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Conseiller général back office et systèmes - Directeur (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB162

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Assumer la responsabilité stratégique de l'activité du Back Office de l'Agence de la Dette (Belgian Debt Agency « BDA »)

afin de

garantir la fiabilité de la base des données de la Dette, assurer le paiement des transactions, et préparer la comptabilisation correcte et à temps desdites transactions et leur paiement.

 

Assumer la responsabilité stratégique de l'activité de l'entité Systèmes de l’Agence de la Dette

afin de

supporter les opérations automatisées, et garantir la sécurité des systèmes et des données électroniques conservés pour compte des propriétaires de processus et de données.

 

Finalités
En tant que
coordinateur / missions classiques
    coordonner l'activité du Back Office, couvrant les activités de validation, d'enregistrement, de paiement et de préparation à la comptabilisation des transactions de financement et de gestion de la Dette ;
    coordonner l'activité de l'entité Systèmes, couvrant l'automatisation des opérations et de la communication, et la gouvernance particulière d'une cellule ICT

afin de

    d'assurer le contrôle interne dans tous ses aspects (efficacité, efficience, qualité, protections des avoirs, fiabilité du rapportage, conformité aux lois et règlements, disponibilité, invariabilité des données, intégration à l'Administration publique, etc) sur les activités de support en aval des transactions de financement et de gestion de la Dette

 

Exemples de tâches
  • fixation d'objectifs stratégiques / tactiques au Back Office et aux Systèmes
  • pilotage des activités et des anomalies
  • sélection de projets d'amélioration opérationnelle (modèle carte stratégique)
  • constitution et défense de dossiers d'investissement afin de les faire approuver par le Autorités stratégiques
  • coordination à des fins de pilotage par le Management (création de transparence opérationnelle)

 

En tant que
conseiller stratégique
    représenter la Direction Back Office et Systèmes dans les Comités Exécutif et Stratégique et vis-à-vis du Management, en étant entendu qu’il s’agit dans le présent cas d’un back office de salle des marchés, et que les Systèmes concernent une entité ICT

afin de

    faire rapport sur les propositions de gestion et sur les points de vue de la Direction Back Office et Systèmes, de façon que les Directions puissent collégialement prendre des décisions

 

Exemples de tâches
  • suivre les évolutions dans les secteurs professionnels concernés. Pour le back office, il s’agit surtout des évolutions dans les modes de paiement, et de compensation et règlement livraison (clearing & settlement) de titres
  • échanger de bonnes pratiques à l'intérieur et à l'extérieur, en matière de gestion de la Dette publique et des services de support y-afférents
  • suivre les évolutions dans les secteurs professionnels concernés. Pour l'ICT ceci suppose l’observation des marchés pour détecter les nouveaux développements en matière d'automatisation des opérations dans un objectif d'efficacité et d'efficience

 

En tant que
account manager
    assumer le rôle de "propriétaire" du contenu de la base des données des transactions de financement de l'Etat (Tradix) et des paiements y-relatifs (impactant le budget public), ainsi que des données statistiques relatives aux dépôts de fonds, aux avoirs conservés en portefeuille, et aux dettes et autres engagements hors bilan (options et divers produits dérivés) de l'Etat gérés par l'Agence

afin de

    de pouvoir fournir à la Comptabilité de la Dette les données adéquates de gestion de la Dette et du Budget public, et généralement à toute partie prenante, les données fiables requises d'ordre budgétaire et de comptabilité publique (p.ex. à Eurostat conformément au SEC 95)

 

Exemples de tâches
  • faire respecter les normes comptables par le Back Office, c.-à-d. les enregistrements des transactions dans la base de données Tradix doivent être réels (existants), corrects (bien calculés), immédiats (sans délai), intègres et bien classifiés (dans les bonnes rubriques)
  • s'assurer que le contrôle interne en amont du Back Office sur les transactions financières, fonctionne correctement. Cette vérification est effectuée sur l'autorisation des engagements, la confirmation des transactions, la divulgation à temps des positions, le respect des limites d'engagement et la vraisemblance des conditions appliquées
  • conserver tous les justificatifs des transactions de marché validées et des paiements

 

En tant que
coordinateur / missions particulières
    coordonner les dites "missions particulières" :
    du Back Office relatives à la gestion de la Dette ; et
    de l'entité Systèmes en ce qui concerne la continuité de fonctionnement et la sécurisation des opérations automatisées

afin de

    compléter le support fourni aux opérations de financement et de gestion de la Dette

 

Exemples de tâches
  • dans les marchés primaires, organiser la logistique relative aux adjudications d'OLO et de CT
  • organiser l'émission des effets publics par la BNB, en collaboration avec les Etablissements placeurs de Bons d'Etat, et avec toute autre contrepartie opérationnelle
  • assurer le service de paiement de toute transaction de financement, de dépôt ou sur produit dérivé de l'Agence, en collaboration directe avec le Caissier de l'Etat
  • assurer la continuité des opérations automatisées via l'ICT-Recovery Site : en tant que partie prenante dans le "business continuity planning" de l'Agence (le cas du Back Office) ; et surtout en tant que coordinateur des activités de l'entité Systèmes de l'Agence
  • assurer la sécurité des données électroniques, c.à-d. assurer leur confidentialité, intégrité et disponibilité

 

En tant que
gestionnaire
    gérer la conformité aux normes internes (procédures, autorisations, pouvoirs, collaboration avec les entités centrales comme l'Inspection des Finances, l'ICT des Finances) et externes (lois, règlements, dispositions pour les marchés publics, efficacité et efficience du service public)

afin de

    d'assurer la cohérence administrative des transactions

 

Exemples de tâches
  • suivre exhaustivement des normes applicables
  • établir le benchmarking avec les autres DMO (debt managment offices)

 

En tant que
coach
    assurer le coaching des responsables des entités Back Office et Systèmes qui sont du ressort du Directeur Back Office et Systèmes

afin de

    d'assurer la motivation et la continuité des prestations

 

Exemples de tâches
  • gérer les disponibilités du personnel
  • gérer les connaissances
  • gérer les aspects sociaux si nécessaire
  • coordonner avec P&O de la Trésorerie, aussi pour les agents du Fonds des Rentes

 

En tant que
représentant
    représenter l'Agence dans le domaine technique liée à l'activité du Back Office et des Systèmes

afin de

    fournir la contribution de l'Agence aux forums internes et externes, et rassembler de l'information sur les bonnes pratiques du secteur

 

Exemples de tâches
  • coordonner les contacts externes à portée stratégique du Back Office et des Systèmes
  • participer à des groupes de travail et d'échange d'information au plan local et international
  • participer à la formation de délégués de pays tiers dans leur processus d'établissement d'entités de gestion de la dette publique

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

autres services publics f[...]

opérationelle

par lettre, e-mail ...

ad hoc

management

décisions

en tant que dossier

quotidien

organisations/entreprises

conseils écrits

par lettre, e-mail ...

ad hoc

particuliers/citoyens

questions écrites

par lettre, e-mail ... ou personnel

ad hoc

collaborateurs

opérationnelle

contact personnel

quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

management

conseils écrits

en tant que dossier

hebdomadaire

collaborateurs

conseils oraux

contact personnel

quotidien

autres services publics f[...]

conseils écrits

en tant que dossier

ad hoc

organisations/entreprises

conseils écrits

en tant que dossier

ad hoc

particuliers/citoyens

questions orales

par lettre, e-mail ...

ad hoc

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

L'Administrateur de l'Administration « Financement de l'Etat et Marchés Financiers » (FEMF)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • La répartition et l'attribution des tâches au sein de la Direction Back Office et Systèmes
  • L'élaboration de nouvelles lignes directrices stratégiques pour les activités du Back Office et de l'entité des Systèmes (et les travaux préparatoires ou les recherches y-afférents) dans le cadre du financement de l'Etat
  • Les positions prises par la Direction Back Office et Systèmes lors des réunions du Comité Exécutif et du Comité Stratégique
  • Le contenu des plans de développement des entités Back Office (vérfication, confirmation, enregistrement, paiement, rapportage, gouvernance de l'entité, ressources humaines, e.a.) et Systèmes (logiciels, installations, infrastructure, sécurité, maintenance, disponibilité & continuité, gouvernance de l'entité, ressources humaines, budgets, marchés publics, e.a.), qui sont présentés au Comité Exécutif
  • Les propositions d'optimalisation des paiements (le Caissier de l'Etat, la Poste Financière) et des opérations de compensation et de règlement livraison (« clearing » et de « settlement » des titres) (BNB, Euroclear, e.a.)
  • L'entretien de relations avec les fournisseurs de logiciels, d'installations ICT, d'informations (data providing) et d'applications de marché (plateformes électroniques, plateforme d'adjudication), avec la BNB ou toute autre institution qui abrite le Recovery Site, avec la société de transport et de conservation des supports de back-up, avec la ou les sociétés de télécommunication et avec tout autre service de maintenance ou de développement
  • Les propositions pour le Rapport Annuel de la Dette en ce qui concerne les domaines opérationnels de l'Agence (paiements, compensation et règlement livraison, processus automatisés)
  • L'établissement de contacts avec, et la réception de représentants d'agences de la dette d'autres pays

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • les orientations stratégiques à mettre en œuvre au Back Office et aux Systèmes quant à l'organisation des activités dans leurs domaines de spécialisation (généralement dans la marge de, ou de support à l'exécution du financement de l'Etat)
  • les acquisitions informatiques à faire via ou en collaboration avec le Service d'Encadrement ICT du SPF Finances
  • la modification des processus opérationnels automatisées, après obtention de l'accord des "propriétaires de processus" (business processes)
  • étant donné que les écritures comptables sont invariables et sont basées sur le contenu de la base de données des transactions (Tradix), cette dernière ne peut pas être modifiée sans en informer la Comptabilité de la Dette et éventuellement demander son accord
  • la gestion et la modification du contenu des sites Internet et Intranet par les Systèmes, doit se faire en accord avec la Direction « Stratégie et Développement », ou au moins avec l'accord des "responsables de page" ad hoc
  • l'engagement de ressources matérielles et humaines

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

Budget annuel charges d'intérêts de la Dette publique : € 12,4 milliards

 

Budget de travail propre

Dette Fédérale : € 350 milliards

 

Autres données quantitatives

1. Volume annuel d'émission OLO: € 34 milliards

2. Volume annuel d'émission de Certificats de Trésorerie : € 50 milliards

3. Flux financiers quotidiens : jusqu'à € 5 milliards

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Article 8 du Budget des Voies et Moyens
  • Les Directives générales du Ministre des Finances en matière de gestion de la Dette
  • les normes de la Banque Centrale Européenne en matière de paiement (Target)
  • la compensation et le règlement livraision (« clearing » et « settlement ») de titres

 

Quelles innovations
  • L'Agence de la Dette souhaite respecter les (et même contribuer à la génération des) meilleures pratiques (best practices) internationales en matière de gestion de la Dette publique
  • Adapter continuellement les systèmes opérationnels dans les marchés primaires, secondaires, de paiement et de clearing & settlement, de façon à faire preuve de "leadership" dans le secteur des émetteurs souverains
  • contribuer à l'intégration du marché monétaire et financier (e.a. obligataire) européen, introduite par le lancement de l'euro en 1999
  • suivre les évolutions dans le secteur informatique (market watch)

 

Sur base de quel cadre de référence
  • Collaboration intense avec les Trésors d'autres pays, et (sur une échelle mondiale) suivi attentif des initiatives des Trésors de pays tiers ou d'institutions internationales (comme Banque Européenne d’Investissement, Banque Mondiale, e.a.)
  • Les bonnes pratiques appliquées par les "emprunteurs fréquents souverains" en général
  • Les normes professionnelles (International Swaps and Derivatives Association ISDA, International Capital Markets Association ICMA, e.a.) et règlementaires (Banque Centrale Européene en premier lieu)
  • Les normes relatives à l'ICT (Cobit, ITIL, e.a.)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.