Identificatie van de functie

Functiecode : DFI268

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 05. Fiscaliteit (FI)

Doel van de functie

Instaan voor de opmaak en uitvoering van een preventief integriteitbeleid dat toonaangevend is en wordt toegepast in alle diensten van de Algemene administratie van de Fiscaliteit

teneinde

binnen de Algemene administratie van de Fiscaliteit te beschikken over een gereputeerd kenniscentrum op het vlak van ambtelijke ethiek, integriteitbeleid, integriteitmanagement, interne controle, riskmanagement, riskcontrol en interne beheersingsystemen

 

Het beheer van de organisatie verzekeren in de verschillende domeinen waarbinnen risico’s (o.m. integriteitrisico’s) zich kunnen manifesteren: de werkprocessen en de controleomgeving

teneinde

het verzekeren van de goede werking van de Algemene administratie van de Fiscaliteit in het algemeen, de effectiviteit en de efficiëntie van het eigen interne controlesysteem in het bijzonder (zekerheid biedend) en het formuleren van aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen (raadgevende functie)

 

Het leiden en coördineren van de activiteit organisatiebeheersing, met name de afdeling interne controle en de afdeling interne inspectie met het oog op het ontwikkelen en het onderhoud van een interne controlesysteem en een preventief integriteitbeleid

teneinde

het verzekeren van de goede werking van de Algemene administratie van de Fiscaliteit in het algemeen, de effectiviteit en de efficiëntie van het eigen interne controlesysteem in het bijzonder (zekerheid biedend) en het formuleren van aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen (raadgevende functie)

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige/specialist

een kenniscentrum uit te bouwen, te handhaven en te verbeteren met betrekking tot het beleid inzake interne controle, deontologie en integriteit

teneinde

de expert zijn met het grootste kennisniveau en de meeste vakbekwaamheid in de diensten

 

Voorbeelden van taken

• het verwerven, onderhouden en verspreiden van de kennis die noodzakelijk is om de theorieën en concepten van de toegepaste interne controle, ambtelijke ethiek en de beste praktijken op dit gebied ingang te doen vinden binnen de Algemene administratie van de Fiscaliteit

• het verwerven, onderhouden en verspreiden van de vaardigheden om de bestaande praktijken op het vlak van de interne controle en de waarden en normen inzake ambtelijke ethiek te analyseren en ter discussie te stellen

• het begrijpen van de diverse normen van ambtelijke ethiek en het voorstellen van oplossingen om te kunnen omgaan met mogelijke culturele verschillen op dit vlak

• het begrijpen van de verschillende beheersingssystemen die verband houden met interne controle, ambtelijke ethiek en de relevante juridische context verstaan waarin de interne controle en de ambtelijke ethiek zich in de eigen administratie, de eigen FOD en de andere (federale) overheidsorganisaties situeert

• het beschikbaar stellen van een integriteitsbeleid afgestemd op de Algemene administratie van de Fiscaliteit wiens missie het is de dienst inzake inkomstenbelastingen en btw (met uitzondering bij uitvoer en invoer) te verzekeren met het oog op een rechtvaardige en juiste heffing van de belastingen en heffingen verschuldigd door particulieren, Kleine en Middelgrote Ondernemingen en grote ondernemingen. Het personeelbestand bestaat uit +/- 10000 personen.

 

Als

beleidsadviseur

het begeleiden van zowel de adviseurs interne controle als de adviseurs interne inspectie bij het afstemmen van het interne controlesysteem en het preventief integriteitbeleid op respectievelijk de referentieraamwerken COSO_ERM/INTOSAI en op de nationale en internationale verplichtingen en aanbevelingen inzake interne controle en integer handelen

teneinde

te groeien naar benchmarks op het vlak van de effectiviteit en efficiëntie van het interne controlesysteem en als uithangbord van een preventief integriteitbeleid- en integriteitmanagement

 

Voorbeelden van taken

• het bieden van ondersteuning in het ontwerpen en toepassen van relevante processen inzake interne controle en ambtelijke ethiek

• het bieden van ondersteuning bij het selecteren van goede voorbeelden uit binnen- en buitenland met het oog op de toepassing ervan in de diensten, rekening houdend met de transponeerbaarheid naar de specifieke omgeving van de Algemene administratie van de Fiscaliteit

• het geven van ondersteuning en sturen bij de ontwikkeling van mechanismen met het oog op het toetsen van de uitvoering van de interne controle-activiteiten en van een preventief integriteitbeleid, relevante procedures en praktijken inzake ambtelijke ethiek en de overeenstemming met de waarden en normen van de FOD FIN

• Verzekeren dat alle diensten van de Algemene administratie van de Fiscaliteit over een hoog kwalitatief en coherent preventief integriteitmanagement beschikken op het vlak van ambtelijke ethiek en deontologie, binnen alle domeinen en op alle niveau’s

 

Als

leidinggevende en coach

Het leiden en coördineren van de activiteit organisatiebeheersing (zowel de afdeling interne controle als de afdeling interne inspectie) en leiding geven aan de adviseurs interne controle en adviseurs interne inspectie

teneinde

de medewerkers te inspireren tot gedreven en kwalitatief werk om de doelstellingen van de dienst te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• met een pioniersmentaliteit innovatie bij de medewerkers van de afdelingen aanmoedigen en hun ideeën ondersteunen

• het gidsen van de medewerkers en hen wegwijs maken inzake interne controle, riskmanagement, riskcontrol, integriteitbeleid en integriteitbeheer

• het aanmoedigen van de diensten met persoonlijk enthousiasme om zich gezamenlijk achter de respectievelijke doelstellingen inzake interne controle en interne inspectie te zetten

• de medewerkers helpen acties te ondernemen als teamspeler en de inspanningen en talenten van de adviseurs te ondersteunen

• als leidinggevende het goede voorbeeld geven door voortdurend zelf te laten zien hoe de medewerkers professioneel, risicobewust en ethisch en integer kunnen en moeten handelen

 

Als

planner

acties plannen voor organisatiebeheersing

teneinde

de controle van integriteit te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van de koers van de diensten op lange termijn (strategisch plannen) en het implementeren van het strategisch plan door activiteiten te specifiëren (operationeel plan); het opstellen van een beleidsplan met de algemene richtlijnen voor besluitvorming en acties van de medewerkers; het beleidsplan aanvullen met procedures en/of regels waarin precies beschreven wordt hoe sommige specifieke acties uitgevoerd dienen te worden

• het opstellen van een budget voor de diensten met toewijzing van de financiële en menselijke middelen aan de activiteiten en projecten van de dienst

• streven naar contingentieplanning zodat er voor in de tijd wijzigende omstandigheden op voorhand alternatieve acties geïdentificeerd werden. Als het gaat om strategische thema's inzake interne controle, risicomanagement, riskcontrol, integriteitbeleid en integriteitmanagement dient te worden gewerkt met scenarioplanning en alternatieve toekomstscenario's.

• het invoeren van het planningsproces als participerende planning d.w.z. zoveel mogelijk rekening houden met de belanghebbenden die door de planning beïnvloed zullen worden en/of nodig zullen zijn voor de implementatie van de planning

• het optimaliseren van de tijdsplanning zodanig dat de planning gerespecteerd wordt

 

Als

coördinator

de prestaties van de medewerkers betrokken bij de activiteit organisatiebeheersing meten en de nodige acties te ondernemen

teneinde

de gewenste resultaten te waarborgen: het uitvoeren van de diensten voldoen aan de doelstellingen van de prestaties.

 

Voorbeelden van taken

• Bij de planning reeds de prestatiedoelstellingen en de indicatoren om de prestaties te controleren bepalen (cf. door middel van input-, output- en outcome-indicatoren); het meten van de werkelijke prestaties door zo nauwkeurig mogelijk de resultaten (output- en outcome-indicatoren) en/of de inzet van de middelen (inputindicatoren) te meten; het vergelijken van de gemeten prestaties met de doelstellingen en indicatoren zodat bepaald kan worden of er acties dienen ondernomen te worden (controlevergelijking: de behoefte aan actie = gewenste prestaties minus de werkelijke prestaties). Daarbij dient een keuze gemaakt te worden in functie van de controle- en informatiebehoefte

• De controlerende functie dient betrekking te hebben op de verschillende fasen in de activiteitencyclus zodat maatregelen kunnen getroffen worden voor de optimalisering van de prestaties. Concreet gaat het om een voorafgaande controle, een gelijktijdige controle en een terugkoppelingscontrole. Bij voorafgaande controle wordt vóór het werk begint gecontroleerd of de juiste koers bepaald is en/of over de vereiste middelen beschikt kan worden. Bij gelijktijdige controle wordt gecontroleerd wat tijdens het werkproces gebeurt teneinde te kunnen sturen. Terugkoppelingscontrole vindt plaats nadat de acties voltooid zijn

• Als expert integriteitbeleid een intern controlesysteem uitbouwen dat wordt geëvalueerd en bewaakt door de dienst interne controle.

 

Als

organisator

het maken van een werkverdeling om taken te kunnen uitvoeren en de resultaten te coördineren

teneinde

de doelstellingen van de interne controle en het integriteitbeleid en -beheer en ambtelijke ethiek zo doeltreffend mogelijk te verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor de werkverdeling en voor duidelijke gezagsverhoudingen en communicatiekanalen

• zijn medewerkers voldoende beslissingsbevoegdheid geven over cruciale kwesties in hun werk; het zoveel mogelijk stimuleren van het gebruik van informatietechnologie; een goed evenwicht zoeken tussen de veelzijdigheid en de expertise van de medewerkers; de medewerkers van de dienst leren effectief samen te werken - binnen en buiten de dienst

• de organisatie van de diensten zoveel mogelijk opbouwen rond processen en de medewerkers van de dienst in de mate van het mogelijke de leiding geven over die processen; het minimaliseren van hiërachie en teamwerk zoveel mogelijk stimuleren

• werken aan een cultuur waarin openheid, bespreekbaarheid, samenwerking en prestatiegerichtheid vanzelfsprekend zijn;

 

Als

coördinator

het coördineren van de uitvoering van interne controle-activiteiten en van een preventief integriteitbeleid en -beheer

teneinde

een coherente en simultane uitvoering van het interne controle- en integriteitbeleid te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor brainstorming- en sensibiliseringacties om het interne controlebewustzijn ingang te doen vinden zodat het interne controlesysteem door alle ambtenaren wordt gedragen en ondersteund

• zorgen voor een forum van integriteitscoördinatoren binnen de AAFisc

• zorgen voor een adviesgroep ambtelijke ethiek en deontologie

• zorgen voor horizontale verslaggeving over integriteitbeleid en -beheer op basis van de integriteitdoorlichtingen

 

Als

extern raadgever/adviseur

het adviseren van de FOD's en POD's en de andere Belgische overheden op het vlak van interne controle en integriteitbeleid en -beheer ; het zo goed mogelijk aansturen van de medewerkers betrokken bij de activiteit organisatiebeheersing

teneinde

op basis van deskundigheid de externe belanghebbenden zo doeltreffend mogelijk te ondersteunen bij de uitvoering van hun interne controlesysteem of hun preventief integriteitbeleid

 

Voorbeelden van taken

• het ontwerpen van relevante processen inzake ambtelijke ethiek

• het proactief zoeken van goede voorbeelden inzake interne controle en ambtelijke ethiek uit binnen- en buitenland die door zijn medewerkers kunnen vertaald worden naar de specifieke omgeving van de verschillende diensten

• het begeleiden van de ontwikkeling van mechanismen voor het toetsen van het internecontrolesysteem , het integriteitbeleid, het integriteitbeheer, de relevante procedures en de praktijken inzake interne controle, ambtelijke ethiek en de overeenstemming met de waarden en normen van het federaal administratief openbaar ambt

• het uitwerken van strategieën en tactieken die de medewerkers van zijn diensten toelaten om het leiderschap op het vlak van ambtelijke ethiek en integriteitmanagement te ontwikkelen, te bestendigen en te verbeteren

• het opbouwen en onderhouden van netwerken met alle diensten om hun medewerkers ertoe aan te zetten ethische vraagstukken en dilemma's zelf op te lossen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
topmanagement	adviezen	rapporten, bespreking van opdrachten	ad hoc
management	advies, gegevens	documenten, rapporten	ad hoc
lijndiensten	advies, gegevens	documenten, rapporten	ad hoc
organisaties/ondernemingen	algemene info, IC-info	documenten, rapporten	ad hoc
andere federale overheids[...]	algemene info, IC-info	documenten, rapporten	ad hoc
stafdiensten	IC-info, projectinfo	documenten, rapporten	ad hoc
externe consultants	projectinfo	documenten, rapporten	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
topmanagement	adviezen	rapporten, bespreking van opdrachten	Ad hoc + jaarlijks
management	advies, gegevens	documenten, rapporten	ad hoc
lijndiensten	advies, gegevens	documenten, rapporten	ad hoc
organisaties/ondernemingen	algemene info, IC-info	documenten, rapporten	ad hoc
andere federale overheids[...]	algemene info, IC-info	documenten, rapporten	ad hoc
stafdiensten	auditinfo, projectinfo	documenten, rapporten	ad hoc
externe consultants	projectinfo	documenten, rapporten	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de administrateur-generaal van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• alle budgettaire en menselijke middelen van de diensten actief betrokken bij de activiteit organisatiebeheersing

• de organisatie van de activiteit organisatiebeheersing, de courante werkzaamheden en de projecten

• de relaties met de belanghebbenden en de strategische partners - binnen en buiten de AAFisc

 

De functie moet autorisatie vragen voor

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. 1. Kenmerkend is het multidisciplinaire karakter van de functie



1. Kenmerkend is het multidisciplinaire karakter van de functie

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Het KB inzake het instellen van een internecontrolesysteem binnen de federale administratieve overheidsdiensten Het KB inzake de oprichting van het Auditcomite voor de Federale Overheid De internationale referentieraamwerken inzake interne controle, COSO_ERM en INTOSAI Verdragen van de UNO, Raad van Europa, OESO A Aanbevelingen van de GRECO (Group of States against Corruption), UNO, Wereldbank, IMF( Internationaal Monetair Fonds) , OESO wetten en regelgeving inzake corruptie, overheidsopdrachten, begroting, HRM-overheidssector, intern controlesysteem, interne audit en meer specifieke wetgeving en regelgeving naargelang het domein waarin integriteitsprojecten worden gelanceerd deontologische code van de federale administratieve overheidsdiensten en de gedragscode met de normen en waarden van de FOD FIN

 

Welke vernieuwingen

• het verhogen en verbeteren van het interne controlebewustzijn en de integriteit op middellange en lange termijn, omschreven als de professionele verantwoordelijkheid en de morele competentie van de ambtenaren van de AAFisc, door de implementatie en integratie van een intern controlesysteem en een preventief, stimulerend en controlerend integriteitbeleid in het dagelijks operationeel beheer; verplichting om voortdurend het eigen functioneren en de werking van de diensten te verbeteren, bereidheid om permanent te leren en mee te groeien met veranderingen in de cultuur van de federale overheidsorganisatie; pro-activiteit en anticipatie d.m.v. structurele maatregelen en ingrepen is nodig om aan de hedendaagse, maar vooral de toekomstige uitdagingen van het federaal integriteitbeleid en integriteitbeheer te beantwoorden. (bij anderen voortdurend stimuleren tot verandering en verbetering is noodzakelijk (cf. medewerkers)). De functiehouder dient zichzelf voortdurend verder te bekwamen en te verbeteren op het brede domein van organisatorische, interne controle en professionele ambtelijke ethiek en aanverwante terreinen: bijgevolg is de proactieve verzameling van kennis en nieuwe tendensen noodzakelijk om zijn/haar doeltreffendheid te kunnen behouden inzake alle toekomstige probleemstellingen op het vakdomein. Hieruit vloeit voort dat de kennis ook dient geïntegreerd te worden in de toekomstige processen, procedures en structuren op het vlak van interne controle en integriteitmanagement. Belangrijk hierbij is anderen ook aan te zetten tot permanente vorming en bijscholing, tot alertheid voor toekomstige bedreigingen en kansen, zwakten en sterken van de eigen diensten en organisatie. Dergelijke kritische houding bij de functiehouder en zijn/haar medewerkers stimuleert de permanente evaluatie van het eigen functioneren en de competentie om voorstellen voor verbetering te formuleren. Innovatief en nieuw in de context van de Administratie zijn de diensten interne controle en interne inspectie en hun opdracht voor interne adviesopdrachten (interne consultant). Vanuit de interne adviesopdracht dient de functiehouder oog te hebben voor het afstemmen van het algemeen belang en de individuele (legitieme) behoeften van de klanten en gebruikers van de diensten interne controle en interne inspectie. Dergelijke klantgerichtheid vraagt van de functiehouder om structurele acties om de dienstverlening ten aanzien van de klanten en gebruikers van de diensten te optimaliseren. Daarbij kan worden gedacht aan de ontwikkeling van meetbare doelstellingen m.b.t. verzwakking van controlemaatregelen, de klantgerichtheid en klantentevredenheid e.d. Ook de doelstellingen, de dienstverleningen en de procedures kunnen worden afgestemd op de klantentevredenheid en klantgerichtheid. De adviseurs dienen ook aangestuurd te worden om de klantgerichtheid van hun aanpak altijd in vraag te stellen en te verbeteren.

• De coördinatie van het beleid inzake interne controle en het integriteitbeleid, de interne adviesopdracht inzake riskmanagement en integriteitmanagement en de ondersteuning voor de implementatie van het integriteitsmanagement vergt een doorgedreven samenwerking met alle belanghebbenden binnen de AAFisc en bij uitbreiding binnen de FOD FIN. Van de functiehouder mag worden verwacht dat hij of zij de samenwerking intern en extern m.b.t. het eigen organisatieonderdeel steeds weer stimuleert. Verticale, maar vooral horizontale samenwerking is nieuw en voor verbetering vatbaar. De functiehouder zal dus met ideeën moeten komen om een gezamenlijk resultaat te bewerkstelligen en te verbeteren, onder meer door anderen aan te moedigen ideeën te uiten, van gedachten te wisselen, onderling te overleggen... zelfs als het om zaken gaat die het domein van integriteitmanagement overschrijden. Dergelijke vernieuwende vorm van samenwerking betekent dat de belanghebbenden worden betrokken bij beslissingen die op de werking van hun organisatie een impact hebben. Daarvoor dient de functiehouder voldoende aandacht te hebben voor goede verstandhouding, teamgeest en respect voor de diversiteit van de belanghebbenden. Een open samenwerkingscultuur bevordert bespreekbaarheid, geeft ruimte voor opbouwende kritiek en terugkoppeling en zet iedereen aan om een consensus te bereiken over gezamenlijke oplossingen. Innoverend en zeker voor verbetering vatbaar, nog versterkt door de bijzondere positie van de senior expert leidinggevende, is zijn permanente bezorgdheid voor het scheppen van de randvoorwaarden die het mogelijk maken de interne controle en de gedragscode voor de ambtenaren van de AAFisc in de praktijk om te zetten. Hij of zij speelt een cruciale rol bij het aanzetten van mandaathouders, leidinggevenden en medewerkers van de AAFisc om te handelen overeenkomstig het risicobeleid, de gedragscode en haar ethische principes. Riskmanagement, riskcontrol, integriteitbeleid en integriteitmanagement zijn relatief nieuw in de federale overheid. De functiehouder zal consequent de opdracht, het belang en de handelswijze van de diensten IC en II moeten bewaken en verdedigen. Naast deze betrokkenheid bij de opdracht, de belangen en de manier van werken, zal ook overtuigingskracht nodig zijn om bij alle ambtenaren van de AAFisc instemming te krijgen voor de weerhouden visie inzake interne controle, riskmanagement, riskcontrol, integriteitbeleid- en beheer. Dit veronderstelt dialoog, overleg, bevoegdheid en deskundigheid met aangepaste strategieën met als ultiem oogmerk anderen te enthousiasmeren voor de voorstellen en besluiten op de beleidsdomeinen, daarbij rekening houdend met de meningen en standpunten van de anderen. Transversale samenwerkingsverbanden en interne consulting vereisen bij de senior expert leidinggevende een attitude én handelswijze waaruit blijkt dat adequaat wordt gereageerd op gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen die door de regering, de minister, het directiecomité, de medewerkers, de klanten en gebruikers impliciet en expliciet, informeel en formeel worden uitgesproken. Het inlevingsvermogen betekent op het terrein bijvoorbeeld rekening houden met de standpunten van de relevante belanghebbenden door er efficiënt mee om te gaan, rekening houdend met het denken en handelen van anderen en zichzelf

• Innovatief bij interne controle, riskmanagement, riskcontrol, integriteitbeleid en integriteitmanagement is dat de senior expert leidinggevende zelf conceptueel moet denken en een visie ontwikkelen en anderen daartoe aanzetten. In de praktijk dient risicobeleid en integriteitbeheer in een brede organisatorische en maatschappelijke context worden geplaatst, dient voldoende afstand te worden genomen van de feiten en dient een perspectief op lange termijn te worden ontwikkeld. Conceptueel denken hangt nauw samen met een grondige kennis, een grote expertise over de trends en ontwikkelingen in België en elders op het domein van interne controle, riskmanagement, riskcontrol, integriteitbeleid en integriteitbeheer in overheidsorganisaties. Dergelijke visionaire focus laat toe vóór anderen problemen en situaties te herkennen en er adviezen, oplossingen en beslissingen voor uit te dokteren in een ruime maatschappelijke en overheidsorganisatorische context.

• De verantwoordelijkheid voor het bewaken van de controlemaatregelen die de risico’s in de processen afdekken, het bewaken van de controleomgeving en het bewaken van de integriteit binnen de AAFisc gaat natuurlijk gepaard met resultaatgericht werken, d.w.z. het opzetten en verwezenlijken van concrete en gerichte acties en projecten met als minimaal oogmerk de doelstellingen te verwezenlijken maar ze bij voorkeur te overstijgen. Het actiedomein van de activiteit organisatiebeheersing is zo ruim en veranderlijk dat de kennis en ervaring van de functiehouder niet altijd voldoende zullen zijn. Het vraagt dan ook om een flexibel gedrag dat toelaat om in een aan voortdurende veranderingen onderhevige overheidsorganisatie soepel en doelgericht te kunnen functioneren. Anticiperen met alternatieve strategieën (cf. stimulerend vs. controlerend) illustreert flexibiliteit op het vlak van interne controle en integriteitmanagement.

• Het ligt voor de hand dat de senior expert leidinggevende vanuit zijn/haar functie inspirerend moet werken door zijn of haar voorbeeldgedrag. Het leiderschap beperkt zich echter niet enkel tot dit aspect. Hij of zij dient op het vlak van interne controle en integriteitmanagement de belanghebbenden binnen de organisatie aan te sturen, te ontwikkelen en te motiveren zodat de strategische en operationele doelstellingen met betrekking tot de interne controle en het integriteitbeleid in de federale overheid worden gehaald. Inspireren, initiatief nemen en dynamiseren beklemtonen de vereiste stuwende kracht. De zorg voor een duidelijk en inspirerend beleid met uitdagende doelstellingen, nieuwe structuren, processen en procedures, goede communicatie en oog voor culturele diversiteit zijn kenmerkend voor het soort leiderschap dat gewenst is.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.