Identificatie van de functie

Functiecode : DPO806

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

De dienst Managementondersteuning, PMO (Program Management Office) en veranderingsbeheer leiden en de eindverantwoordelijkheid dragen voor de taken van de dienst

teneinde

een ondersteuning te bieden op het vlak van projectbeheer, veranderingsbeheer en management technieken aan het directoraat generaal Federale Accountant en de FOD B&B (projectleiders, opleiders, diensthoofden, ...) en aan zijn externe klanten (diensten van de federale administratie) en de operationele doelstellingen van de dienst zoals bepaald in het managementplan van de organisatie worden behaald.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

de dienst Managementondersteuning, PMO en veranderingsbeheer organiseren, leiden, coördineren,motiveren en ontwikkelen

teneinde

haar functionering te garanderen en zo bij te dragen aan de realisatie van de opdrachten van het directoraat-generaal.

 

Voorbeelden van taken

• In samenspraak met de Voorzitter en de Directeur-generaal de doelstellingen van de dienst vastleggen

• De personeelsnoden evalueren en de functies van de dienst beschrijven

• Het budget van de dienst beheren

• De activiteiten plannen, organiseren, verdelen, coördineren en opvolgen

• De ontwikkelcirkels houden en de medewerkers in hun competentieontwikkeling begeleiden

 

Als

deskundige inzake managementondersteuning

methodes en instrumenten inzake beheer uitwerken en in werking en de Directeur-generaal en diensthoofden in de materie adviseren, bijstaan en ondersteunen

teneinde

het directoraat generaal optimaal te organiseren en een goede opvolging en coordinatie van de activiteiten te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• De beschrijving van de processen en werkprocedures organiseren

• Risico’s analyseren

• Methodes definiëren en modeldocumenten ontwikkelen

• Rapporterings- en opvolgingsinstrumenten ontwikkelen en in werking stellen (boordtabellen, balanced scorecard, …)

• De coördinatie tussen de leden van het management organiseren

 

Als

deskundige inzake projectbeheer

methodes en instrumenten voor projectbeheer ontwikkelen, en de projectleiders in de materie adviseren, begeleiden en ondersteunen

teneinde

aan het succes van de projectportfolio van het directoraat-generaal bij te dragen.

 

Voorbeelden van taken

• Een methodologie en instrumenten voor projectbeheer ontwikkelen en instellen

• Opvolgings- en rapporteringsinstrumenten uitwerken en in werking stellen

• De projectleiders over de projectmethodologie informeren

• De projectleiders bij de definitie, coördinatie en evaluatie van hun project omkaderen

• De opleidingsnoden van de projectleiders identificeren, en de nodige acties ondernemen

 

Als

deskundige inzake veranderingsbeheer

methodes en instrumenten voor veranderingsbeheer ontwikkelen, en het hele directoraat-generaal (management, projectleiders, opleiders, medewerkers, …) en de interne en externe betrokken partijen (diensten van de FOD B&B, andere FOD’s, POD’s, Rekenhof, Inspectie van Financiën...) in de materie adviseren, begeleiden en ondersteunen

teneinde

de strategische en operationele doelstellingen inzake communicatie, opleiding en documentatie, verbonden aan de dagelijkse activiteiten van het directoraat-generaal, evenals aan de ‘veranderingsbeheer-‘plannen van de verschillende projecten die lopen voor meerdere diensten van het algemeen bestuur of voor instellingen van openbaar nut te definiëren en te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• Een intern opleidingsbeleid voor het directoraat-generaal instellen

• Een communicatie-, documentatie-, en opleidingsplan voor elk project opzetten en uitvoeren

• De projectleiders inzake veranderingsbeheer raadgeven en bijstaan

• Externe projectteams inzake opleiding, documentatie en communicatie coachen

• Externe projectteams bij de definitie en uitvoering van lokale plannen begeleiden

 

Als

projectleider

de opvolging van de projecten van de dienst Managementondersteuning, PMO en Veranderingsbeheer leiden, coördineren en verzekeren

teneinde

de realisatie van de projecten binnen de voorziene limieten, duur, budget en kwaliteitscriteria te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• Projectplannen uitwerken

• Projectteams samenstellen en beheren

• Acties plannen en het werk structureren

• Over projecten rapport uitbrengen

 

Als

contactpersoon

het referentiepunt zijn inzake managementondersteuning, PMO en veranderingsbeheer voor het geheel van het directoraat-generaal (management, projectleiders, opleiders, medewerkers, …) en zijn betrokken partijen, zowel intern als extern (diensten van de FOD B&B, andere FOD’s, POD’s, Rekenhof, Inspectie van Financiën, …)

teneinde

een contactnetwerk te ontwikkelen en te onderhouden, en pertinente informatie hieraan leveren

 

Voorbeelden van taken

• Op informatievragen van betrokken partijen antwoorden

• De dienst bij interne en externe vergaderingen, infosessies en evenementen vertegenwoordigen

• Het directoraat-generaal in de werkgroep ‘communicatie’ van de FOD B&B vertegenwoordigen

 

Als

kennisbeheerder

zijn expertise onderhouden, ontwikkelen en delen

teneinde

de expertise van de dienst en van het directoraat-generaal durend te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• Eigen expertise documenteren

• Zich van de laatste evoluties in zijn expertisedomein op de hoogte houden

• Zijn expertise permanent door opleiding, gespecialiseerde literatuur, etc. ontwikkelen

• De gevolgde opleidingen documenteren en deze documentatie verdelen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Voorzitter	vragen, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Ad hoc
Directeur-generaal	vragen, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Leden van de dienst	vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Andere diensthoofden	vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Projectleiders	vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Auteurs documentatie	vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Interne opleiders	vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Andere leden van de DG	vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Werkgroep 'Communicatie' FOD B&B	vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Maandelijks
Management FOD B&B	vragen, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Maandelijks
Andere FOD's, POD's, Rekenhof, IF	vragen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Voorzitter	Advies, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Ad hoc
Directeur-generaal	Advies, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Leden van de dienst	Advies, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Andere diensthoofden	Advies, info, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Projectleiders	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Auteurs documentatie	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Interne opleiders	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Andere leden van de DG	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijks
Werkgroep 'Communicatie' FOD B&B	Advies, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Maandelijks
Management FOD B&B	Advies, beslissingen, info	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Maandelijks
Andere FOD's, POD's, Rekenhof, IF	Advies, beslissingen, info, coaching	Persoonlijk contact, e-mail, vergaderingen	Dagelijs

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Directeur-generaal Federale Accountant (N-1)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Beslissingsautonomie binnen het voorafgaandelijk met het management vastgelegde strategisch en budgettair kader

• De organisatie van het werk binnen het team

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Beslissingen van strategische aard of met budgettaire impact

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

• 100 000 € (opleidingsbudget SAP) • Specifieke budgetten van andere projecten

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• - Managementplan van de FOD B&B - Beslissingen van het Directiecomité - Standaarden inzake projectbeheer - Wet- en regelgeving over overheidsopdrachten - Wetgeving over de begroting en de rijkscomptabiliteit

 

Welke vernieuwingen

• - Instellen van een managementcultuur bij de diensthoofden en de directeur-generaal - Instellen van een cultuur van werken per project bij de projectleiders van het directoraat-generaal - Instellen van veranderingsbeheer bij het directoraat-generaal en zijn betrokken partijen - Constante ontwikkeling van nieuwe projecten, werkprocessen, methodes en instrumenten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• - Persoonlijke ervaring - Ervaring verzameld bij het contactnetwerk - ‘Lessons learned’ van vorige projecten - Goede praktijken van de federale overheid - Advies van consultants en auditors

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.