Attaché A2 dossiers affaires consulaires (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV106
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Experts thématiques Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
L'elaboration et la transmission des connaissances et de l'expertise relatives à un ou plusieurs thèmes consulaires (assistance, document d'identité et de voyage, légalisation, droit des personnes, migration et en matière de visas, etc.)
afin de
mettre les responsables dans la possibilité de formuler un avis et/ou de prendre des décisions sur base d'arguments approfondis, concrets et précis et d'assurer des prestations de service de qualité
Pouvoir agir comme la personne de contact pour les citoyens, les entreprises, les autorités belges ou étrangères, les ambassades et consulats en Belgique ou à l'étranger, et/ou comme gestionnaire de dossiers
afin de
répondre d'une manière rapide et adéquate aux questions et solutionner les problèmes relatifs aux dossiers consulaires
Appuyer le conseiller et le conseiller général relatives à un ou plusieurs thèmes consulaires
afin de
veiller à la bonne application de la réglementation belge en matière consulaire et au respect des engagements internationaux souscrits par la Belgique (notamment dans le cadre du Benelux, de Schengen, de l'Union européenne, des Nations Unies, de la conférence de La Haye de droit international privé, de la Commission international de l'Etat civil, etc.)
Finalités
En tant quegestionnaire de dossiersassurer le suivi des dossiers consulaires complexes, tant généraux qu'individuels
afin de
garantir un service correct aux citoyens, aux entreprises, aux autorités belges et étrangères en Belgique, aux ambassades et consulats en Belgique et à l'étranger
Exemples de tâches
- répondre aux demandes relatives aux matières consulaires (questions parlementaires et demandes émanant de nos postes à l'étranger, de particuliers, d'avocats, de partenaires, du médiateur fédéral, d'autres autorités belges,...)
- assurer la coordination nécessaire avec les autres services du SPF Affaires étrangères et les autres autorités belges
- la préparation et le traitement de dossiers
- préparer des notes de synthèses pour la hiérarchie directe
En tant quepersonne de contactcontacter les citoyens, les entreprises, les autorités belges et étrangères en Belgique, les ambassades et consulats en Belgique et à l'étranger
afin de
recueillir et/ou de diffuser un maximum d'information
Exemples de tâches
- l'entretien des contacs internes et externes en vue de maintenir un bon flux d'échange d'informations
- participer à des réunions, des séminaires, au niveau national ou international
- participer à des réunions internes et externes
- rédiger des projets de notes pour la hiérarchie directe
- remplacer le conseiller-coordinateur
En tant quereprésentantparticiper à des réunions nationales et internationales
afin de
représenter et de défendre la position de la Direction générale des Affaires consulaires, du SPF Affaires étrangères ou du Royaume de Belgique dans les matières consulaires
Exemples de tâches
- organiser et mener les réunions de préparation et/ou de coordination quand il s'agit de la matière consulaire de sa propre direction
- organiser des réunions de débriefing ou veiller à la diffusion des résultats de la réunion aussi bien en interne de sa propre direction ou vers l'extérieur
- expliquer et défendre la position du SPF Affaires étrangères (de la Belgique s'il s'agit de réunions internationales) en fonction de la réglementation et des instructions en vigueur
- faire des recommandations aux autorités administratives et/ou politiques
- remplacer le conseiller-coordinateur
En tant queexpertanalyser et interpréter des informations concernant un ou plusieurs thèmes consulaires
afin de
pouvoir fournir des avis aux responsables
Exemples de tâches
- rechercher et rassembler de la documentation relative aux thèmes consulaires, et l'analyse et l'interprédtation de documents
- appuyer le conseiller-coordinateur et/ou le conseiller général lors de la préparation de notes stratégiques, de documents de politique générale et à des discours ministériels
- améliorer sa propre expertise et en faire profiter les collaborateurs
- collaborer aux publications de la DGC et de l'SPF et contribuer au site de l'SPF
En tant quegestionnaire de connaissancesse tenir informé des évolutions des questions consulaires dans les instances nationales et internationales
afin de
garantir un service de qualité et performant en tenant compte de l'évolution récente de la réglementation ou de nouvelles technologies dans ces domaines
Exemples de tâches
- prendre connaissance des (nouvelles) réglementations et rapporter aux services et postes consulaires impliqués concernant les évolutions principales dans la jurisprudence et la doctrine
- consulter les publications spécialisées et les sites internet, et participer à des séminaires ou à des formations sur les nouvelles techniques utilitées, des nouvelles législations, etc.
- participer aux réunions de spécialistes
- organiser et/ou donner des formations relative à la propre matière consulaire au personnel (à l'administration centrale et dans les postes consulaires) et aux personnes externes, et donner des exposés sur la propre matière consulaire lors des journées de contact annuelles pour les diplomates et les consuls
- rédiger des instructions consulaires pour les postes diplomatiques et consulaires
En tant queorganisateurorganiser des activités préparatoires de la politique de tout types concernant les dossiers consulaires
afin de
donner aux responsables la possibilité d'entreprendre des actions (réunions), de prendre des décisions et de formuler des avis
Exemples de tâches
- organiser des réunions internes et externes (contacter les personnes, constituer et diffuser l'ordre du jour, préparer le compte rendu)
- diffuser des informations (en interne, auprès d'organisations externes, des postes à l'étranger, des organisations internationales, etc.)
- assurer la gestion administrative des dossiers
- veiller, au bénéfice de la hiérarchie directe, à la mise en pratique des décisions prises et des avis
En tant quecoachencadrer et conseiller les collaborateurs du service
afin de
contribuer à leur développement
Exemples de tâches
- encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures et les dossiers complexes
- accompagner les collaborateurs et formuler un feedback constructif au sujet de leur fonctionnement
- formuler des propositions de formations continue des collaborateurs
- répondre aux questions des collaborateurs
En tant quespécialiste/conseillerfournir à la hiérarchie directe une information détaillée et un avis pointu dans un ou plusieurs secteurs des affaires consulaires
afin de
garantir une approche efficace des dossiers nationaux et internationaux traités au sein de la direction
Exemples de tâches
- suivre l'évolution rapide du cadre réglementaire tant national que supranational en la matière consulaire de la propre direction
- préparer, participer aux et suivre les réunions de coordination et/ou les groupes de travail des spécialistes dans des domaines spécialisés et auxquelles la présence de l'attaché A2 en tant que spécialiste est requise en ce qui concerne le(s) dossier(s) inscrit(s) à l'ordre du jour
- débriefing de ces réunions pour sa hiérarchie directe
- analyser et évaluer l'impact sur les activités consulaires du domaine traité, identifier les risques possibles et formuler des avis pour la hiérarchie directe
- entretenir des contacts priviligés avec les acteurs concernés
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Représentation Permanente auprès de l'UE et des postes diplomatiques
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Questions écrites, rapports et analyses
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email
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quotidien
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Autres services publics fédéraux
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rapports et analyses
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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Autres services publics fédéraux
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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mensuel
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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particuliers/citoyens
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questions orales
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contact personnel
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quotidien
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chef de direction et/ou chef de service
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questions écrites et orales, rapports
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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management
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Représentation permanente auprès de l'UE + postes diplomatiques
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réunions de coordination
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écrite et orale
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quotidien
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autres services publics f[...]
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réuions de coordination
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écrite et orale
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quotidien
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particuliers/citoyens
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conseils oraux
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orale
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ad hoc
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particuliers/citoyens
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conseils écrits
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en tant que dossier
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ad hoc
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postes diplomatiques
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décisions
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en tant que dossier
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ad hoc
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chef de direction et/ou chef de service
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information
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écrite et orale
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Président (N); Directeur général de la DGC (N-1); le chef de direction; le chef de service
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- assister à des réunions jugées utiles pour la fonction
- assurer la gestion journalière des dossiers
- attirer l'attention sur les points sensibles dans un dossier
- l'organisation de réunions avec des contacts internes et externes au département
- contacts internes ou externes
La fonction doit demander une autorisation pour
- la diffusion des notes et instructions
- l'organisation de missions à l'étranger
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Non déterminé
Budget de travail propre
Non déterminé
Autres données quantitatives
1. /
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- lois et règlements qui régissent les matières consulaires
Quelles innovations
- propositions de nouvelles procédures pour rassembler des informations et/ou les analyser
- proposition d'amélioration de textes règlementaires en fonction des activités suivies par le gestionnaire
- rédiger des projets de notes avec des propositions relatives à un ou plusieurs thèmes consulaires
Sur base de quel cadre de référence
- plan d'actions de la direction et/ou du service
- plan de management de la DGC
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