Identificatie van de functie

Functiecode : DFI940

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 05. Fiscaliteit (FI)

Doel van de functie

Het dragen van de eindverantwoordelijkheid van het beheer van de Dienst Algemene Controle en Organisatie (ACO) en opdrachten waarvoor het volgende doel moeten worden gehaald, namelijk de analyse van de werking van de Algemene administratie van de douane en accijnzen (AADA), van de ingevoerde processen en procedures, inzonderheid van de doeltreffendheid en de efficiëntie van het interne controlesysteem, van de beheersing van de risico’s en van het beheer in het algemeen

teneinde

verslag uit te brengen over de mate waarin de activiteiten worden beheerst.

 

Het uitwerken en het bevorderen van het toezicht op de opvolging van de aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen met betrekking tot de werking van de Algemene administratie van de douane en accijnzen (AADA), de ingevoerde processen en procedures, inzonderheid de doeltreffendheid en de efficiëntie van het interne controlesysteem, de beheersing van de risico’s en het beheer in het algemeen

teneinde

bij te dragen aan het leveren van toegevoegde waarde door het management bij te staan in het bereiken van zijn doelstellingen, met name binnen het kader van de dagelijkse werking, de innovatie, de verandering, de voortdurende verbetering en het bestuur van de AADA in het algemeen.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

Een visie ontwikkelen voor de dienst ACO, deze aansturen, organiseren en beheren vanuit een menselijk, technisch en administratief oogpunt en de medewerkers ondersteunen

teneinde

de toegewezen doelstellingen succesvol te realiseren, dat wil zeggen doeltreffend, efficiënt en conform door een kwaliteitsvolle rapportering te garanderen door toe te zien op de bescherming van materiële en immateriële activa

 

Voorbeelden van taken

• Verduidelijken van de visie, de doelstellingen en invoeren van beheersinstrumenten (analytische boekhouding van de opdrachten)

• Het opvolgen van de performantie, analyseren en corrigeren en ervoor zorgen dat de normen en standaarden, alsook de deontologische principes van het beroep worden nageleefd door de auditoren

• Inschatten, vragen, verkrijgen, verdelen en coördineren van de middelen

• De individuele doelstellingen toewijzen en opvolgen, evalueren, raad geven, bestraffen, motiveren

• Vertegenwoordigen, promoten en verdedigen van de dienst ACO.

 

Als

Auditor - supervisor

Meewerken aan en toezicht houden op alle soorten audits met betrekking tot de werking van de algemene administratie van de douane en accijnzen, ingevoerde processen en procedures

teneinde

verslag uit te brengen over de mate van beheersing van de activiteiten en aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen met betrekking tot de werking van de administratie, de ingevoerde processen en procedures, inzonderheid de doeltreffendheid en de efficiëntie van het interne controlesysteem, de beheersing van de risico’s en het beheer in het algemeen uit te werken en voor te stellen.

 

Voorbeelden van taken

• Zorgen dat de opdrachten worden voorbereid, gepland, uitgevoerd, gerapporteerd en opgevolgd, dat de samengaande activiteiten optimaal worden uitgevoerd en een holistische beoordeling van de opdrachten geven

• Oordelen over de prestatie van de AADA of van haar entiteiten door het vergelijken van de vastgelegde doelstellingen met de bereikte resultaten en zo nodig relevante meetindicatoren uitwerken en de overeenstemming nagaan van de doelstellingen van een entiteit met de strategieën en opdrachten van de AADA.

• De interne controle in alle domeinen evalueren (administratief, technisch en financieel) over het geheel van de systemen: operationele systemen, informatiesystemen, bestuurssytemen en corrigerende maatregelen voorstellen

• Bepaalde klachten of bedreigingen die op de activiteiten een invloed uitoefenen, analyseren om er de oorzaken van op te sporen en om aanbevelingen voor te stellen

• Coördineren van en toezicht houden op de opvolging van de implementering van de aanbevelingen die door externe auditors werden geformuleerd

 

Als

raadgever

adviezen geven over corrigerende of vernieuwende acties in het kader van de vastgestelde gebreken die aan het licht zijn gekomen tijdens audits van de bestaande interne controlesystemen en risicobeheersystemen en alsook over de aanbevelingen formuleren voor nieuwe processen of voor de re-engineering van bepaalde processen

teneinde

de werking van de AADA te verbeteren en de processen in overeenstemming te brengen met de strategische en operationele doelstellingen.

 

Voorbeelden van taken

• Aan het management de gegevens en adviezen verstrekken waarmee het de werking van de AADA, de prestatie van de interne systemen en procedures en van de aanbevelingen voor de beheersing van de risico’s en van de beheersystemen kan verbeteren

• Het management raad geven over de invoering van autocontrolesystemen (CAF) en de implementering ervan vergemakkelijken

• Het management adviseren over en door studies en adviezen over organisatiekwesties en operationele aangelegenheden

• Het management bijstaan bij de identificatie van zijn strategische en operationele doelstellingen tijdens strategische en operationele seminaries en tijdens voorbereidende vergaderingen

• Het aangeven van een risico met grote gevolgen of een onverwacht risico dat belangrijk is

 

Als

Redacteur - avalist

Goedkeuren van de definitieve versie van het jaarplan en dit voorleggen ter goedkeuring bij de administrateur – generaal, zorgen voor de verslaggeving van elke opdracht en voor de algemene verslaggeving over de werking van de dienst ACO

teneinde

het management formeel te informeren over de aard van de risico’s, over de oplossingen hiervoor en over de toegevoegde waarde en de geloofwaardigheid die de dienst ACO verschaft.

 

Voorbeelden van taken

• Auditverslagen, de samenvatting van de audit en de feedback (schrijven en) goedkeuren ten behoeve van, naar omstandigheid, de administrateur - generaal, de geauditeerden, de Minister van Financiën en het Belgische Rekenhof

• Opdrachtverslagen (schrijven en) goedkeuren

• De definitieve versie van het jaarrapport betreffende de werking van de interne auditdienst bepalen

• De definitieve versie van het jaarprogramma bepalen

 

Als

evaluator

op systematische en methodische wijze de risicobeheerprocessen en het interne controlesysteem van het management beoordelen en voorstellen formuleren om de prestatie ervan te versterken

teneinde

uit te maken of ze de doelstellingen van de interne controle naleven

 

Voorbeelden van taken

• Aanbevelingen geven over het bestaande interne controlesysteem en het risicobeheersysteem door enerzijds na te gaan of er regels, wetgeving, reglementen, richtlijnen en procedures bestaan en worden nageleefd en door anderzijds na te gaan of de informatie op alle gebieden betrouwbaar is

• Gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de risicoanalyse om de beheersing van de financiële en reglementaire risico’s te verzekeren en om te zorgen voor een juiste verslaggeving die bepalend zal zijn om het delegeren en responsabiliseren te kunnen uitbreiden.
  Een risicoanalyse uitvoeren om de interne auditactiviteiten op de belangrijkste domeinen te richten

• De risisco’s, kansen, de zwakke en sterke punten, het belang van de doelstellingen, de gevolgen van de vaststellingen en de bruikbaarheid en de evenredigheid van de aanbevelingen beoordelen

 

Als

deskundige/specialist

binnen de organisatie de referentiepersoon zijn voor elke vraag of toepassing met betrekking tot zijn/haar specialiteit

teneinde

de verzoeken eenvormig en kwaliteitsvol te beantwoorden

 

Voorbeelden van taken

• Specifieke analyses uitvoeren op vraag van de administrateur-generaal

• Samen met de geauditeerde diensten de externe audit-, inspectie- en controleopdrachten van andere instanties (bvb.: Europees rekenhof) voorbereiden

• Het management nauw bijstaan bij de invoering van het intern controlesysteem en van het auto-evaluatiesyteem van de kwaliteit

• Deelnemen aan de netwerken van de interne audit en controle en van de auditberoepswereld

 

Als

Promotor van de interne controle

binnen de AADA de beslissingen van de administrateur – generaal en de aanbevelingen die hij weerhoudt, ondersteunen

teneinde

een grotere aanvarding en betrokkenheid van de gebruikers aan te moedigen.

 

Voorbeelden van taken

• De ethiek promoten (vademecum, cursussen, …): op punt stellen van teksten inzake de waarden, normen en specifieke procedures

• Stagiairs en delegaties ontvangen

• Opleiding geven inzake interne ethiek, interne audit en interne controle

 

Als

kennisbeheerder

voortdurend streven naar kennis op het gebied van de douane en accijnzen en op het gebied van de interne audit

teneinde

de geloofwaardigheid en de deskundigheid te ondersteunen en om processen en systemen te ontwikkelen die passen in de globale visie van de administratie en van de openbare sector.

 

Voorbeelden van taken

• Kennisnemen van de van kracht zijnde wetgeving inzake douane en accijnzen en van de eventuele wijziging daarvan en de informatie aan de medewerkers doorspelen

• Blijvend de reglementering, de normen en de goede praktijken met betrekking tot het vakgebied van de interne audit opzoeken, bestuderen en verspreiden en de informatie aan de medewerkers doorspelen zodat ze die toepassen

• Contact opnemen met externe deskundigen om informatie uit te wisselen en zodoende de kennis uit te breiden

• Deelnemen aan netwerkvergaderingen met betrekking tot de interne audit en interne controle

• Een gedetailleerde documentatie van de specifieke voorschriften van zowel de douane en accijnzen als van het vakgebied van de audit en verwante onderwerpen bijhouden en bijwerken

 

Als

coach

feedback geven en de individuele begeleiding en de ontwikkeling van de medewerkers bevorderen

teneinde

een hogere inzet voor het werk te verkrijgen, hun prestaties en aanpassingsvermogen bij verandering te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• constructieve feedback over hun functioneren geven

• de medewerkers in hun ontwikkeling begeleiden door hen geschikte opleidingen voor te stellen

• de medewerkers begeleiden wanneer nieuwe processen op gang worden gebracht

• de medewerkers helpen om de noodzaak van veranderingen beter in te zien

• instemming krijgen van iedereen over de vaststellingen en aanbevelingen en hen aansporen te handelen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Administrateur - generaal	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Administrateur - generaal	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
FOD Financiën	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Rekenhof	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Medewerkers van de dienst	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Medewerkers van de dienst	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
Stuurgroep	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Stuurgroep	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
PMO	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
PMO	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
technische diensten AADA	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
technische diensten AADA	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
geauditeerden	schriftelijke antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
geauditeerden	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
netwerken	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
netwerken	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
SD B&B – P&O – ICT - L	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
SD B&B – P&O – ICT - L	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Administrateur - generaal	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Administrateur - generaal	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
FOD Financiën	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Rekenhof	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Medewerkers van de dienst	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Medewerkers van de dienst	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
Stuurgroep	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
Stuurgroep	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
PMO	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
PMO	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
technische diensten AADA	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
technische diensten AADA	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
geauditeerden	schriftelijke antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
geauditeerden	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
netwerken	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
netwerken	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc
SD B&B – P&O – ICT - L	schriftelijke vragen/antwoorden	dossier, brief, e-mail	ad hoc
SD B&B – P&O – ICT - L	mondelinge vragen/antwoorden	vergadering, persoonlijk contact	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Administrateur – generaal van de douane en accijnzen (N-1)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• alle opdrachten coördineren, organiseren (aangestelde auditeur, methode, duur,..)

• in het kader van een opdracht, de keuze, over het hele nationale grondgebied, van: de bezoeken gebouwen en lokalen, de te raadplegen informatie, gegevens, documenten of bestanden; de rechtstreekse en onvoorwaardelijke toegang tot de plaatsen en tot de informatie, gegevens, documenten en bestanden, het kunnen vragen van uitleg aan het betrokken personeel.

• het aangeven van misdrijven en misdaden in de zin van artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering

• het opstellen en voorstellen van jaarprogramma’s en meerjarenprogramma’s op auditgebied

• het onder de aandacht brengen van de administrateur - generaal van operationele problemen die van invloed zijn op de verwezenlijking van de doelstellingen

• het bepalen van de aanpak van de analyses en van de audits en het kiezen van de gebruikte methodes en instrumenten

• het dagelijks leiden van de dienst en het samenstellen van een gespecialiseerde documentatie

• het formuleren van aanbevelingen en voorstellen tot verbetering

• het evalueren van het interne controlesysteem en van het risicobeheersysteem van de administratie.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het thema van de uit te voeren opdracht (opdrachtbrief)

• bepaalde uitgaven te doen (opleiding gegeven door de privésector, boeken, abonnementen)

• middelen en materieel te verkrijgen

• opdrachten in het buitenland uit te voeren

• het auditcharter te valideren

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

De dienst ACO is een entiteit van de AADA: de nodige middelen voor de werking van de voormelde dienst behoren tot de algemene budgetten van de AADA en de FOD Financiën en worden geïntegreerd en opgevolgd volgens de gebruikelijke begrotingscyclussen.

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Vermijden van aanzienlijke geldboeten die door de Europese instanties aan de Staat zouden kunnen worden opgelegd

2. De functie draagt bij tot een aanzienlijke vermindering van de kosten door de bijstand aan monitoring

3. De functie is gericht op een rationeel gebruik van de ter beschikking gestelde middelen: infrastructuur, materieel, personeel, kilometercontingenten, bulkbiljetten, ...

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Reglementering, normen en standaarden inzake interne audit en interne controle, Enterprise Risk Management (COSO, INTOSAI, COBIT)

• Nationale en internationale normen en het eigen karakter van de openbare sector

• KB van 17/08/2007 betreffende de interne audit. KB van 17/08/2007 betreffende de externe controle.

• Het geheel van de wetgeving die tot de bevoegdheid van de douane en accijnzen behoort

• Naleving van de regels, van de wetten, van de reglementen, van de interne richtlijnen en procedures.

 

Welke vernieuwingen

• De operationele activiteiten afstemmen op de strategische opdracht en op de strategische doelstellingen

• Invoering van modernere en doeltreffendere beheersmethodes. Implementeren van de interne controle, van de zelfevaluatie. Optimalisering van de procedures.

• Nieuwe processen implementeren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Eigen ervaring en bijkomende opleidingen

• KB van 17/08/2007 betreffende interne controle en interne audit

• Verdeling tussen deskundigen, netwerkvergaderingen

• Internationale normen en standaarden inzake interne controle, interne audit en risicobeheer

• Internationale evolutie van het beroep. Opvolging van de trends en innovaties op alle gebieden

• Coperfinprojecten en re-engeneering

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.