organisatie van de lottrekking van de nationale nummers;
-de organisatie van de “Nacht van de Verkiezingen”;
-de organisatie van persconferenties op vraag van het kabinet en in samenwerking met de verantwoordelijke voor de communicatie binnen ADIB
- in het kader van het Rijksregister:
de uitvoering van de administratieve acties verbonden aan het verzekeren van kwaliteitsvolle informatie in het Rijksregister. Dit zijn o.a.
-het updaten van administratieve teksten;
-het onderhouden van contacten met de klanten die gegevens uit het Rijksregister willen bekomen
-het laten uitvoeren van inspecties in de gemeenten m.b.t. het respecteren van SLA’s voor het invoeren van bepaalde gegevens in het Rijksregister
-autonomie voor de organisatie van een tevredenheidsenquête
-autonomie voor de organisatie van het werk binnen de regionale delegaties van het Rijksregister
- in het kader van de elektronische identiteitskaart:
-het opstellen van administratieve teksten
-het beantwoorden van parlementaire vragen en vragen van burgers (met uitzondering van de gevoelige dossiers)
- als informatieambtenaar:
-het praktisch gedeelte van het organiseren van persconferenties (de beslissing om een conferentie te houden wordt op kabinetsniveau of op managementniveau genomen)
-de uitvoering van het communicatieplan van de informatiecampagne in verband met de elektronische identiteitskaart
- het verstrekken van informatie aan burgers of klanten (met uitzondering van de gevoelige dossiers)
- als leidinggevende bepaalt de functie de doelstellingen op middellange termijn van het geheel van de diensten waarvoor de functie verantwoordelijk is
De functie moet autorisatie vragen voor
- het verlenen van toegang tot de gegevens van het Rijksregister of het verlenen van toelating voor het gebruik van het Rijksregisternummer
- de belangrijke omzendbrieven aan de gebruikers van het Rijksregister
- de officiële interpretatie van de wet en antwoorden op parlementaire vragen
- nota's en suggesties aan de minister
- principiële /gevoelige dossiers
Impact
Totaal werkbudget entiteit
In een verkiezingsjaar bedraagt het werkingsbudget voor de organisatie van de verkiezingen 10 miljoen €
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. het aantal dossiers per jaar kan desgewenst nagegaan worden
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de wetten op het Rijksregister, de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de kieswetgeving, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, enz.
Welke vernieuwingen
- de modernisering van het Rijksregister door een betere ondersteuning van de gebruikers en de evaluatie van de kwaliteit van het door het Rijksregister geleverde werk door het houden van een tweejaarlijkse tevredenheidsenquête bij de gebruikers
- de invoering van nieuwe maatregelen, reglementering en technologieën zo vlug en zo vlot mogelijk laten verlopen voor burgers, gemeenten en bedrijven
- de principiële innovatie gebeurt door de wetgever (bv. de invoering van de elektronische identiteitskaart); deze wetgeving wordt verder uitgewerkt in omzendbrieven en andere instructies aan de gemeenten
Gebaseerd op welk referentiekader
- de ter beschikking gestelde middelen, zowel inzake personeel als inzake materieel
|