Afdrukken

Attaché A2 back office (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB174

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Conform de werking van de back office binnen een financiële instelling, leiden van administratieve en betalingsprocessen

teneinde

te verzekeren dat de financiële transacties van de Front Office correct en binnen de gestelde termijn uitgevoerd worden.

 

Opstellen, analyseren en finaliseren van complexe financieringsdossiers

teneinde

gefundeerde adviezen te kunnen verlenen over de behandeling van deze dossiers aan boekhouding, beheer van de gegevensbank van de schuldtransacties, begroting- en informaticabeheerders.

 

Resultaatgebieden
Als
expert
    ontwikkelen van het conceptueel kader waarbinnen de back office-werkingsprocessen uitgevoerd worden

teneinde

    werkmethodes op punt te stellen, en procedures/systemen die garant staan voor een goede uitvoering van de administratieve en financiële dienst van de schuld (correcte betalingen, binnen de termijen en conform de reglementering)

 

Voorbeelden van taken
  • Het ontwikkelen van bepaalde aspecten van het conceptueel kader voor de werking van de Back Office
  • Analyseren op een grondige wijze van nieuwe producten die in de Back Office zullen verwerkt worden (afgeleide producten, overname van schulden,..) en van complexe producten (lange termijnproducten en derivaten)
  • Bepalen van werkmethodes en procedures in samenspraak met de Onderdirecteur verantwoordelijke voor de Back Office
  • Zorgen voor de opvolging en de validering van de resultaten
  • Het stimuleren van aanpassingen en veranderingen.

 

Als
strategisch raadgever
    het bepalen van de aan te nemen benaderingswijze (door deel te nemen aan de definiëring van de strategie) en het opvolgen van de complexe financiële processen en procedures op het vlak van de administratieve registratie

teneinde

    bij te dragen tot de algemene strategie en te garanderen dat de financiële transacties correct en binnen de gestelde termijn correct uitgevoerd worden

 

Voorbeelden van taken
  • Deelnemen aan het definiëren van de benadering van de inhoud die zal gegeven worden aan het beleid van de federale schuld (relaties met Front, Middle en Back Office) inzake de administratieve registratie
  • Deelnemen aan het definiëren van de benadering van de (nieuwe) boekhoudkundige processen, van de beheerprocessen voor betaling van de schuld, en van de algemene en technische organisatie van de Back Office
  • Opstellen van technische nota’s bestemd voor het Uitvoerend Comité.

 

Als
analist / interne organisatie
    analyseren van de huidige gang van zaken op organisatorisch vlak bij de Back Office en aanpassingen aanbrengen

teneinde

    de processen en procedures te verbeteren op het vlak van doeltreffendheid en doelmatigheid

 

Voorbeelden van taken
  • Opvolgen van de processen en hun resultaten
     
  • Opvolgen van het boekhoudsysteem van de Staat, van de betalingssystemen (ontwerp van de bevestigingen, reglementering van betalingskanalen,..) en van het nieuwe systeem van de dubbele boekhouding
  • Meewerken aan een wijziging van de reglementering en aan een (eventuele) concrete toepassing (aanpassing van het informaticasysteem aan de nieuwe behoeften)
  • Opvolgen en implementeren van de actualisering, en van de nieuwe functionaliteiten van het geïntegreerde systeem van de gegevensbank van de schuld (Tradix).

 

Als
contactpersoon/ beheerder
    in samenspraak met de Onderdirecteur verantwoordelijk voor de Back Office, interageren met de entiteiten van het Agentschap en van de Administratie “Financiering van de Staat en Financiële Markten” (FSFM) van de Thesaurie, en/of met de betrokken informatieleveranciers

teneinde

    het kennisniveau te verrijken en de taken binnen het Agentschap rekening houdend met een ruimer perspectief te kunnen uitvoeren

 

Voorbeelden van taken
  • Opbouwen van informatienetwerken en van relaties zowel intern (diensten van de boekhouding, schatkistvooruitzichten,..) als extern (financiële tegenpartijen, Nationale Bank van België, Fonds voor Spoorweginfrastructuur, Euroclear..)
  • Inwinnen van informatie bij de bevoegde diensten en organisaties
  • Raadplegen van internetsites met professionele meerwaarde.

 

Als
dossierbeheerder/ adviseur
    opstellen, analyseren en finaliseren van complexe dossiers (afgeleide producten)

teneinde

    adviezen te kunnen verstrekken aan de Onderdirecteur verantwoordelijk voor de Back Office en aan de bevoegde entiteiten en/of te kunnen van gedachten wisselen tijdens vergaderingen van bevoegde organisaties 

 

Voorbeelden van taken
  • Opstellen en opvolgen van dossiers (onder meer de complexe dossiers van afgeleide producten)
  • Uitoefenen van interne controle binnen de entiteit onder zijn/haar verantwoordelijkheid
  • Bijdragen aan de bestudering van de samenstelling van de schuld, zijn termijnen en zijn evolutie (opvolgen van de vervaldagenkalenders), en bijdragen aan marketingstudies en aan de uitbouw van communicatiekanalen (bv de pers, websites)
  • Instaan voor het beheer en de supervisie van complexe dossiers inzake comptabele processen, opvolging en ondertekening van contracten voor de financiering van de schuld, opvolging en afwikkeling van geschillen in verband met de schuld.

 

Als
coach
    motiveren van een team medewerkers bij de Back Office en er leiding aan geven

teneinde

    de volle bijstand te bekomen voor de uitvoering van de taken van confirmatie, van validatie, van betaling en van transfer aan de boekhouding

 

Voorbeelden van taken
  • De medewerkers omkaderen en hun werkmethodes bijschaven
  • Instructies geven en steun verlenen.
  • Bijdragen tot het ter beschikking stellen van werkingsmiddelen met het oog op doeltreffendheids- en doelmatigheidsverhoging

 

Als
projectleider
    opstarten en leiden, of opvolgen, van projecten in verschillende materies behorend tot het domein van de schuld

teneinde

    De gestelde doelstellingen te bereiken

 

Voorbeelden van taken
  • Bijdragen, wat de Back Office betreft, aan het lanceren van projecten in verband met volgende thema’s : project FEDCOM voor invoering van een dubbele overheidsboekhouding, project rond “collateral”, project van de dossiers van overname van schuld, Euro Medium Term Notes EMTN, invoering van nieuwe afgeleide producten, herziening van de geheel van procedures van bevestigingen,…
  • Het voorbereiden van de vergaderingen van werkgroepen
  • bepalen of deelnemen aan de bepaling van de functionele noden en de in te zetten budgetten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Hiërarchische meerdere

beslissingen

vergadering, stuurgroep

wekelijks

Hiërarchische meerdere

schriftelijke vragen

als dossier

ad hoc

Hiërarchische meerdere

mondelinge vragen

als dossier

ad hoc

Hiërarchische meerdere

wetgeving (wet, KB, MB,...)

als dossier

ad hoc

particulieren/burgers

mondelinge vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

organisaties/ondernemingen

mondelinge vragen

per brief, e-mail ...

dagelijks

organisaties/ondernemingen

schriftelijke vragen

als dossier

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Hiërarchische meerdere

schriftelijke adviezen

vergadering, stuurgroep

ad hoc

Hiërarchische meerdere

schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

particulieren/burgers

beslissingen

als dossier

ad hoc

organisaties/ondernemingen

beslissingen

als dossier

dagelijks

organisaties/ondernemingen

schriftelijke adviezen

als dossier

dagelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

De Adviseur back office - Onderdirecteur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • De functie kan autonoom beslissen over de uitvoeringsverrichtingen die kaderen in het juridisch, operationeel, budgettair en boekhoudkundig raam zoals bepaald in de begrotingswet, het financieringsplan, de delegatiebesluiten aan bepaalde leden van het Agentschap, en de algemene richtlijnen inzake het schuldbeheer.
  • Elk initiatief betreffende de studie en de analyse van nieuwe procedures, nieuwe producten, en een nieuwe interne organisatie van de Back Office.
  • Alle financiële en administratieve regelingen van de transacties behandeld door het Agentschap (tegenpartijen, Nationale Bank, Euroclear,…).
  • Het besturen van de equipe van medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Iedere nieuwe operatie die niet past in het huidige juridisch of operationeel kader.

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

Jaarlijks budget voor de interestlasten op de staatsschuld € 12,4 miljard

 

Eigen werkbudget

Federale staatsschuld € 360 miljard euro.

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Jaarlijks uitgiftevolume OLO’s: € 34 miljard.
Jaarlijks uitgiftevolume schatkistcertificaten: € 50 miljard.
Dagelijkse financiële stromen: tot € 5 miljard.

2. Financieringsbehoeften ten belope van 35 à 40 miljard euro per jaar. Dit impliceert dagelijks een dertigtal financiële transacties.

3. Dossierbeheer van bestaande afgeleide producten (meer dan 500 dossiers) + implementatie van nieuwe afgeleide producten (ad hoc) + beheer van overgenomen schulden van andere organismen

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • De functie kadert in de wetgeving rond het beheer van de staatsschuld, en deze toepasselijk op de nationale en internationale markten van kapitalen en financiële producten. Artikel 8 van de Rijksmiddelenbegroting.  
  • Artikel 8 van de Rijksmiddelenbegroting

 

Welke vernieuwingen
  • Een veelheid van externe partijen is betrokken bij de operaties van de Back Office : de Rijkskassier, de instellingen die de compensatie en de afwikkeling van effecten regelen, de correspondentenbanken van de tegenpartijen, de systemen van zekerheid voor betalingen, de elektronische handelsplatformen en deze voor aanbestedingen, de leveranciers van marktgegevens, de boekhouding. De opvolging en de aanpassing zijn daarom quasi permanent in de Back Office ;
  • De introductie van elk nieuw product van de Schuld, noodzaakt de opstart van een aangepaste administratie ;
  • De verzekering van de dienst bij de Back Office ‘s avonds bij de sluiting van de markten, vereist de beschikbaarheid van werkkracht buiten de normale werkuren

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Het referentiekader is dat van de geld- en kapitaalmarkten.
  • Kader waarbinnen men werkt (Nationale Bank van België voor wat betreft de cash-betalingen, clearing – Euroclear – Juridische documentatie : International Swaps & Derivatives Association ISDA , International Capital Markets Association ICMA,…).

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.