Identificatie van de functie

Functiecode : DLO010

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Ondersteunen van en deelnamen aan strategische beslissingen van de ICT diensten in het domein van overheidsopdrachten alsook zijn eigen expertise inbrengen bij de opstelling, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten

teneinde

ICT diensten in staat te stellen op een optimale manier hun overheidsopdrachten voor te bereiden, te lanceren en te gunnen met respect voor de geldende wetgeving en binnen de vooropgestelde termijnen en budgetten.

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige

de stafdirecteur en de diensthoofden van de directie ICT raadgeven inzake de beslissingen aangaande de keuze van de procedures voor strategische overheidsopdrachten voor de FOD Buitenlandse Zaken en behandelen van deze complexe dossiers die een specifieke expertise vereisen op het vlak van overheidsopdrachten

teneinde

precieze antwoorden en aangepaste oplossingen te leveren in overeenstemming met de wetgeving die van kracht is

 

Voorbeelden van taken

• De belangrijkste risico's inschatten die zich tijdens het verloop van de procedures kunnen voordoen.

• De belangrijkste documenten betreffende de procedure met de nodige expertise en nauwkeurigheid opstellen om te vermijden dat de inschrijvers later een beroep zouden kunnen indienen.

• Beslissen over de te nemen juridische en administratieve maatregelen tijdens de uitvoering van de opdracht.

• De projectleiders helpen bij de opmaak van een stappenplan van de procedure en de planning ervan opmaken (milestones). Projectleiders ondersteunen doorheen de procedure.

• Deelname aan de interfederale vergaderingen van het Netwerkoverleg overheidsopdrachten en aan de Commissie overheidsopdrachten van de FOD Buitenlandse Zaken

 

Als

jurist

gespecialiseerde inhoudelijke en juridische ondersteuning bieden bij overheidsopdrachten en de volledige procedure

teneinde

de behandeling van dossiers inzake overheidsopdrachten efficiënt te laten verlopen met inachtneming van de termijnen en de budgettaire verplichtingen

 

Voorbeelden van taken

• Behandelen van dossiers inake overheidsopdrachten in de ICT sector die strategisch belangrijk zijn voor de FOD en waarvoor gespecialiseerde juridische expertise vereist is. De inhoud van het technische gedeelte van het bestek evalueren dankzij de opgedane ervaring in het domein van informatica en communicatie. Overleggen met de aanvragers van goederen/diensten om hun behoeften goed te kunnen bepalen en dankzij zijn ervaring onmiddellijk de voorziene moeilijkheden tijdens de procedure in te schatten.

• De keuze van een bepaalde procedure juridisch en feitelijk motiveren bij het opstarten van de opdracht. Juridische en feitelijke motieven geven voor de keuze van de firma's bij elke fase van de opdracht (selectie van de firma's, regelmatigheid van de offerte en de gunning). De beoordeling opstellen (de selectiecriteria) die de prioriteit van de offertes bepaalt

• Juridisch en feitelijk opstellen van verklarende nota's aangaande de toekenning van de meest complexe overheidsopdrachten van de stafdirectie ICT.

• Bij de Inspectie van Financiën/hiërarchie de gunningswijze van de overheidsopdrachten aanbevelen in overleg met de aanvragers van goederen/diensten

• Opvolgen (en zich vergewissen van de goede toepassing) van de wetgeving die specifiek is voor de overheidsopdrachten, alsook van de wetgeving die specifiek is voor de goederen en diensten in kwestie

 

Als

dossierbeheerder

zorgen voor de goede samenstelling van overheidsopdrachtendossiers door zich te verzekeren van de naleving van de opgestelde procedures en van de conformiteit van de ontvangen documenten

teneinde

een optimale gunning van de contracten voor goederen en diensten te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• Analyseren van de oorspronkelijke vraag

• Consulteren van de aanvragende diensten in termen van behoeften

• Verzamelen van de technische specificaties van de bestekken bij de betrokken technische diensten

• Mee opmaken van de specifieke bestekken in samenwerking met de technische diensten

 

Als

controleur

uitvoeren van controles van dossiers, van documenten, diensten en leveringen, firma's en andere aspecten van de uitvoering van overheidsopdrachten

teneinde

te controleren of de uitvoering van de opdracht op een correcte manier verloopt

 

Voorbeelden van taken

• (Laten) Nakijken of de ingeleide offerte overeenkomt met de dienst die in werkelijkheid uitgevoerd werd, (laten) nakijken of de offerte overeenstemt met de faktuur, nakijken of bepaalde overschrijdingen in termen van kosten of termijnen die door de leveranciers aangekondigd werden, te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden

• Zich baseren op de bestaande wetgeving (omzendbrief, wetgeving van overheidsopdrachten) om te bepalen of bepaalde contractuele overschrijdingen (nadeel) aanvaardbaar zijn

• De overeenkomst tussen de offertes laten nakijken en hun geldigheid laten controleren ; verantwoording kunnen vragen bij de eventuele leverancier als de prijzen laag of abnormaal hoog lijken

• Nakijken of laten nakijken of het bedrijf beantwoordt aan de sociale beoordelingsnormen van de RSZ

• De voorlopige en definitieve opleveringen nauwkeurig opvolgen

 

Als

kennisbeheerder

constant op de hoogte blijven van de aanpassingen en vernieuwingen in de reglementering

teneinde

adequate informatie door te geven en een geactualiseerde dienstverlening te bieden conform de geldende wetgeving

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan departementale of interdepartementale vergaderingen

• Op de hoogte blijven via de media, internet, het intranet en de vakliteratuur

• Bijhouden van de reglementering en de aanpassingen ervan

• Deelnemen aan specifieke opleidingen over de materie

• Opbouwen van een eigen netwerk

 

Als

intern adviseur

schriftelijke of mondelinge aanbevelingen doen aan de verschillende verantwoordelijken (de Stafdirecteur ICT en de ICT diensthoofden)

teneinde

hen te ondersteunen bij de besluitvorming en interpretatie van de reglementering die van kracht is voor de overheidsopdrachten

 

Voorbeelden van taken

• Formuleren van mondelinge en schriftelijke adviezen op basis van de wet en de rechtspraak

• Antwoorden op parlementaire vragen

 

Als

opleider

opleiden van de interne medewerkers

teneinde

de goede praktijken te verspreiden in termen van de gunning van overheidsopdrachten

 

Voorbeelden van taken

• De technici opleiden voor de keuringsprocedure van de goederen/diensten

• De interne medewerkers voor bepaalde procedures opleiden

• De aanvragers van diensten/goederen opleiden wat betreft de gunningswijze van de overheidsopdrachten

• Medewerkers adviseren in termen van te volgen opleidingen of opleidingen die sterk worden aanbevolen

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Het diensthoofd van de dienst (ICT) verantwoordelijk voor het Administratief en financieel beheer

 

De functie leidt : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.