Attaché A2 dossiers consulaire zaken (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBV106
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Thematische experten Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Opbouwen en doorgeven van kennis en expertise betreffende een of meerdere consulaire thema's (bijstand, reis- en identiteitsdocumenten, legalisaties, personenrecht, migratie en visumaangelegenheden, enz.)
teneinde
de verantwoordelijken in de mogelijkheid te stellen om standpunten te formuleren en/of beslissingen te nemen op basis van grondige, concrete en precieze argumenten en een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren
Fungeren als contactpersoon voor de burger, de bedrijven, de Belgische en/of buitenlandse autoriteiten en ambassades of consulaten in België of in het buitenland en/of als dossierbeheerder
teneinde
op een snelle en adequate wijze de vragen te beantwoorden en de problemen op te lossen die zich voordoen met betrekking tot consulaire dossiers
Het ondersteunen van de adviseur en adviseur-generaal betreffende een of meerdere consulaire thema's
teneinde
toe te zien op de correcte toepassing van de Belgische reglementering aangaande de consulaire materies en de naleving van de internationale verbintenissen die België heeft ondertekend (Benelux, Schengen, de Europese Unie, de Verenigde Naties, Conferentie Den Haag Internationaal Privaatrecht, Internationale Commisie van de Burgelijke Stand, enz.)
Resultaatgebieden
Alsdossierbeheerderverzekeren van de opvolging van complexe algemene en individuele consulaire dossiers
teneinde
een correcte dienstverlening te garanderen aan de burger, de bedrijven, de Belgische en/of buitenlandse autoriteiten en ambassades of consulaten in België of in het buitenland
Voorbeelden van taken
- antwoorden op vragen omtrent de consulaire materies (parlementaire vragen en vragen die afkomstig zijn van de buitenlandse posten, particulieren, advocaten, partners, federale bemiddelaar, andere Belgische autoriteiten,...)
- instaan voor de noodzakelijke coördinatie met de andere diensten van de FOD Buitenlandse Zaken, en met andere Belgische autoriteiten
- voorbereiden en behandelen van de dossiers
- opstellen van synthesenota's ten behoeve van de directe hiërarchie
Alscontactpersooncontacteren van burgers, bedrijven, Belgische en/of buitenlandse autoriteiten en ambassades of consulaten in België of in het buitenland
teneinde
maximaal informatie in te winnen en/of te verspreiden
Voorbeelden van taken
- onderhouden van interne en externe contacten met het oog op wederzijdse informatiedoorstroming
- deelnemen aan nationale of internationale symposia, seminaries, enz.
- deelnemen aan interne en externe vergaderingen
- opstellen van ontwerpnota's ten behoeve van de directie
- vervangen van de adviseur-coördinator
Alsvertegenwoordigerdeelnemen aan nationale en internationale vergaderingen
teneinde
het standpunt op het vlak van de consulaire materies van de Directie-generaal van de Consulaire Zaken, van de FOD Buitenlandse Zaken of het Koninkrijk België te vertolken en te verdedigen
Voorbeelden van taken
- organiseren en leiden van de voorbereidende en/of coördinatievergaderingen wanneer het de consulaire materie van de eigen directie betreft
- organiseren van debriefingvergaderingen en waken over de verspreiding van de vergaderingsresultaten zowel binnen als buiten de eigen directie
- uiteenzetten en verdedigen van de positie van de FOD Buitenlandse Zaken (van België, indien het internationale vergaderingen betreft) conform de van kracht zijnde wetgeving en instructies
- aanbevelingen geven aan de administratieve en/of politieke autoriteiten
- het vervangen van de adviseur-coördinator
Alsdeskundigeanalyseren en interpreteren van informatie m.b.t. een of meerdere consulaire thema's
teneinde
advies te kunnen verstrekken aan de verantwoordelijken
Voorbeelden van taken
- opzoeken en verzamelen van documentatie m.b.t. bepaalde consulaire thema's, en analyseren en interpreteren van documenten
- ondersteunen van de adviseur-coördinator en/of de adviseur-generaal bij de voorbereiding van strategische nota's, beleidsdocumenten en ministeriële toespraken
- de eigen expertise verbeteren ten gunste van de medewerkers
- meewerken aan de publicaties van de DGC en de FOD en bijdragen aan de website van de FOD
Alskennisbeheerderzich op de hoogte houden van de evolutie van de consulaire problematiek op het vlak van de nationale en internationale instellingen
teneinde
een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren rekening houdend met de evolutie van de hedendaagse wetgeving of met de nieuwe technologieën binnen deze branches
Voorbeelden van taken
- kennis nemen van de (nieuwe) reglementeringen en verslag uitbrengen aan de betrokken diensten en consulaire posten over de belangrijkste evoluties in de jurisprudentie en de doctrine
- consulteren van gespecialiseerde publicaties en internetsites, deelnemen aan seminaries of aan opleidingen omtrent nieuwe technieken die worden gebruikt, nieuwe wetgeving, enz.
- deelnemen aan vergaderingen van specialisten
- organiseren en/of geven van opleidingen over de eigen consularie materie aan personeel (op het hoofdbestuur en op de consulaire posten) of aan externen, en geven van uiteenzettingen over de eigen consulaire materie op de jaarlijkse contactdagen voor diplomaten en consuls
- opstellen van consulaire instructies voor de diplomatieke en consulaire posten
Alsorganisatororganiseren van allerlei beleidsvoorbereidende activiteiten in verband met consulaire materies
teneinde
de verantwoordelijken in de mogelijkheid te stellen om acties (vergaderingen) te ondernemen, beslissingen te nemen en standpunten te formuleren
Voorbeelden van taken
- organiseren van interne en externe vergaderingen (het contacteren van personen, opmaken en verspreiden van de agenda, verzorgen van de verslaggeving)
- verspreiden van informatie (intern, naar externe organisaties, posten in het buitenland, internationale organisaties, enz.)
- instaan voor het administratief dossierbeheer
- waken, ten behoeve van de directe hiërarchie, over de concrete opvolging van de genomen beslissingen en standpunten
Alscoachde medewerkers van de dienst omkaderen en begeleiden
teneinde
bij te dragen tot hun ontwikkeling
Voorbeelden van taken
- begeleiden van de nieuwe medewerkers begeleiden en hen de procedures en complexe dossiers uitleggen
- begeleiden van de medewerkers en een constructieve feedback formulieren omtrent hun werkwijze
- voorstellen formuleren omtrent permanente opleidingen van de medewerkers
- antwoorden op de vragen van de medewerkers
Alsspecialist/raadgeveraan de directe hiërarchie gedetailleerde informatie en duidelijke raad inzake een of verschillende materies van de consulaire zaken verstrekken
teneinde
een doeltreffende benadering te verzekeren van de nationale en internationale dossiers die in de schoot van de directie worden behandeld
Voorbeelden van taken
- bijhouden van het snel veranderende supranationale en nationale reglementair kader inzake de consulaire materie van de eigen directie
- voorbereiden van, deelnemen aan en opvolgen van coördinatievergaderingen en/of werkgroepen van specialisten in gespecialiseerde domeinen waarbij de aanwezigheid van de attaché A2 als specialist vereist is met betrekking tot een op de dagorde ingeschreven dossier
- debriefing van deze vergaderingen aan de directie hiërarchie
- analyseren en evalueren van de impact op de consulaire activiteiten binnen de eigen directie, identificeren van mogelijke risico's en formuleren van adviezen aan de directe hiërarchie
- onderhouden van geprivilegieerde contacten met de betrokken actoren
Positionering
De functie krijgt leiding van
De voorzitter (N); de directeur-generaal DGC (N-1); het directiehoofd, het diensthoofd
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|