Afdrukken

Adviseur-generaal back office en systemen - Directeur (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB162

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

De strategische verantwoordelijkheid waarnemen voor de activiteiten van de Back Office van het Agentschap van de Schuld (Belgian Debt Agency « BDA »)

teneinde

waarborgen van de betrouwbaarheid van de gegevensbank van de Schuld, verzekeren van de betaling van de transacties, en voorbereiden van de correcte en tijdige comptabele registratie van voormelde transacties en hun betaling.

 

De strategische verantwoordelijkheid waarnemen voor de activiteit van de entiteit Systemen van het Agentschap van de Schuld

teneinde

ondersteunen van de geautomatiseerde verrichtingen, en waarborgen van de veiligheid van de systemen en de elektronische gegevens bewaard voor rekening van de proces- en gegevenseigenaars.

 

Resultaatgebieden
Als
coördinator / klassieke opdrachten
    coördineren van de activiteit van de Back Office, die omvat de werkzaamheden van validatie, registratie, betaling en voorbereiding van de boeking van de transacties van financiering en beheer van de Schuld ;
    coördineren van de activiteit van de entiteit Systemen, die omvat de automatisering van de verrichtingen en de communicatie, en het bijzonder bestuur van een cel ICT

teneinde

    de interne controle te verzekeren in al zijn aspecten (doeltreffendheid, doelmatigheid, kwaliteit, bescherming van de bezittingen, betrouwbaarheid van de rapportering, conformiteit met de wetten en reglementen, beschikbaarheid, onveranderlijkheid van de gegevens, integratie in de openbare Administratie, enz.) in verband met de ondersteunende activiteiten stroomafwaarts van de financiering- en beheertransacties van de Schuld

 

Voorbeelden van taken
  • Bepalen van doelstellingen zowel strategische als tactische voor de Back Office en de Systemen
  • monitoring van de activiteiten en de anomalieën
  • selectie van projecten ter verbetering van de operaties (model strategiekaart)
  • samenstelling en verdediging van investeringsdossiers teneinde deze te laten goedkeuren door de strategische Autoriteiten
  • coördinatie voor monitoringdoeleinden door het Management (creatie van operationele transparantie)

 

Als
beleidsadviseur
    vertegenwoordigen van de Directie « Back Office en Systemen » in het Uitvoerend en het Strategisch Comité en tegenover het Management, met dien verstande dat het hier een back office betreft van een marktenzaal, en dat de Systemen een ICT eenheid zijn

teneinde

    verslag uit te brengen over de voorstellen qua beheer en over de standpunten van de Directie Back Office en Systemen, op een dusdanige wijze dat de Directies collegiaal beslissingen kunnen nemen

 

Voorbeelden van taken
  • opvolgen van de evoluties in de betreffende professionele sectoren. Voor de back office betreft dit vooral de evoluties in de wijzen van betaling, en van compensatie en afhandeling (clearing & settlement) van effecten
  • uitwisselen van goede praktijken binnen de Administratie en in de buitenwereld, en dit op het vlak van beheer van de openbare Schuld en van de betrokken ondersteunende diensten
  • opvolgen van de evoluties in de betreffende professionele sectoren. Voor ICT veronderstelt dit de observatie van de markten om de nieuwe ontwikkelingen inzake automatisering van de operaties te onderkennen met het oog op doeltreffendheid en doelmatigheid

 

Als
account manager
    optreden als “eigenaar” van de inhoud van de database van de financiële transacties van de Staat (Tradix) en van de betrokken betalingen (met impact op de openbare begroting), evenals van de statistische gegevens met betrekking tot de deposito’s van fondsen, de activa bewaard in portefeuille, de schulden en andere verbintenissen buiten balans (opties en diverse afgeleide producten) van de Staat die beheerd worden door het Agentschap

teneinde

    aan de Boekhouding van de Schuld de adequate beheergegevens over de Schuld en de Openbare Begroting te kunnen leveren, evenals in het algemeen aan elke betrokken partij de vereiste betrouwbare gegevens van budgettaire en openbaar comptabele aard (bijvoorbeeld aan Eurostat conform ESR 95)

 

Voorbeelden van taken
  • de boekhoudnormen door de Back Office laten respecteren, t.t.z. de registratie van de transacties in de database Tradix moeten reëel (bestaand), correct (juist verekend), onmiddellijk (zonder verwijl), onveranderlijk en goed geclasseerd zijn (in de juiste rubrieken)
  • zich ervan vergewissen dat de interne controle stroomopwaarts van de Back Office op de financiële transacties, correct functioneert. Deze verificatie wordt uitgevoerd op de toelating van de verbintenissen, de bevestiging van de transacties, de tijdige bekendmaking van de posities, het naleven van de verbintenissenlimieten en de waarschijnlijkheid van de toegepaste voorwaarden
  • instaan voor de bewaring van alle verantwoordingsstukken aangaande de gevalideerde markttransacties en de betalingen

 

Als
coördinator / bijzondere opdrachten
    coördineren van de zogenoemde « bijzondere opdrachten » :
    van de Back Office met betrekking tot het Schuldbeheer ; en
    van de Systemen op het vlak van de werkingscontinuïteit en de beveiliging van de geautomatiseerde verrichtingen

teneinde

    een aanvulling te brengen op de ondersteuning geleverd aan de operaties van financiering en beheer van de Schuld

 

Voorbeelden van taken
  • in de primaire markten, de logistiek organiseren in verband met de aanbestedingen van OLO en Schatkistcertificaten
  • organiseren van de uitgifte van openbare effecten door de NBB, in samenwerking met de plaatsende instellngen van Staatsbons, en met elke andere operationele tegenpartij
  • verzekeren van de betaaldienst van elke transactie van financiering, van deposito of van afgeleide producten van het Agentschap, in rechtstreekse samenwerking met de Rijkskassier
  • verzekeren van de continuïteit van de geautomatiseerde verrichtingen via de ICT-Recovery Site : als betrokken partij in de “business continuity planning” van het Agentschap (het geval van de Back Office) ; en vooral als coördinator van de activiteiten van de entiteit Systemen van het Agentschap
  • verzekeren van de veiligheid van de elektronische gegevens, t.t.z. verzekeren van hun confidentialiteit, hun integriteit en hun beschikbaarheid

 

Als
beheerder
    beheren van de conformiteit met de interne normen (procedures, toelatingen, volmachten, samenwerking met de centrale entiteiten zoals de Inspectie van Financiën, de ICT van Financiën) en de externe (wetten, reglementen, schikkingen voor de overheidsopdrachten, doeltreffendheid en doelmatigheid van de openbare dienst)

teneinde

    het verzekeren van de administratieve coherentie van de transacties

 

Voorbeelden van taken
  • opvolgen op een omvattende wijze van de toepasselijke normen
  • opstellen van de benchmarking met de andere DMO (debt managment offices)

 

Als
coach
    coachen van de verantwoordelijken voor de entiteiten Back Office en Systemen die onder de bevoegdheid vallen van de Directeur Back Office en Systèmes

teneinde

    verzekeren van de motivatie en de continuïteit van de prestaties

 

Voorbeelden van taken
  • beheren van de beschikbaarheid van het personeel
  • beheren van de kennis
  • sociaal beheren indien vereist
  • coördineren met P&O van de Thesaurie, ook voor de agenten van het Rentenfonds

 

Als
vertegenwoordiger
    vertegenwoordigen van het Agentschap op technisch vlak in verband met de activiteit van de Back Office en de Systemen

teneinde

    leveren van bijdrage van het Agentschap aan interne en externe forums, en verzamelen van informatie over de goede praktijken van de sector

 

Voorbeelden van taken
  • coördineren van de externe contacten met strategische draagwijdte van de Back Office en van de Systemen
  • deelnemen aan lokale en internationale werkgroepen en uitwisselingsgroepen van informatie
  • deelnemen aan de vorming van afgevaardigden van derde landen die zich in een proces bevinden van opbouw van entiteiten van openbaar schuldbeheer

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

andere federale overheids[...]

operationeel

per brief, e-mail ...

ad hoc

management

beslissingen

als dossier

dagelijks

organisaties/ondernemingen

schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

particulieren/burgers

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...of persoonlijk

ad hoc

medewerkers

operationeel

persoonlijk contact

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

schriftelijke adviezen

als dossier

wekelijks

medewerkers

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

dagelijks

andere federale overheids[...]

schriftelijke adviezen

als dossier

ad hoc

organisaties/ondernemingen

schriftelijke adviezen

als dossier

ad hoc

particulieren/burgers

mondelinge vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

De Administrateur van de Administratie « Financiering van de Staat en Financiële Markten » (FSFM)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • De verdeling en de toewijzing van de taken binnen de Directie Back Office en Systemen
  • De uitwerking van nieuwe strategische richtlijnen voor de activiteiten van de Back Office en de entiteit Systemen (en de voorbereidende werkzaamheden of de opzoekingen hieromtrent) in het raam van de financiering van de Staat
  • De standpunten ingenomen door de Directie Back Office en Systemen tijdens de vergaderingen van het Uitvoerend en het Strategisch Comité
  • De inhoud van de ontwikkelingsplannen van de entiteiten Back Office (verificatie, confirmatie, registratie, betaling, rapportering, beheer van de entiteit, menselijke middelen, e.a.) en Systemen (software, installaties, infrastructuur, veiligheid, onderhoud, beschikbaarheid en continuïteit, bestuur van de entiteit, menselijke middelen, budgetten, overheidsopdrachten, e.a.), die voorgesteld worden aan het Uitvoerend Comité
  • De voorstellen voor optimalisering van de betalingen (Rijkskassier, de Financiële Post) en van de clearing- en settlementverrichtingen (compensatie en afhandeling) van effecten (NBB, Euroclear, e.a.)
  • Het onderhouden van relaties met leveranciers van software, van ICT installaties, van informaties (data providing) en van toepassingen voor markten (elektronische platformen, aanbestedingsplatformen), met de NBB of elke andere instelling die de Recovery Site herbergt, met de maatschappij die het transport verzorgt en de bewaring van back-up supports, met de telecommunicatie-maatschappij(en) en met elke andere dienst voor onderhoud of ontwikkeling
  • De voorstellen voor het Jaarverslag van de Schuld voor wat het operationeel domein van het Agentschap betreft (betalingen, compensatie en afhandeling of “clearing & settlement”, geautomatiseerde processen)
  • Het leggen van contacten met, en het ontvangen van vertegenwoordigers van schuldagentschappen van andere landen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • De strategische oriëntaties die in te voeren zijn in de Back Office en bij Systemen op het vlak van de organisatie van de activiteiten in hun specialisatiedomeinen (algemeen in de marge van, of voor ondersteuning van de uitvoering van de financiering van de Staat)
  • De informatica-aankopen te verrichten via of in samenwerking met de Stafdienst ICT van de FOD Financiën
  • De aanpassing van geautomatiseerde operationele processen, na het bekomen van het akkoord van de “proceseigenaars” (business processes)
  • Daar de boekhoudschrifturen onveranderlijk zijn en gebaseerd zijn op de inhoud van de database van de transacties (Tradix), mag deze laatste niet veranderd worden zonder de Boekhouding van de Schuld ervan te verwittigen en eventueel haar akkoord te vragen
  • Het beheer en de wijziging van de inhoud van de internet et intranet sites door de Systemen, dient te gebeuren in akkoord met de Directie “Strategie en Ontwikkeling”, of minstens met het akkoord van de ad hoc “paginaverantwoordelijken”
  • Het verwerven van materiële of humane middelen

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

Budget rentelasten Rijksschuld: € 12,4 miljard euro

 

Eigen werkbudget

Staatsschuld : 350 miljard euro

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Jaarlijks uitgiftevolume OLO : € 34 miljard

2. Jaarlijks uitgiftevolume Schatkistcertificaten : € 50 miljard

3. Dagelijkse kasverrichtingen : tot € 5 miljard

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Artikel 8 van de Rijksmiddelenbegroting
  • De Algemene Richtlijnen van de Minister van Financiën in verband met het Schuldbeheer
  • De normen van de Europese Centrale Bank inzake betalingen (Target)
  • De compensatie en de afhandeling (“clearing” en “settlement”) van effecten

 

Welke vernieuwingen
  • Het Agentschap van de Schuld wenst de internationale goede praktijken (best practices) inzake beheer van de openbare Schuld na te leven (en zelfs bij te dragen tot de uitbouw ervan)
  • Continu aanpassen van de operationele systemen voor de primaire markten, de secundaire, de betaling en de clearing & settlement, en aldus blijk geven van “leadership” in de sector van de soevereine emittenten
  • Bijdragen tot de integratie van de Europese monetaire en financiële markt (o.a. voor obligaties), ingevoerd door de lancering van de euro in 1999
  • Opvolgen van de evoluties in de informaticasector (market watch)

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Intense samenwerking met de Schatkisten van andere landen, en (op wereldschaal) attente opvolging van de initiatieven van de Schatkisten van derde landen of internationale instellingen (zoals Europese Iinvesteringsbank, Wereldbank, e.a.)
  • De goede praktijken toegepast door de "frequente overheidsemittenten" in het algemeen
  • De professionele (International Swaps and Derivatives Association ISDA, International Capital Markets Association ICMA, e.a.) en reglementaire normen (Europese Centrale Bank op de eerste plaats)
  • De normen met betrekking tot ICT (Cobit, ITIL, e.a.)

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.