Identificatie van de functie

Functiecode : DBV106

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Opbouwen en doorgeven van kennis en expertise betreffende een of meerdere consulaire thema's (bijstand, reis- en identiteitsdocumenten, legalisaties, personenrecht, migratie en visumaangelegenheden, enz.)

teneinde

de verantwoordelijken in de mogelijkheid te stellen om standpunten te formuleren en/of beslissingen te nemen op basis van grondige, concrete en precieze argumenten en een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren

 

Fungeren als contactpersoon voor de burger, de bedrijven, de Belgische en/of buitenlandse autoriteiten en ambassades of consulaten in België of in het buitenland en/of als dossierbeheerder

teneinde

op een snelle en adequate wijze de vragen te beantwoorden en de problemen op te lossen die zich voordoen met betrekking tot consulaire dossiers

 

Het ondersteunen van de adviseur en adviseur-generaal betreffende een of meerdere consulaire thema's

teneinde

toe te zien op de correcte toepassing van de Belgische reglementering aangaande de consulaire materies en de naleving van de internationale verbintenissen die België heeft ondertekend (Benelux, Schengen, de Europese Unie, de Verenigde Naties, Conferentie Den Haag Internationaal Privaatrecht, Internationale Commisie van de Burgelijke Stand, enz.)

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

verzekeren van de opvolging van complexe algemene en individuele consulaire dossiers

teneinde

een correcte dienstverlening te garanderen aan de burger, de bedrijven, de Belgische en/of buitenlandse autoriteiten en ambassades of consulaten in België of in het buitenland

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op vragen omtrent de consulaire materies (parlementaire vragen en vragen die afkomstig zijn van de buitenlandse posten, particulieren, advocaten, partners, federale bemiddelaar, andere Belgische autoriteiten,...)

• instaan voor de noodzakelijke coördinatie met de andere diensten van de FOD Buitenlandse Zaken, en met andere Belgische autoriteiten

• voorbereiden en behandelen van de dossiers

• opstellen van synthesenota's ten behoeve van de directe hiërarchie

 

Als

contactpersoon

contacteren van burgers, bedrijven, Belgische en/of buitenlandse autoriteiten en ambassades of consulaten in België of in het buitenland

teneinde

maximaal informatie in te winnen en/of te verspreiden

 

Voorbeelden van taken

• onderhouden van interne en externe contacten met het oog op wederzijdse informatiedoorstroming

• deelnemen aan nationale of internationale symposia, seminaries, enz.

• deelnemen aan interne en externe vergaderingen

• opstellen van ontwerpnota's ten behoeve van de directie

• vervangen van de adviseur-coördinator

 

Als

vertegenwoordiger

deelnemen aan nationale en internationale vergaderingen

teneinde

het standpunt op het vlak van de consulaire materies van de Directie-generaal van de Consulaire Zaken, van de FOD Buitenlandse Zaken of het Koninkrijk België te vertolken en te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• organiseren en leiden van de voorbereidende en/of coördinatievergaderingen wanneer het de consulaire materie van de eigen directie betreft

• organiseren van debriefingvergaderingen en waken over de verspreiding van de vergaderingsresultaten zowel binnen als buiten de eigen directie

• uiteenzetten en verdedigen van de positie van de FOD Buitenlandse Zaken (van België, indien het internationale vergaderingen betreft) conform de van kracht zijnde wetgeving en instructies

• aanbevelingen geven aan de administratieve en/of politieke autoriteiten

• het vervangen van de adviseur-coördinator

 

Als

deskundige

analyseren en interpreteren van informatie m.b.t. een of meerdere consulaire thema's

teneinde

advies te kunnen verstrekken aan de verantwoordelijken

 

Voorbeelden van taken

• opzoeken en verzamelen van documentatie m.b.t. bepaalde consulaire thema's, en analyseren en interpreteren van documenten

• formuleren van adviezen

• ondersteunen van de adviseur-coördinator en/of de adviseur-generaal bij de voorbereiding van strategische nota's, beleidsdocumenten en ministeriële toespraken

• de eigen expertise verbeteren ten gunste van de medewerkers

• meewerken aan de publicaties van de DGC en de FOD en bijdragen aan de website van de FOD

 

Als

kennisbeheerder

zich op de hoogte houden van de evolutie van de consulaire problematiek op het vlak van de nationale en internationale instellingen

teneinde

een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren rekening houdend met de evolutie van de hedendaagse wetgeving of met de nieuwe technologieën binnen deze branches

 

Voorbeelden van taken

• kennis nemen van de (nieuwe) reglementeringen en verslag uitbrengen aan de betrokken diensten en consulaire posten over de belangrijkste evoluties in de jurisprudentie en de doctrine

• consulteren van gespecialiseerde publicaties en internetsites, deelnemen aan seminaries of aan opleidingen omtrent nieuwe technieken die worden gebruikt, nieuwe wetgeving, enz.

• deelnemen aan vergaderingen van specialisten

• organiseren en/of geven van opleidingen over de eigen consularie materie aan personeel (op het hoofdbestuur en op de consulaire posten) of aan externen, en geven van uiteenzettingen over de eigen consulaire materie op de jaarlijkse contactdagen voor diplomaten en consuls

• opstellen van consulaire instructies voor de diplomatieke en consulaire posten

 

Als

organisator

organiseren van allerlei beleidsvoorbereidende activiteiten in verband met consulaire materies

teneinde

de verantwoordelijken in de mogelijkheid te stellen om acties (vergaderingen) te ondernemen, beslissingen te nemen en standpunten te formuleren

 

Voorbeelden van taken

• organiseren van interne en externe vergaderingen (het contacteren van personen, opmaken en verspreiden van de agenda, verzorgen van de verslaggeving)

• verspreiden van informatie (intern, naar externe organisaties, posten in het buitenland, internationale organisaties, enz.)

• instaan voor het administratief dossierbeheer

• waken, ten behoeve van de directe hiërarchie, over de concrete opvolging van de genomen beslissingen en standpunten

 

Als

coach

de medewerkers van de dienst omkaderen en begeleiden

teneinde

bij te dragen tot hun ontwikkeling

 

Voorbeelden van taken

• begeleiden van de nieuwe medewerkers begeleiden en hen de procedures en complexe dossiers uitleggen

• begeleiden van de medewerkers en een constructieve feedback formulieren omtrent hun werkwijze

• voorstellen formuleren omtrent permanente opleidingen van de medewerkers

• antwoorden op de vragen van de medewerkers

 

Als

specialist/raadgever

aan de directe hiërarchie gedetailleerde informatie en duidelijke raad inzake een of verschillende materies van de consulaire zaken verstrekken

teneinde

een doeltreffende benadering te verzekeren van de nationale en internationale dossiers die in de schoot van de directie worden behandeld

 

Voorbeelden van taken

• bijhouden van het snel veranderende supranationale en nationale reglementair kader inzake de consulaire materie van de eigen directie

• voorbereiden van, deelnemen aan en opvolgen van coördinatievergaderingen en/of werkgroepen van specialisten in gespecialiseerde domeinen waarbij de aanwezigheid van de attaché A2 als specialist vereist is met betrekking tot een op de dagorde ingeschreven dossier

• debriefing van deze vergaderingen aan de directie hiërarchie

• analyseren en evalueren van de impact op de consulaire activiteiten binnen de eigen directie, identificeren van mogelijke risico's en formuleren van adviezen aan de directe hiërarchie

• onderhouden van geprivilegieerde contacten met de betrokken actoren

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Permantente Vertegenwoordiging bij de EU en diplomatieke posten	Schriftelijke vragen, verslagen en analyses	email	dagelijks
Andere federale overheidsinstelilngen	verslagen en analyses	per brief, e-mail ...	dagelijks
Andere federale overheidsinstelilngen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
directiehoofd en/of diensthoofd	schriftelijke en mondelinge vragen, verslagen	per brief, e-mail ...	dagelijks
management	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Permanenten vertegenwoordiging bij de EU + diplomatieke posten	coördinatievergaderingen	schriftelijk en mondeling	dagelijks
andere federale overheids[...]	coördinatievergaderingen	schriftelijk en mondeling	dagelijks
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	mondeling	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
diplomatieke posten	beslissingen	als dossier	ad hoc
directiehoofd en/of diensthoofd	informatie	schriftelijk en mondeling	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De voorzitter (N); de directeur-generaal DGC (N-1); het directiehoofd, het diensthoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• bijwonen van vergaderingen die nuttig geacht worden voor de functie

• verzekeren van het dagelijks beheer van de dossiers

• vestigen aandacht op de gevoelige punten in een dossier

• de organisatie van vergaderingen met interne en externe contacten van het departement

• interne of externe contacten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de verspreiding van nota's en instructies

• de organisatie van zendingen in het buitenland

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

Niet bepaald

 

Eigen werkbudget

Niet bepaald

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetten en regelgeving die de consulaire materie regelen

 

Welke vernieuwingen

• voorstellen van nieuwe procedures om informatie te verzamelen en/of ze te analyseren

• voorstel tot verbetering van de efficiëntie van de activiteiten opgevolgd door de beheerder

• opstellen van ontwerpnota’s met voorstellen betreffende een of meerdere consulaire thema's

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• ontwikkelcirkels

• actieplan van de directie en/of dienst

• managementplan van de DGC

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.