Afdrukken

Adviseur-generaal ontwikkelingssamenwerking of internationale relaties - Adjunct van de directeur-generaal (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DIS030

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)




Doel van de functie

Het bijstaan, vanuit strategisch en operationeel oogpunt, van de directeur-generaal Ontwikkelingssamenwerking of de directeur-generaal verantwoordelijk voor andere domeinen in het kader van internationale relaties bij de uitvoering van zijn/haar taken

teneinde

bij te dragen tot de uitwerking en de verwezenlijking van de doelstellingen die vervat zijn in zijn/haar managementplan.

 

Het vervangen van de directeur-generaal Ontwikkelingssamenwerking of de directeur-generaal verantwoordelijk voor andere domeinen in het kader van internationale relaties bij zijn/haar afwezigheid, voor wat betreft de taken die verband houden met de interne werking van de directie of externe vertegenwoordigingsopdrachten

teneinde

bij te dragen tot een continue werking van de directie-generaal en tot de externe vertegenwoordiging ervan.

 

Fungeren als schakel tussen de directeur-generaal en de directies en tussen de directeur-generaal en de stafdiensten, alsook tussen de eigen directie-generaal en de andere directies-generaal van de FOD en tussen de directie-generaal en externe actoren

teneinde

bij te dragen tot een coherent beleid op het niveau van de directie-generaal, van de FOD en met de externe actoren.

 

Resultaatgebieden
Als
adjunct
    het bijstaan, vanuit strategisch en operationeel oogpunt, van de directeur-generaal bij het dagelijks beheer van de directie-generaal

teneinde

    bij te dragen tot het optimaal gebruik van de middelen (budget, personeel) die ter beschikking worden gesteld van de directie-generaal ter uitvoering van het Belgisch beleid op het vlak van ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties, de promotie en de verdediging ervan t.o.v. externe actoren

 

Voorbeelden van taken
  • als expert: het superviseren en analyseren van de standpunten en de dossiers van de directies, diensten, posten en externe actoren, en het opstellen van commentaar, adviezen en suggesties aan de directeur-generaal
  • het controleren van de stukken die ter ondertekening worden voorgelegd aan de directeur-generaal; het controleren en ondertekenen van stukken voor de materies waarvoor hij/zij een delegatie heeft ontvangen; het ondertekenen van stukken die ter ondertekening aan de DG worden voorgelegd bij diens afwezigheid
  • overleggen met interne en externe medewerkers/betrokkenen/netwerken
  • het organiseren en voorbereiden van en deelnemen aan of het voorzitten van vergaderingen ter vervanging van de directeur-generaal
  • het goedkeuren van de aanvragen van de diensten voor kleinere aankopen ; opvolging, in samenspraak met de directies/diensten, van het tot stand brengen van hun jaarplannen

 

Als
coördinator
    het informeren, bijstaan en adviseren van de directeur-generaal en van de directies/diensten

teneinde

    bij te dragen tot de coherentie van het beleid van de directie-generaal/directies/diensten

 

Voorbeelden van taken
  • op verzoek van de directeur-generaal horizontale dossiers beheren die de expertise van een bepaalde directie/dienst van de directie-generaal overschrijden ; het superviseren en analyseren van de dossiers van de directies/diensten van de directie-generaal
  • het detecteren en signaleren van problemen inzake interne coördinatie en coherentie, en het nemen van initiatieven om deze op te lossen
  • het verspreiden van informatie onder de directies en diensten
  • het zoeken van oplossingen en mogelijke compromissen
  • het spontaan organiseren van coördinatievergaderingen

 

Als
adviseur-expert inzake internationale relaties
    het bijstaan en adviseren van de directeur-generaal vanuit strategisch en operationeel oogpunt

teneinde

    hem/haar bij te staan met het oog op een efficiënt beheer en een doeltreffend beleid van de directie-generaal

 

Voorbeelden van taken
  • het voorstellen van beleidsrichtlijnen inzake ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties, het omzetten ervan in doelstellingen die aan het managementplan moeten worden toegevoegd, en uiteindelijk in operationele doelstellingen
  • voorbereiden en/of bijwonen van vergaderingen inzake ontwikkelingssamenwerking of internationale relaties teneinde er de belangen van de directie-generaal te verdedigen
  • het formeel en inhoudelijk verifiëren van de dossiers en mails die aan de directeur-generaal worden voorgelegd
  • het verstrekken van formele en informele adviezen, daar waar dit nodig wordt geacht of wordt gevraagd
  • beroep doen op de expertise van de medewerkers en externe actoren

 

Als
leidinggevende/coach
    het leiden van de dossierbeheerders en/of de administratieve medewerkers van het algemeen secretariaat van de directie-generaal

teneinde

    bij te dragen tot een optimale werking en organisatie, alsook een goede werksfeer tot stand te brengen

 

Voorbeelden van taken
  • het behartigen van de personeelsdossiers (verlof, recuperatie, enz.)
  • het bespreken en indien nodig herdefiniëren van de interne taakverdelingen
  • meewerken aan de toepassing van de ontwikkelcirkels
  • het oplossen van allerlei administratieve en menselijke problemen
  • het coachen van het team van medewerkers en hen begeleiden bij hun dagelijkse activiteiten

 

Als
vertegenwoordiger
    het vertegenwoordigen van de directeur-generaal op interne (teamvergaderingen, thematische vergaderingen, enz.) en externe (bijvoorbeeld: Belgische Technische Coöperatie (BTC), EU, enz.) vergaderingen, het vertegenwoordigen van België in het buitenland (bijvoorbeeld: OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling), regionale conferenties, enz.)

teneinde

    de standpunten van de directie-generaal voor nationale vergaderingen en die van België voor internationale vergaderingen kenbaar te maken en te verdedigen

 

Voorbeelden van taken
  • deelnemen aan de dagelijkse coördinatievergaderingen van de DG's ter vervanging van de directeur-generaal
  • deelnemen aan externe of interne ad-hocvergaderingen en er de standpunten van Buitenlandse Zaken verdedigen op het vlak van ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties
  • het organiseren van en regelmatig deelnemen aan bilaterale bijeenkomsten met de vertegenwoordigers van andere lidstaten van de Europese Unie, derde landen, internationale organisaties, enz.
  • fungeren als contactpunt binnen diverse formele en informele, interne en externe netwerken

 

Als
deskundige/specialist
    het verstrekken van nauwgezette informatie en passend advies inzake ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties

teneinde

    een efficiënte, coherente en deskundige aanpak te garanderen van de thema's die binnen de directie-generaal behandeld worden

 

Voorbeelden van taken
  • het vergroten van de eigen expertise ten behoeve van de medewerkers en de hiërarchie
  • het onderhouden van bevoorrechte contacten met de actoren van het domein
  • het evalueren van de impact op de werkzaamheden, het analyseren en samenvatten van de informatie omtrent ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties
  • het trekken van lessen uit de werkzaamheden van de directie-generaal en het formuleren van voorstellen tot verbetering die aan het managmentplan moeten worden toegevoegd
  • toezien op de ontwikkelingsrelevantie van de gefinancierde werkzaamheden op het vlak van ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties

 

Als
organisator
    meewerken aan de organisatie, het goede verloop en de opvolging van vergaderingen, seminaries, contactdagen met vertegenwoordigers van het personeel van de buitenlandse carrières, stafvergaderingen en bijeenkomsten van interne netwerken

teneinde

    een doeltreffend en efficiënt verloop van deze bijeenkomsten te bewerkstelligen

 

Voorbeelden van taken
  • het uitwerken van een agenda of programma, in overleg met de directeur-generaal en de andere partijen, de politieke overheden, de directies en de diensten, derden, enz.
  • het coördineren en controleren van de kwaliteit van de concrete uitvoering van het programma, in overleg met de betrokken directies/diensten
  • het opvolgen van de genomen beslissingen

 

Als
veranderingsagent
    het voorstellen, nemen of ondersteunen van veranderingsinitiatieven

teneinde

    bij te dragen tot de modernisering van de directie-generaal en tot de verbetering van haar werking

 

Voorbeelden van taken
  • het coördineren en begeleiden van het veranderingsproces binnen de directie-generaal
  • het nemen of ondersteunen van communicatie-initiatieven met betrekking tot veranderingsprojecten binnen de directie-generaal of de stafdirectie
  • het leiden van een verbeterproject of eraan meewerken
  • aanmoedigen en bevorderen van de uitwisseling van kennis en competenties binnen de directie-generaal

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

directeur-generaal

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

dagelijks

directies/diensten

mondelinge, schriftelijke adviezen

persoonlijk contact, schriftelijk, als dossier

dagelijks

beleidscel OS/BuZa

beslissingen

schriftelijk, als dossier

dagelijks

andere DGs/diensten FOD

schriftelijke vragen

als dossier

ad hoc

andere fed. overh. diensten

schriftelijke vragen

als dossier

ad hoc

ambassades

mondelinge en schriftelijke vragen

als dossier

ad hoc

organisaties/ondernemingen

mondelinge en schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

particulieren/burgers

mondelinge en schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

directeur-generaal

mondelinge, schriftelijke adviezen

persoonlijk contact, nota's

dagelijks

directies/diensten

mondelinge, schriftelijke adviezen

elektronisch, papier, mondeling

dagelijks

beleidscel OS/BuZa

mondelinge, schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

dagelijks

andere DGs/diensten FOD

mondelinge, schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

andere fed. overh. diensten

schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

ambassades

schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

organisaties/ondernemingen

schriftelijke en mondelinge adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

particulieren/burgers

schriftelijke en mondelinge adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de voorzitter: N

de directeur-generaal : N-1

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de te ondernemen acties om de continuïteit van de de dienst te verzekeren ingeval van afwezigheid van de directeur-generaal (het ondertekenen van uitgaande stukken, het nemen van dringende beslissingen, het onverwacht organiseren van vergaderingen, deelnemen aan vergaderingen, coördinaties)
  • de organisatie van het eigen werk
  • het behartigen van personeelskwesties van de eigen dienst (verlof, recuperatie)
  • kleinere aankopen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • eigen zendingen
  • het mogen vervangen van de directeur-generaal (instructies vereist)

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

geen

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. de directie telt ongeveer 50-200 ambtenaren

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • de interne reglementeringen (dienstorders, enz.)
  • de reglementering i.v.m. het gebruik van het budget
  • de specifieke reglementeringen of instructies in verschillende domeinen (ontwikkelcirkels, BPR (business process reengineering), verbeteringsprogramma's, enz.)
  • internationale akkoorden
  • EU-wetgeving, de specifieke reglementering inzake ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties

 

Welke vernieuwingen
  • interne verbeteringen op het vlak van de aanpak en de organisatie van het werk
  • suggesties voor de verbetering van de organisatie van de directie-generaal
  • de coördinatie en begeleiding van de (verbeter)projecten op het niveau van de directie-generaal
  • deelname aan concrete projecten van de eigen directie-generaal of meewerken aan transversale FOD-projecten, als projectleider of medewerker
  • meewerken aan de interne communicatieacties van de manager

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • het managementplan van de voorzitter en de directeur-generaal, instructies van de minister, politieke nota's
  • beslissingen van het Directiecomité en het management
  • het begrotings- en personeelsbeleid van de federale overheid
  • BPR en gespecialiseerde opleidingen inzake o.a. beheerskwesties
  • reglementen en codes op internationale fora

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.