Identification de la fonction

Code de la fonction : IPO100

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Conseiller et accompagner les organisations clientes (DG (direction générale), ACOS (assistant chief of staff)) lors de la définition, la mise en oeuvre et l'évaluation de leur politique de formation

afin de

permettre aux organisations clientes de développer, d'exécuter et d'évaluer le programme de formation stratégique.

 

Développer, assurer la gestion et le suivi et évaluer des programmes de formation basés sur l'offre et sur la demande, et des programmes de formation transversaux à la demande de l'autorité politique

afin de

aider les organisations clientes à éliminer leurs dysfonctionnements et à réaliser leurs objectifs par l'élaboration, le maintien et le partage de connaissances, d'expériences et d'expertises.

 

Rassembler les besoins en formation des clients, prévoir les moyens budgétaires, suivre l’exécution des plans de formation et assurer continuellement le contrôle budgétaire

afin de

faire correspondre de manière optimale le besoin de l’organisation avec les moyens alloués.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de programmes

lancer, définir et gérer des programmes (de formation)

afin de

réaliser les objectifs des programmes dans les limites du calendrier, du budget et des ressources humaines fixés

 

Exemples de tâches

• assurer la prévision, le contrôle et la surveillance budgétaires

• rédiger des fiches de projet (reprenant le contexte et les objectifs du projet, les indicateurs de changement, l'ampleur du projet, les ressources humaines (sur le plan interne et externe) et les moyens budgétaires nécessaires à la réalisation du projet, l'organisation du projet (rôles et responsabilités de tous les collaborateurs), les risques et les facteurs de réussite, le calendrier et la planification, le plan de communication, le suivi et le 'reporting')

• donner des séances d'information et des présentations aux autorités et aux personnes de contact en matière de formation

• faire rapport au sujet de la réalisation du programme

• assurer le contrôle de la progression et de la qualité

 

En tant que

analyste

réaliser, sur la base de l'expertise acquise, une analyse approfondie des programmes de formation des organisations clientes

afin de

de maîtriser les budgets, exploiter au mieux les budgets mis à la disposition et obtenir une image plus précise des besoins du client

 

Exemples de tâches

• analyser les plans de formation des organisations clientes en vue d'obtenir un aperçu des besoins du client pour une période déterminée et de prévoir les budgets correspondants

• analyser les besoins afin de mettre en place une solution adéquate

• analyser et signaler des besoins ou problèmes transversaux en matière de formation, et collaborer à la recherche d'une solution

 

En tant que

expert en formation

coordonner et gérer (organiser, suivre, évaluer et corriger) des programmes de formation basés sur l'offre et sur la demande, et des programmes de formation transversaux

afin de

offrir des programmes de formation de qualité qui répondent aux besoins des organisations clientes et à la stratégie générale de l’organisation et de l'administration fédérale (civils)

 

Exemples de tâches

• coordonner, corriger et évaluer l'offre permanente en matière de formation et les nouveaux programmes de formation (planification, contrôle de la qualité, contrôle des aspects pédagogiques et didactiques, diversification des formes d'apprentissage, innovation)

• rassembler des données statistiques (qualitatives et quantitatives) sur les participants aux cours et les programmes de formation, et les mettre à la disposition du management, de la cellule stratégique et des organisations clientes

• sélectionner et évaluer les formateurs et guider les formateurs externes

• rédiger des rapports (rapport annuel) et comptes rendus

• élaborer et exécuter des marchés publics: rédiger le cahier spécial des charges, analyser les offres, assurer la passation et le suivi de contrats, conclure des contrats-cadres, etc.

 

En tant que

conseiller stratégique en formation

conseiller les organisations clientes, en se basant sur l'expertise, au sujet de leur programme de formation et fournir des informations et des conseils à la hiérarchie

afin de

contribuer à la préparation, à l'exécution et à l'évaluation de la politique en matière de formation et contribuer à développer une politique de formation cohérente et professionnelle au sein de l'administration fédérale

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi des questions et des besoins de la politique et recueillir et diffuser des informations en vue de contribuer à la préparation et à l'évaluation de la politique

• offrir un support lors de la préparation des conseils ou propositions à la cellule stratégique du SPF P&O

• donner des conseils lors de l'implémentation de la politique globale en matière d'apprentissage et de développement dans les organisations fédérales

 

En tant que

innovateur/développeur

développer et corriger en permanence des programmes

afin de

faire correspondre les formations aux besoins du client et des objectifs politiques

 

Exemples de tâches

• définir, développer, évaluer et adapter de nouveaux programmes de formation (sur le plan du contenu, de l'aspect pédagogique et de la planification)

• collaborer au développement de nouveaux concepts (p.ex.: pour les formations certifiées)

• estimer les implications sur le plan budgétaire et en matière de ressources humaines lors du développement de nouvelles initiatives

 

En tant que

dirigeant

guider, coordonner et motiver une équipe de collaborateurs

afin de

assurer le fonctionnement efficient et efficace de l'équipe

 

Exemples de tâches

• organiser, coordonner et planifier le travail des collaborateurs

• guider, suivre, encadrer et motiver les collaborateurs

• organiser et présider des réunions d'équipe

• collaborer, en tant qu'évaluateur, aux cercles de développement en menant des entretiens de fonctionnement, de planification et d'évaluation, et aider les collaborateurs à se développer en permanence

• recruter et sélectionner de nouveaux collaborateurs

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
antenne budgétaire	budgets alloués	oral/écrit	journalier
clients (DG, ACOS,…)	plan et demande de formation, dossier	oral/écrit	journalier
instances externes (ambassades, attachés défense,…)	plan et demande de formation, dossier	oral/écrit	ad hoc
hiérarchie	consignes, ordres	oral/écrit	journalier
DG Bud Fin (Direction générale Budget et Finances)	gestion catalogue missions	oral/écrit	ad hoc
organismes formations externes	formation	oral/écrit	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
antenne budgétaire	réponses	écrit/oral	journalier
clients (DG, ACOS,…)	réponses	écrit/oral	journalier
instances externes (ambassades, attachés défense,…)	réponses	écrit/oral	ad hoc
hiérarchie	réponses	écrit/oral	journalier
DG Bud Fin	réponses	écrit/oral	ad hoc
organismes formations externes	réponses	écrit/oral	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef division gestion du personnel

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• congés de formation

• organisation de formations pour le personnel civil

• autorisation pour suivre des formations IFA

• gestion et développement des programmes de formation

• organisation, coordination et planification du travail des collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• exécution (budgétaire) et approbation plan de formation

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

6,7 millions €

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• statut agent de l’Etat

• directives propres à la gestion des budgets, formations externes, les marchés publics

 

Quelles innovations

• définir, développer, évaluer et adapter de nouveaux programmes de formation, collaborer au développement de nouveaux concepts

 

Sur base de quel cadre de référence

• rentabiliser au mieux l’investissement de formation

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.